В последнее время все более востребованными становятся проверки компаний на предмет комплексной оценки возможного нарушения законодательства. Часто небольшие, но системные нарушения могут привести к серьезным рискам. Что такое HRA-аудит, когда и кто его должен проводить, рассказала Ольга Никулина, руководитель отдела кадрового администрирования Acsour.
Регулярный аудит кадровой документации «показан» абсолютно каждой компании, ведь этот инструмент помогает своевременно выявить все недочеты в кадровом учете и, как следствие, избежать опасности возникновения трудовых споров. В ходе HRA-аудита проводится проверка наличия кадровых документов, их экспертиза, а также комплексное исследование на предмет их соответствия требованиям трудового законодательства и кадрового делопроизводства. В последние годы проведение подобного аудита становится востребованным для все большего количества компаний, так что же нужно сделать, чтобы самостоятельно начать такую ревизию? Прежде чем приступить к процедуре, нужно определить подходящий для компании вид аудита. Их может быть два: полная проверка и выборочная.
Целиком или не полностью
При полной ревизии проводится аудит локально-нормативных актов, содержащих нормы трудового законодательства и кадровой документации, делать это нужно по каждому сотруднику компании. Этот вид аудита дает исчерпывающее представление о ведении кадрового делопроизводства и отображает все проблемные зоны и недочеты в организации. Полная проверка помогает восстановить кадровую документацию, а также сформировать рекомендации по устранению найденных отклонений в учете.
Комплексный аудит в наибольшей степени подходит для компаний с небольшим штатом. В таких организациях кадровое делопроизводство зачастую ведется непрофильным специалистом, либо сотрудником, в чью зону ответственности входит не только ведение кадрового учета, но и другие разнопрофильные задачи.
При выборочной проверке аудиту подлежит кадровый учет 10-30% персонала предприятия. В выборку попадают сотрудники с различными видами трудовых договоров и нестандартными условиями занятости. К таким, например, можно отнести иностранных сотрудников, работников на сменном графике, сотрудников с неполным рабочим днем и т. д. При этом проверке подлежат те документы, в которых наиболее часто возникают нарушения (трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, приказы о премировании, своевременный порядок расчета с работниками и т. д.).
Этот вид аудита выявляет однотипные повторяющиеся ошибки кадрового учета и дает общее представление о его состоянии. Выборочный HRA-аудит актуален преимущественно для средних и крупных компаний, в которых нецелесообразно или невозможно провести полную проверку. Итоги аудита помогут определить зоны риска, которые требуют наиболее пристального внимания, а также дадут возможность понять, есть ли необходимость проведения полной проверки, такое решение можно быть принято в случае, если выявлены многочисленные ошибки в учете.
После того, как вы определились с видом аудита, необходимо оценить глубину проверки, а также проанализировать список выбранных документов. Здесь стоит отметить два момента. Во-первых, стоит быть готовым к тому, что проверяющий из ГИТ вправе запросить дополнительную документацию помимо утвержденного списка. Во-вторых, закон не определяет период, за который трудовая инспекция имеет право проверять бумаги. Поэтому инспектор может посмотреть документацию за любой период, учитывая при этом сроки хранения кадровых документов. Чаще всего проверка затрагивает последние три года деятельности компании, однако срок давности административной ответственности за разовые нарушения составляет один год со дня совершения, а при длящемся административном правонарушении – со дня его обнаружения.
Внутренний контроль или внешний провайдер
Следующий важный шаг при подготовке к HRA-аудиту – определить и назначить исполнителя, ответственного за проведение аудита. Принято считать, что сотрудничество с профессиональными аутсорсинговыми компаниями – это оптимальный вариант проведения HRA-аудита. Основными преимуществами привлечения внешнего инспектора станут:
- получение независимого экспертного мнения о состоянии кадрового учета организации;
- выявление всех возможных недочетов;
- составление списка профессиональных рекомендаций для дальнейшего исправления недочетов;
- оценка найденных отклонений согласно применяемым штрафным санкциям.
Однако нужно понимать, что подключение подрядчика может быть довольно затратным методом, поэтому аудит кадровой документации также можно провести силами собственных специалистов. В таком случае необходимо предусмотреть расходы на экспертов с хорошим знанием российского законодательства, трудового права и ведения кадрового делопроизводства.
Этапы аудита
Проведение аудита делят на несколько этапов.
Первый шаг предполагает составление план-графика проекта. HRA-аудит начинается именно с плана – документа, который позволит участникам понять весь процесс аудита в целом. В плане указана дата начала, окончания и промежуточных сроков выполнения каждого из блоков аудита, закрепленного за определенным сотрудником.
Обратите внимание, план-график не должен включать информацию по найденным недочетам. Данные о нарушениях будут содержаться в отдельном детальном отчете, который представляет собой содержательную часть кадрового аудита. В план-графике же необходимо отразить: этапы, срок исполнения, действия, ответственное лицо, также комментарии (здесь нужно указать информацию о задержке срока, невозможности осуществления какого-либо из этапов, о причине отсутствия первичных данных и так далее).
Следующий этап: составление отчета о проведении аудита кадровой документации. Это основной до-
кумент, в котором отражены все процедуры HRA-аудита, а именно:
- выявленные отклонения в локально-нормативных актах, содержащих нормы трудового права, в общих кадровых документах;
- обнаруженные нарушения в персональной кадровой документации;
- детальный персонализированный отчет по всем ошибкам;
- установленная ответственность за найденные отклонения.
И последний этап: составление заключения по проведенному аудиту. После проведения детальной проверки состояния кадрового учета, выявления всех недочетов, определения рисков и их стоимостной оценки необходимо составить заключение по проведенному аудиту. Этот документ в дальнейшем предоставляется HR-директору и руководителю компании.
Важно, заключение не должно быть громоздким, в нем нужно отразить перечень ключевых замечаний, необходимых к незамедлительному устранению, а также сумму возможных штрафов и меры, которые будут приняты для дальнейшей нормализации учета.
Пожалуй, самым эффективным доводом для руководителя будет размер совокупного штрафа в случае, если кадровый учет будет оставлен на текущем уровне. Масштаб ответственности за выявленные нарушения – это основной аргумент, который позволит изменить ситуацию в компании, не забудьте включить информацию про штрафы в заключительный отчет. Безусловно, речь не всегда идет исключительно о штрафах: в некоторых случаях ответственные лица
могут быть дисквалифицированы или даже понести уголовную ответственность (например, за нарушение требований охраны труда или невыплату заработной платы, пенсий и других платежей).
Реализация
Заключительный этап аудита кадровой документации – это непосредственно подготовка и исполнение необходимых мероприятий по устранению найденных ошибок и восстановлению документов. Разработка плана может быть выполнена аналогично процессу проведения самого аудита: сначала нужно составить план-график мероприятий, поэтапно реализовать его, а затем написать отчет о выполненной работе.
В заключение нужно отметить, что HRA-аудит служит компаниям не только для устранения текущих неполадок в системе кадрового учета, но и для своевременного выявления и исправления потенциальных ошибок. В свою очередь заблаговременное обнаружение проблем в ведении кадровой документации поможет вам не только снизить риски получения штрафов, но и выстроить эффективную систему кадрового документооборота на будущее.