Вычинить ошибку означает уточнить данные для соответствия действительности. Помните, как исправить погрешности в трудовой книжке, чтобы не создавать новых.
Ошибки в бумажных трудовых книжках.
Неправильная дата приема сотрудника в трудовой книжке со стороны бухгалтерии или кадровых работников может привести к потере полугода стажа работником. Для исправления ситуации требуется внести корректировку в запись трудовой книжки.
Специалист по персоналу обязана сравнивать свои данные с бумагами работника.
В процессе сверки чаще всего выявляются следующие погрешности.
- Неверно указаны имя, отчество и фамилия человека на титульном листе.
- Неверно указаны даты назначения, увольнения и переводов.
- неточные названия должностей;
- пропуски букв, грамматические ошибки.
Работодатель может исправить:
- фамилию, имя, отчество;
- дату рождения;
- сведения из документов об образовании;
- наименование профессии или специальности сотрудника;
- информацию о награждениях.
Главное правило при внесении изменений в трудовую книжку.
Кадровик при исправлении ошибок в документах обязан следовать определённым правилам. В разделах о работе и награждениях зачеркивать информацию запрещено. Допустимо только зачеркивание на титульном листе. В остальных случаях необходимо признать запись недействительной и внести новую, верную информацию.
Новые сведения требуют подписи уполномоченного представителя и, по возможности, печати учреждения либо отдел кадров.
Подтвердить исправление неверной информации можно различными документами в зависимости от обстоятельств. К примеру, это может быть справка из архива, судебное решение или копия документа, подтвержденная прежним работодателем, для внесения изменений в данные.
Свидетельские показания не обладают юридической силой.
Этапы работы по редактированию документа
Трудовой кодекс не предусматривает процедуру исправления записей в трудовой книжке.
Но по мнению Чтобы внести коррективы в запись трудового договора, необходимо сначала признать недостоверной неправильную информацию, а затем занести правдивую.
Действуют, как правило, по такому алгоритму:
- После каждой записи в этом разделе пишется следующий порядковый номер в графе «№ записи».
- Во второй графе укажите дату, с которой признаётся недействительной ошибочная запись. Это дата внесения исправлений (число и месяц записываются двумя цифрами, год — четырьмя).
- В графе 3 записывают «Запись под №___ недействительна», а затем вносят верную информацию.
- В графе 4 указывают номер и дату документа, по которому исправляются данные. Это может быть приказ, распоряжение или другое решение работодателя, сведения из которого неверно внесены в трудовую книжку, а также номер и дата документа, на основании которого делается правильная запись.
Как исправить название организации, если у неё нет номера? При исправлении нужно связать информацию о названии с записью об приёме на работу, которая уже имеет номер. То есть в графе 3 пишут: «Наименование организации и запись за № таким-то считать недействительной», а затем в этой же графе пишут правильное название организации и запись об приёме ещё раз.
Что с исправлением на титульном листе
Ошибки на титульной странице, такие как те, допустившие предыдущий работодатель или обнаруженные позже, аккуратно зачеркивают. Рядом пишут верные данные о работнике. На внутренней стороне обложки трудовой книжки ставят отметку с информацией о документе, послужившем основанием для внесения изменений. Это может быть паспорт, свидетельство о рождении (браке, разводе) и другие документы. Затем подпись кадровика и печать организации.
При указании новой специальности или дополнительного образования на титульном листе черканья не требуются. Достаточно поставить запятую и добавить новые сведения.
Кто несет ответственность за исправление ошибки: новый работодатель или тот, у которого возникла ошибка?
Бывшего работодателя, совершившего ошибку при записи об увольнении в трудовой книжке, обязан исправить эту запись.
Новую работу также можно изменить с помощью документа, например, ответа от предыдущего работодателя или архивной справки.
Если организация, допустившая ошибку в трудовой книжке, претерпела реорганизацию, то исправление вносит её правопреемник.
В случае ликвидации организации необходимые исправления следует внести в новом месте работы. Документы-подтверждения необходимо запрашивать в архивах.
Когда ошибку уже не исправить
Существуют ситуации, при которых трудовую книжку можно считать недействительной и вносить в нее корректировки запрещено.
К таким случаям относятся:
- ошибки при первичном заполнении;
- Страницы изъяты или соединяет друг с другом.
- Номер документа размыт или плохо просматривается.
- В документе внесены сведения, не связанные с работой сотрудника.
- В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» внесены уточнения с помощью зачеркивания, корректора и других способов, не допускаемых законом.