Расходы, которые работник понес, находясь в командировке, работодатель обязан оплатить. Рассмотрим, что именно входит в командировочные расходы
Из чего могут состоять командировочные расходы?
Командировочные расходы можно поделить на 3 части:
- Во-первых, это те деньги, которые работник потратил в поездке на проезд до нужного места пребывания и проживание. Такие расходы необходимо подтверждать определенными документами. По закону, работодатель обязан еще до командировки выплатить работнику аванс на предстоящие траты (п. 10 Положения о командировках от 13.10.2008 №749). Но окончательный расчет нужно произвести с работником уже после командировки. Если работник самостоятельно бронирует себе отель и проездные билеты, то после его возвращения работодатель должен посчитать, сколько остался ему должен с учетом ранее выплаченного аванса, и оплатить эту сумму. Впрочем, возможно и такое, что должен остался работник. Тогда эти деньги можно удержать из его зарплаты (ст. 137 ТК РФ).
- Во-вторых, работодатель платит работнику суточные. Это денежная сумма, которая, по идее, должна покрыть все прочие расходы работника, в первую очередь — на питание. Суточные нужно платить за все дни, что работник находился в командировке, даже если он болел и фактически не работал или если на дни его командировки пришлись выходные и праздники. Размер суточных не может быть меньше 700 рублей в день, а для заграничных поездок — 2500 рублей в день. Внутренними документами работодателя могут быть установлены более высокие суммы. Но надо понимать, что общеустановленный размер суточных не облагается НДФЛ и страховыми взносами, а все, что выше него, входит в налогооблагаемую базу, и страховые взносы за повышенные суммы тоже придется уплатить.
- В-третьих, работодатель обязан компенсировать и другие расходы, которые пришлось понести работнику в командировке. Но только в том случае, если эти расходы напрямую связаны с исполнением задания работодателя.
Как подтвердить расходы, понесенные в командировке?
После возвращения из поездки работник передает работодателю (в бухгалтерию или в кадры) авансовый отчет. Это документ, из которого видно, сколько денег передано работнику в счет аванса, сколько и на что потрачено. Каждая упомянутая в нем сумма должна быть подтверждена другими документами — чеками, договорами и т.д.
Единственное, что не придется подтверждать, это размер суточные. И возвращать неистраченное из суммы суточных работник тоже не должен.
Подтверждающие документы могут быть такими:
- для подтверждения оплаты проживания — чек из отеля, а также составленный там же акт о том, что данный человек действительно там жил. Если командированный жил не в отеле, а снимал квартиру, ему нужно отдать работодателю договор, который он заключал с хозяином квартиры, а также подтверждение произведенной оплаты. Это может быть даже обычная расписка в получении денег или чек;
- для подтверждения трат на проезд — билет и чек, если речь идет о поезде или автобусе. При пепемещениях на самолете нужно предъявить чек, маршрутную квитанцию и посадочный талон. Если работник использовал для поездки личную машину, ему нужно будет составить описание своего маршрута, а также собрать чеки со всех АЗС, где он заправлялся, и, если есть, чеки на оплату платных дорог.