Договоры, пожалуй, наиболее многочисленная категория юридических документов. Без них не обходится ни одна реально действующая компания. А раз так, то не будет преувеличением сказать, что юридическое подразделение любой компании сталкивается с вопросом: как организовать хранение договоров? От того, насколько грамотно это сделано, зависит, как быстро юрист найдет то или иное соглашение. И найдет ли его вообще.
А между тем от скорости поиска может зависеть очень много. Например, результат многомиллионного судебного спора, в котором договор или допсоглашение к нему имеет ключевое значение. Подумаем над тем, как правильно организовать хранение гражданско-правовых договоров, чтобы ни один из них не потерялся, а нужный можно было найти за пару минут.
В разных компаниях договоры могут храниться в различных внутренних структурных подразделениях (до их передачи на архивное хранение). Такое хранение называют оперативным. Чаще всего выбирают один из трех вариантов
Хранение договоров в юридическом (договорном) отделе
Самим юристам, конечно, удобнее, когда все договоры находятся у них под рукой. Тем более хранение этих документов в юротделе представляется логичным. Ведь именно юристы разрабатывают тексты договоров своих компаний и проверяют соглашения, полученные от контрагентов. Кроме того, в юротделе обычно хранятся и сопутствующие документы: деловая переписка, протоколы разногласий, претензии и пр.
Впрочем, такой выбор места хранения не идеален. Юристам придется отвлекаться и тратить время на то, чтобы выдавать копии договоров другим подразделениям. Той же бухгалтерии или отделам закупок и продаж. А, возможно, еще и представлять их в налоговую по требованиям инспекторов.
В крупных организациях обычно создается не просто юротдел, а большое подразделение со своей внутренней структурой. Например, правовой департамент может включать в себя несколько отделов по разным направлениям юридической работы, в т.ч. договорный отдел.
При значительном объеме договорно-правовой работы именно на договорный отдел возлагаются задачи по организации подготовки, визирования, подписания и учета договоров, изменений и дополнений к ним, приложений и пр., а также оперативному систематизированному хранению всех этих договорных документов, мониторингу сроков их хранения и своевременной передаче их на архивное хранение, выдаче копий договоров и их подлинников по запросам как проверяющих лиц, так и сотрудников самой компании и т.д. Указанные задачи обычно фиксируются в положении о договорном отделе и более обобщенно – в положениях о вышестоящих по оргструктуре компании подразделениях, а конкретные трудовые действия работников договорного отдела расписываются в должностных инструкциях и/или трудовых договорах.
Для упорядочения работы часто принимаются и другие локальные нормативные акты, например: — положение о договорно-правовой работе;
- регламент подготовки, согласования, подписания и учета договоров и связанных с ними документов;
- инструкция о порядке и сроках хранения договоров и пр.
Подчеркнем, что регламентация порядка хранения договоров в организации, равно как и фиксация должностных обязанностей сотрудников, которые ответственны за такое хранение, – очень важный момент независимо от того, на какое именно подразделение возлагается эта функция.
Хранение договоров в бухгалтерии
Этот способ тоже по-своему логичен. Ведь именно бухгалтерия хранит все первичные документы к договорам. В случае запроса от налоговой инспекции бухгалтеры имеют возможность представить полный пакет документов по каждой сделке.
Обратите внимание
Минус в том, что юристам договоры, как правило, нужны гораздо чаще, чем бухгалтерам. А значит, и те, и другие могут тратить свое рабочее время не рационально. Бухгалтеры вынуждены искать и выдавать копии документов. А юристы – обращаться к ним для получения нужного соглашения.
Хранение документов в канцелярии (делопроизводственном отделе или ином подобном подразделении)
Этот способ обычно используют в крупных компаниях, где создано внутреннее подразделение, которое занимается организацией делопроизводства и документооборота, хранением бумаг. В такой ситуации канцелярия осуществляет систематизированное оперативное хранение договоров и в соответствии с регламентом своей работы, инструкцией по делопроизводству и др. подобными локальными нормативными актами централизованно передает копии договорных документов в соответствующие подразделения или проверяющим по их запросам.
Существенный минус такой организации оперативного хранения документов – дополнительные затраты на укомплектование штата канцелярии сотрудниками, которые бы хорошо разбирались в специфике договорных документов, не говоря уже о вопросах, связанных с обеспечением коммерческой и иной охраняемой законом тайны (если такой режим установлен в отношении отдельных сделок).
Обратите внимание
Вообще, именно специалисты в области документационного обеспечения управления хорошо знакомы со спецификой различного рода документов, в том числе договорных, с порядком их хранения, сроками. И именно они умеют грамотно организовывать процесс использования, так как обладают специальными знаниями в указанной области, в отличие от юристов и бухгалтеров.
В некоторых компаниях применяют своеобразный микс из первого и второго вариантов: часть договоров хранят в бухгалтерии, часть – в юротделе. При таком подходе наиболее важные соглашения хранят юристы. Например, договоры купли-продажи недвижимости и других дорогостоящих активов.
А вот текущие предпринимательские договоры, которые компания заключает в рамках обычной хозяйственной деятельности (например, на поставку продукции), можно хранить в бухгалтерии.
Там они нужны больше. Ведь именно бухгалтеры занимаются «первичкой» по ним, составляют счета-фактуры, закрывающие акты и т.п.
За хранение отдельных видов договоров могут быть ответственны разные подразделения. Так, например, в ряде вузов принято договоры на оказание платных образовательных услуг хранить в учебных отделах, договоры на выполнение научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ – в отделах организации НИР и ОКР, договоры по другой предпринимательской деятельности – в общих отделах и т.п.
Принцип понятен – кто с какими договорами больше работает, тот их у себя и хранит, чтобы в любой момент иметь их в своем распоряжении. Это так называемое децентрализованное хранение (в отличие от централизованного, когда все договоры хранит одно структурное подразделение организации – договорный отдел, бухгалтерия, делопроизводственный отдел и пр.).
Однако чтобы не запутаться, кто за какие договоры отвечает, а также при необходимости возложить ответственность за их утрату, такое распределение лучше закрепить в локальном нормативном акте организации, посвященном среди прочего вопросам хранения договоров и связанных с ними документов, номенклатуре дел.
Как хранить
Общих законодательных требований к порядку хранения договоров не существует (в отличие, например, от кассовых бумаг). Поэтому компания сама решает, где и как они будут лежать. Для наиболее важных соглашений есть смысл использовать сейф. Особенно если речь идет об особо значимых документах, в отношении которых в организации установлен режим охраны конфиденциальной информации (например, коммерческой тайны).
Текущие договоры можно хранить в кабинете, запираемом на ключ, доступ к которому регламентирован. Разумеется, за оперативное хранение договорных документов должен отвечать конкретный сотрудник. Обычно это – руководитель соответствующего подразделения (например, главбух, начальник делопроизводственной службы или договорного отдела).
Как систематизировать
На первый взгляд, удобнее всего было бы разложить договоры по папкам в зависимости от года заключения (в хронологическом порядке). Дополнительно соглашения можно классифицировать по видам. Прямо по алфавиту: агентирование, аренда, банковский счет, безвозмездное пользование и т.д. При таком подходе договоры сначала систематизируются по году заключения. А потом в рамках каждого года – по видам. Соответственно, названия папок могут быть, например, такими: «2018. Агентирование, Аренда» или «2019. Подряд, Поставка».
Если в компании хранится много договоров, можно добавить третий критерий: по названию контрагента (тоже в алфавитном порядке). В таком случае папки могут называться так: «2018. Аренда, А–И», «2019. Аренда, К–У» и т.д.
В делопроизводстве это называется «систематизация документов в дела». Порядок систематизации устанавливается номенклатурой дел. Существуют строгие правила по созданию заголовков дел. Кроме того, при большом объеме договоров, заключающихся в течение года, ручная систематизация по датам, заголовкам и т.д. полностью неэффективна.
В крупных компаниях для договоров вводится, например, штрихкодирование, которое позволяет оперативно создавать описи договоров, формировать договоры в дела, не разбирая их по датам. При этом можно даже не подбирать дополнительные соглашения, протоколы разногласий и т.д. к конкретным договорам, т.к. грамотно и оперативно созданная опись позволяет найти любой документ оперативно в любой момент времени.
Договоры подшиваются в дела в соответствии с номенклатурой дел, ежегодно утверждаемой в организации. А в самой номенклатуре в зависимости от специфики деятельности компании и ее организационной структуры для классификации договоров в целях хранения могут быть выбраны различные основания.