Сроки хранения документов в бухгалтерском и налоговом учёте определяются НК РФ и Законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Эти два основных нормативных документа устанавливают обязанность бизнеса по обеспечению сохранности данных учета. Кроме того, сроки хранения документов утверждены Приказом Росархива.
В основном сроки хранения типовых документов в НК РФ, Законе «О бухучете» и приказе Росархива совпадают. Исключения встречаются редко. При их наличии следует руководствоваться более длинным сроком.
Сроки хранения учётных и налоговых документов, а также случаи их исключения.
Срок хранения большинства бухгалтерских документов по закону № 402-ФЗ составляет пять лет, указано это в статье 29 данного документа.
Правила хранения большинства кадровых, банковских документов и документов по оценке основных средств, нематериальных активов и подобных устанавливает приказ Росархива от 20 декабря 2019 года № 236.
В статье 23 НК РФ установлены основные сроки хранения налоговых документов. Документы, необходимые для расчета и уплаты налогов и взносов, включая подтверждающие доходы и расходы, а также платежи (удержания) налогов, хранят в течение пяти лет после окончания налогового периода, в котором применялся данный документ.
Какие документы следует сохранять более пяти лет?
Налоговый кодекс Российской Федерации определяет не только общую продолжительность срока в пять лет. хранения документов по налогам Срок действия для отдельных видов документов составляет шесть или четыре года.
- В течение шести лет необходимо хранить документы, которые нужны для расчета и уплаты страховых взносов (п. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ).
- Документы, подтверждающие расходы на учебу, необходимо хранить весь срок действия договора обучения и год работы физического лица, обучение которого оплачивала организация по трудовому договору, минимум четыре года.
- Документы по списанию безнадежной дебиторской задолженности сохраняются пять лет со дня признания долга контрагента безнадежным. Срок хранения может быть больше пяти лет.
- Документы о понесенных убытках сохраняются до момента списания этих убытков при расчете налога.
Документы, подтверждающие убыток
Документы, подтверждающие убыток, Необходимо хранить всю информацию в течение всего срока, когда убыток уменьшает налоговую базу текущего налогового периода. То есть, на весь период, пока действует право на перенесение убытков (п. 8 п. 1 ст. 23 и ст. 283 НК РФ). обязаны хранить эти документыДаже при положительном результате проверки, исключающей нарушение при переносе убытков.
При невозможности возмещения убытков хранение документов, подтверждающих образование, осуществляется по общему порядку хранения налоговых документов — 5 лет (письмо Минфина от 28 января 2022 г. № 03-03-06/3/5632).
Документы по списанию дебиторской задолженности
Документы, необходимые для списания безнадежной дебиторской задолженностиНеобходимо хранить в течение пяти лет с момента окончания соответствующего периода. долг признан безнадежнымЭто соглашения с партнёрами, письма и платёжные бумаги.
При этом, срок хранения продлевают, Период исковой давности по обязательству прекращал своё течение. и начал течь заново.
Документы по основным средствам
Срок хранения «первички» по ОС Считается по-другому, чем для большинства остальных бумаг.
Срок хранения первичных документовРасчет первоначальной стоимости амортизационных объектов, применяемых для целей налогового учета, производится после завершения начисления амортизации.
Срок хранения счетов-фактур
Срок хранения как бумажных, так и электронных счетов-фактур составляет 5 лет.
Но срок хранения счета-фактуры может быть продлен из-за переноса налоговых вычетов по НДСЕсли укажете вычет с переносом, счет-фактура будет храниться дольше. При переносе на максимальный срок хранения счета-фактуры понадобится фактически восемь лет.
Как исчисляется срок хранения документов
Для корректного расчёта срока хранения важно учитывать не только сам срок, но и налоговый период по конкретному налогу: для налога на прибыль – год, для НДС – квартал.
Срок хранения счета-фактуры исчисляется с момента окончания периода, когда счет-фактура последний раз применялся для составления налоговых отчетов, начисления и уплаты налога, а также подтверждения доходов и расходов (см. письмо Минфина от 19 июля 2017 г. № 03-07-11/45829).
Форматы хранение сведений об учёте и налогообложении.
Вы можете сохранять исходные бумаги, доказывающие затраты, как на бумажном носителе, так и в электронном формате (письмо Министерства финансов Российской Федерации от 05.12.2022 г. №). 03-03-10/118589).
ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» предписывает хранение бухгалтерских документов в изначальном формате. Бумажные документы следует хранить как подлинники, а электронные — в виде записей в информационной базе.
Хранение документов в электронной форме после перевода с бумажного вида недопустимо по пункту 24 ФСБУ 27/2021.
Срок годности бумажных и цифровых записей не определяется типом хранилища и уровнем их доступности.
Хранилище цифровых бумаг
С 1 января 2024 года запрещается хранить организационную документацию по учету и налогам вне территории страны, не на иностранных серверах. В этот момент вошло. Согласно требованию приказа Министерства финансов от 23 декабря 2021 г. № 224н. о месте хранения бухгалтерских документов.
Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов в 2025 году. Таблица.
| Документ | Срок хранения | Основание |
|---|---|---|
| БУХГАЛТЕРСКИЕ ДОКУМЕНТЫ | ||
| Первичные учетные документы |
5 лет При возникновении споров или разногласий, документы следует хранить до вынесения решения по делу. |
П. 277 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 Ст. 29 Закона № 402-ФЗ |
| Кассовые документы и книги | ||
| Банковские документы | ||
| Корешки чековых книжек | ||
Команды, реестры, уведомления банков и заявки на перечисление денег. |
||
| Авансовые отчеты | ||
| Переписка с банком | ||
| Кассовый чек и бланк строгой отчетности | 6 месяцев со дня их выдачи на бумажном носителе | П. 8 ст. 4.7 Закона от 22 мая 2003 № 54-ФЗ |
Книга кассира-операциониста и прочие бумаги, доказывающие осуществление финансовых операций с клиентами. |
5 лет | Ч. 1 ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ |
| Документы учетной политики | 5 лет | П. 267 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
Бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств и приложения к ним. |
Годовая — постоянно Промежуточная — 5 лет |
П. 268 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| РАСЧЕТ И УПЛАТА НАЛОГОВ И ВЗНОСОВ | ||
| Налоговые декларации и расчеты, кроме РСВ | 5 лет | П. 310, 311 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
Документы о выполнении обязанностей по уплате налогов, сборов, взносов, пени и штрафов, а также справки о состоянии расчётов с бюджетом. |
5 лет |
П. 305, 312, 313 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 П.8 ст. 23 НК РФ |
Документы для расчета налогов и документы, подтверждающие затраты. |
5 лет |
П.8 ст. 23 НК РФ Ст. 29 закона № 402-ФЗ |
Удостоверяющие документы об убытках. |
Длительность периода налоговых льгот. |
|
Объявления, запросы, определения, приказы, заявления, протесты. |
5 лет | |
Документы, применяемые при составлении заявления о проверке на месте или документально. |
10 лет | |
Электронные документы с цифровой электронной подписью, а также сертификаты ключей проверки электронной подписи, которыми удостоверены документы. |
5 лет | |
Расчет годовых и квартальных страховых взносов. |
||
Делопроизводство завершится не позднее конца 2002 года. |
Пять лет (семьдесят пять лет, если отсутствуют лицевые счета или ведомости по начислению заработной платы). |
П. 308 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
Завершённые делопроизводственные работы осуществлены с датой после первого января двадцать третьего года. |
Срок действия документа составляет пять лет, при отсутствии личных счетов или данных о выплате заработной платы — пятьдесят лет. |
|
Личные карточки для контроля расчетов и страховых платежей. |
6 лет | П. 309 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Счета-фактуры | 5 лет |
П. 317 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 Постановление Правительства от 2612.2011 № 1137 |
Списки покупок и продаж, а также вспомогательные документы к ним. |
4 года с момента последней записи | Постановление Правительства от 2612.2011 № 1137 |
Документы для получения налоговых льгот по региональным инвестиционным проектам |
6 лет | П. 3 ст. 89.2 НК РФ |
| ДОКУМЕНТЫ ПО ЗАРПЛАТЕ | ||
規範關於薪酬和獎金的規定 |
5 лет | П. 294 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
Карты учета выплат, вознаграждений и страховых взносов. |
6 лет | П. 309 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Реестры сведений о доходах физлиц | 5 лет | П. 313 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
Счета лицевых счетов работников: для документов, по которым: |
||
| Делопроизводство закончено до конца 2002 года | 75 лет | П. 296 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
Весь делопроизводственный процесс завершен с момента, следующего за 1 января 2003 года. |
50 лет | |
Документы для расчёта и выдачи зарплаты, пособий, гонораров, материальной помощи и прочих выплат. |
Срок хранения данных о зарплате составляет шесть лет при ведении работодателем лицевых счетов работников. При отсутствии таких счетов срок увеличивается до пятидесяти (семидесяти пяти) лет. |
П. 295 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Исполнительные листы | 5 лет | П. 299 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Табели учета рабочего времени | 5 лет | П. 402 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
Документы о начислении пособий, премировании, изменении оплаты труда, оплате больничных и предоставлении материальной помощи. |
5 лет | П. 401, 405, 406 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
Свидетельства об оплате и расчёте членских взносов. |
6 лет | Подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ |
Для получения пособий необходимы документы: справки о неработоспособности, ходатайства, соглашения о медицинской и санаторно-курортной помощи сотрудникам. |
5 лет | П. 618, 633 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Расходные ордера на санаторно-курортные путевки | 5 лет | П. 636 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ | ||
Инструкции и указания по основной работе: начало исполнения должности, передача полномочий главного бухгалтера, прекращение полномочий до срока, назначение исполнителей. |
Постоянно | П. 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Правила внутреннего трудового распорядка | 1 год | П. 381 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
Политика конфиденциальности. |
Постоянно | П. 440 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Согласие на обработку персональных данных | Через три года с момента завершения срока действия разрешения или после его отзыва. |
П. 441 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| График отпусков Документы о дисциплинарных взысканиях | 3 года | П. 453 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Документы о дисциплинарных взысканиях | 3 года | П. 383 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Заявки о потребности в иностранцах | 1 год | П. 377 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
Материалы об обеспечении и повышении безопасности труда. |
5 лет | П. 409 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
Книги, журналы регистрации, базы данных о несчастных случаях на производстве и авариях. |
45 лет | П. 424 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Приказы и распоряжения по административно-хозяйственным вопросам | 5 лет | П. 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Приказы о направлении в командировку | 5 лет | П. 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
Распоряжения о выдаче ежегодных, дополнительных оплачиваемых и учебных каникул. |
5 лет | П. 300, 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
Соглашения об имущественной ответственности работника, отвечающего за материальные ценности, с перечнем ответственных лиц и бланками автографов. |
5 лет | П. 279, 281, 282 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
Материалы периодических медицинских проверок. |
3 года | П. 635 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним | Если делопроизводство завершено до 1 января 2003 года, документы хранят 75 лет, а если после — 50 лет. |
П. 435 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
Вся информация о работе персонала: принятие на работу, переводы, перемещения, совмещение должностей, совместительство, увольнение, оплата труда, аттестация, повышение квалификации, присвоение разрядов и званий, поощрение, награждение, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения заработной платы. Кроме того: доклады, справки, заявления для приказов по персоналу. |
П. 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 | |
Все оригинальные документы личности: трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства остаются после ухода сотрудников. |
П. 449 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 | |
| Гражданско-правовые договоры с физлицами и акты по ним | П.301 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 | |
Личная документация сотрудников. |
П. 444, 445 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 | |
| Приказы об изменении анкетно-биографических данных | П. 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 | |
| Уведомления, предупреждения работников | 3 года | П. 436 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
Сообщения работников о предоставлении рабочих бумаг и их копий. |
1 год | П. 451 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
Журналы учета инструктажей по охране труда — вводных и на рабочем месте. |
45 лет | П. 423 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
Документы о работе в неблагоприятных и опасных условиях труда – это ведомости об отработанном времени и приказы о командировках. |
50 (75) лет | П. 410, 411, 414 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| ОСНОВНЫЕ СРЕДСТВА | ||
Сведения о переоценке основных средств и начислении амортизационных отчислений. |
Через пять лет с момента выбытия основных средств или нематериальных активов. |
П. 323 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Документы о списании основных средств | Через пять лет после списания основного и нематериального имущества. |
П. 323 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
Документы о передачи недвижимости новому владельцу, то есть с одного баланса на другой. |
5 лет после выбытия имущества | П. 325 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| УСН | ||
| Книги учета доходов и расходов на УСН | 5 лет | П. 318 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| ЭКСПЕРТНО-АНАЛИТИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ | ||
Документы от специалистов Счетной палаты, а также региональных и местных контрольно-счетных органов. |
10 лет | П. 142 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| ПЛАН ФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ | ||
План финансово-хозяйственной деятельности требуется хранить такой же срок, что и бюджетную смету. |
||
| по месту утверждения | 5 лет | П. 243 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| по месту разработки | постоянно | |
| Отчеты о выполнении планов ФХД | ||
| годовые | постоянно | П. 272 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| квартальные | 5 лет | |
| месячные | 1 год | |
Доклады об исполнении контрактов по выдаче грантов и субсидий. |
5 лет | П. 262 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| ДОГОВОРЫ И СОГЛАШЕНИЯ | ||
Соглашения о сдаче в аренду, безвозмездном использовании недвижимости и имущества. |
После завершения договора, по окончании обязательств — 10 лет и 5 лет. |
П. 94 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Договор дарения (пожертвования) имущества | До ликвидации организации | П. 90 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Договор лизинга | Через пять лет с момента окончания действия контракта либо погашения стоимости объекта. При возникновении споров контракт необходимо сохранять до разрешения ситуации. |
П. 96 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Документы по залогу недвижимости | Через десять лет после окончания договора. В случае разногласий бумаги сохраняются до вынесения постановления. |
П. 98 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
Соглашение о взаимозамене недвижимости и вещей. |
До прекращения деятельности организации; в течение пяти лет после завершения действия договора или исполнения обязательств. |
П. 99 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
Договор поручения, предусматривающий действия с недвижимым и движимым имуществом. |
15 лет; 10 лет | П. 101 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
Соглашение о выдаче кредита или займа с обеспечением в виде залога недвижимости. |
10 лет | П. 261 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |