У каждого человека есть свои страхи и комплексы. Многие дети, например, часто боятся даже ненадолго оставаться без мамы. А гендиректор ООО «Лютик» Иван Иванович Иванов привычно впадает в депрессию всякий раз, когда представляет, что главбух Тамара Петровна Сидорова ушла в отпуск. Надеемся, что наша статья добавит ему немного уверенности в завтрашнем дне.
Сотрудники уходят в отпуск, болеют, рожают детей. И особых неудобств, а уж тем более паники в связи с этим обычно не возникает – незаменимых, как известно, нет. Однако порой складывается ощущение, что данная поговорка не распространяется на бухгалтеров. В том смысле, что ни заболеть им, ни потомством обзавестись. А отпуск можно и во сне отгулять.
Бухгалтерский учет нужно вести непрерывно – таково требование пункта 3 статьи 6 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Бухгалтер же, каким бы выносливым он ни был, непрерывно трудиться не может. Ему, как и всякому иному работнику, положен ежегодный оплачиваемый отпуск. А есть ведь еще и по уходу за ребенком, и за свой счет. Опасения гендиректора Иванова вполне объяснимы: а кто будет оформлять сделки? А что делать, если вдруг придут или позвонят налоговики? А кто будет «разруливать» внезапно возникшие финансовые сложности с контрагентами? В общем, всяких «а вдруг» достаточно много. Но это – не причина для паники, а всего лишь повод для совершения определенных необходимых действий, направленных на то, чтобы перепоручить кому-то вести работу главбуха в его отсутствие. Давайте разбираться, кому именно. Но, во-первых, полномочия главбуха может временно взять на себя сам гендиректор (Закон № 402-ФЗ это позволяет). Но вряд ли наш Иван Иванович на это решится, так что рассмотрим альтернативные варианты.
Штатный «зам»
Итак, главбух по утвержденному графику уходит в очередной оплачиваемый отпуск. Прямого требования о том, чтобы главбух на период своего отсутствия передавал кому-либо свои полномочия, нет. Все просто, если в вашем штате есть заместитель главного бухгалтера. Он и заменит главбуха-отпускника. Но обратите внимание, что в трудовом договоре с потенциальным заместителем должны быть оговорены некоторые условия на этот случай. Например, можно прописать такую вот конкретику: «Заместитель замещает главного бухгалтера на время отпуска. Во время отсутствия главного бухгалтера на всех документах за него может расписываться заместитель». Все, в общем, просто и понятно.
Если же заместителя нет, то можно выбрать один из вариантов передачи полномочий главбуха на отпускной период.
Главбух на «совмещении»
На время отпуска главного бухгалтера выполнение его обязанностей можно поручить другому работнику в порядке совмещения должностей (ст. 60.2 ТК РФ). Разберемся, в чем суть совмещения и как отразить внутреннее совмещение в кадровом учете.
Внутреннее совмещение не следует путать с совместительством. При совмещении профессий (должностей) работник одновременно со своей основной работой выполняет обязанности временно отсутствующего работника. Причем делает он это в рамках одного и того же рабочего времени (рабочего дня), а не после его окончания.
Второй трудовой договор с работником, совмещающим профессии или должности, не заключают. Оформление производят приказом (распоряжением) работодателя после того, как между сторонами достигнуто соглашение. Оно может быть заключено на определенный срок или без указания срока (тогда это должно быть отмечено в приказе).
Оплата труда работника, привлеченного к совмещению профессий, ограничивается пределами доплат, установленных на предприятии.
В допсоглашении о внутреннем совмещении профессий указываются:
- работа (должность), которая будет выполняться дополнительно, ее содержание и объем;
- срок, в течение которого будет выполняться дополнительная работа;
- размер доплаты.
Также руководитель должен издать приказ о совмещении профессий (должностей), который возложит на сотрудника соответствующие обязанности.
В приказе может быть, например, такая формулировка: «Возложить на Петрову Е.В. (с ее согласия) исполнение обязанностей главного бухгалтера в порядке совмещения должностей с 26 июня 2018 года на период ежегодного оплачиваемого отпуска главного бухгалтера Сидоровой Т.П».
Обратите внимание
Ведение учета генеральный директор может возложить на себя, так же как и на бухгалтера генеральным директором могут быть возложены полномочия исполнительного органа или просто выдана доверенность на право подписи за него в документах на время отпуска (осуществление отдельных полномочий).
Что касается доплаты за внутреннее совмещение, то она предусмотрена статьей 151 Трудового кодекса РФ. Размер доплаты и порядок ее определения устанавливают по соглашению сторон трудового договора (работника и работодателя). Доплата начисляется на основании приказа руководителя. В приказе указывают должность, по которой работник будет выполнять работы, объем и сроки выполняемых работ, размер доплаты.
Порядок расчета доплаты за совмещение профессий и выполнение работ временно отсутствующего сотрудника зависит от формы оплаты труда. Представить себе главбуха на «сделке» проблематично. При повременной оплате труда по договоренности между работником и работодателем доплата может устанавливаться:
- в твердой сумме;
- в процентах от часовой (дневной) ставки или оклада работника;
- в процентах от часовой (дневной) ставки или оклада по профессии (должности), которую работник совмещает (при совмещении профессий);
- в процентах от часовой (дневной) ставки или оклада отсутствующего работника.
Внутренний совместитель
Также возможен вариант с внутренним совместительством. Оформление этого вида имеет свою специфику. Даже если совместительство внутреннее, одним приказом не обойтись.
Внутреннее совместительство возможно только у работодателя, с которым работник уже заключил основной трудовой договор. При этом внутреннее совместительство:
- возможно только в случаях, когда работодатель – это предприятие (фирма), а не гражданин или индивидуальный предприниматель;
допускается в рамках второго трудового договора (а не на основе ранее заключенного с данным работодателем договора); - должно быть по другой профессии (специальности, должности), а не по той, что предусмотрена в основном трудовом договоре.
Трудовым законодательством наличие у работника двух основных мест работы не предусмотрено. Поэтому в дополнительном трудовом договоре нужно обязательно указать, что эта работа является совместительством (ч. 4 ст. 282 ТК РФ).
Внутреннее совместительство не допускается при сокращенном рабочем времени. Для внешнего совместительства такого ограничения нет.
Читайте также «Ваш главбух в отпуске? А кто у вас «главный по первичке»?»
Срочный договор с «посторонним»
На период исполнения обязанностей отсутствующего главбуха вы вправе заключить срочный трудовой договор с работником «со стороны» (ст. 59 ТК РФ).
Помимо этого в статье 59 Трудового кодекса выделены случаи, когда можно заключать срочный договор по соглашению сторон. Причем без учета характера предполагаемой работы.
Например, если вы принимаете на работу пенсионера по возрасту, студента очной формы обучения, совместителя, руководителя, главного бухгалтера.
Срочный договор растрогается, как только истечет срок его действия. Однако работника нужно предупредить об этом письменно не позднее, чем за три дня до увольнения.
Если же договор закончился, а сотрудник продолжает работать и работодатель не возражает, договор считается продленным на неопределенный срок.
Если отсутствующий работник, обязанности которого были возложены на другого человека в рамках срочного трудового договора, уволился, так и не выйдя на работу (от нашей Тамары Петровны мы подобного никак не ожидаем), оснований для прекращения срочного договора нет, поскольку утрачено условие о его срочном характере. Таким образом срочный договор также преобразовывается в бессрочный (Апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 15.05.2015 по делу № 33-2752/2015).
Кроме того, в случае с главбухом-срочником не забудьте о требованиях, которые закон в отдельных случаях предъявляет к лицам, которым поручается вести бухгалтерский учет.
Согласно Закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», допустить к ведению бухгалтерии в организации можно далеко не каждого.
Если руководитель поручает вести бухучет главному бухгалтеру или другому должностному лицу, то соискатели должны отвечать жестким требованиям. Это касается (ч. 4 ст. 7 Закона № 402-ФЗ):
- публичного акционерного общества (кроме кредитной организации, поскольку требования к главным бухгалтерам кредитных организаций устанавливает ЦБ РФ);
- страховой организации;
- негосударственного пенсионного фонда;
- акционерного инвестиционного фонда;
- управляющей компании паевых инвестиционных фондов (ПИФ);
- иной организации, чьи ценные бумаги допущены к обращению на торгах фондовых бирж и (или) иных организаторов торговли на рынке ценных бумаг (за исключением кредитной организации);
- органа управления государственного внебюджетного фонда (в т. ч. территориального).
Кроме того, для них обязательно соответствовать профессиональному стандарту «Бухгалтер», который утвержден приказом Минтруда России от 22.12.2014 № 1061н. Он вступил в силу 7 февраля 2015 года. В остальных случаях, например, если это ООО, не имеющее ценных бумаг, допущенных к обращению на торгах, требования к главному бухгалтеру, установленные профстандартом, не важны. Однако каждая организация может при установлении своих критериев отбора кандидатов на должность главного бухгалтера брать его за основу.
Итак, работать главным бухгалтером могут специалисты, соответствующие определенным требованиям.
По уровню образования:
- с высшим образованием плюс дополнительные программы повышения квалификации и профессиональной переподготовки;
- со средним профессиональным образованием плюс дополнительные программы повышения квалификации и профессиональной переподготовки.
В зависимости от уровня образования имеются требования по стажу работы в области бухучета:
- если образование высшее – это три года;
- если образование среднее – не менее пяти лет.
ПРИМЕР. КАКОЙ КАНДИДАТ ПОДХОДИТ БОЛЬШЕ
Компания рассматривает две кандидатуры на должность главного бухгалтера.
Первая кандидатура – Михайлова А. И.
Образование – высшее экономическое по специальности «экономика материально-технического снабжения». Общий стаж работы – 15 лет, из них главным бухгалтером – два года.
Другой претендент – Бирюков П. Л.
Он имеет диплом экономиста по специальности «финансы и кредит». С 2011 по 2012 год он работал менеджером по продажам. В январе 2013 г. он устроился бухгалтером в среднюю фирму. В 2014 году прошел обучение по дополнительной программе повышения квалификации и профессиональной переподготовки и с 2015 по 2017 год работал главным бухгалтером в той же фирме.
Из двух кандидатов более соответствует требованиям закона Бирюков П. Л. Он имеет высшее образование и стаж работы, связанной с ведением бухгалтерского учета, более трех лет. Для Михайловой минусом является то, что ее стаж работы в области бухучета менее трех лет.
Уволить работающего сотрудника, если он не соответствует профстандарту, нельзя. Работодатель может его уволить, если сотрудник не соответствует своей должности. Но чтобы это определить, проводят аттестацию.
Возможен и временный перевод другого сотрудника на должность главного бухгалтера с сохранением за последним его места работы. Но временный перевод используют при длительном отсутствии главного бухгалтера, например, на период его отпуска по уходу за ребенком. А документы потребуются те же, что и при внутреннем совмещении.
Кто подпишет документы
Право подписания счетов-фактур от имени главного бухгалтера можно передать другим уполномоченным лицам на время его отпуска. Таким уполномоченным лицом может стать сам руководитель организации, если он исполняет обязанности главного бухгалтера.
За руководителя и главного бухгалтера счет-фактуру могут подписать лица, уполномоченные на это приказом и доверенностью согласно пункту 6 статьи 169 НК РФ. Одного приказа недостаточно. Сотруднику, который в период отпуска главбуха будет подписывать счета-фактуры, а также сдавать или получать документы из госорганов, нужно оформить доверенность на совершение таких действий. Доверенность на право подписания счета-фактуры должна быть оформлена в соответствии со статьями 185, 185.1, 186 Гражданского кодекса. Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами. Доверенность может быть выдана на любой срок. Если в доверенности не указан срок ее действия, она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи.
Законодательством не запрещено, чтобы счет-фактуру и за руководителя, и за главного бухгалтера подписывало одно лицо, при условии, что у него имеются соответствующие полномочия.
Обратите внимание
«Суд учел, что женщина по внутреннему совместительству исполняла обязанности главного бухгалтера, скотника, дворника, доярки, помогала своему отцу в осуществлении функций директора. Доводы проверяющих об отсутствии у главбуха профессионального бухгалтерского образования и опыта работы суд отклонил», – выдержка из Постановления АС Центрального округа от 27.03.2018 № Ф10-392/2017. Речь в нем идет о бухгалтере «семейного» КФХ.
А вот с факсимиле лучше не рисковать (постановления Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 № 4134/11, ФАС Северо-Западного округа от 22.02.2013 по делу № А52-1727/2012, ФАС Московского округа от 07.03.2014 № Ф05-977/2014 по делу № А40-63139/13-99-194 и т. д.).
Рассмотрим еще одну ситуацию. Наш нервный и не терпящий одиночества гендир Иван Иванович, чтобы не брать на себя излишнюю ответственность за то, в чем он мало что смыслит, может возжелать уйти в отпуск вместе с Тамарой Петровной. Но быть при этом в зоне доступа (дополнительно попросив о том же и Тамару Петровну). Возникает вопрос: могут ли директор и бухгалтер, находясь в отпуске, подписывать документы? С одной стороны, вроде бы нигде не сказано, что сотрудник, находящийся в отпуске, не имеет права прийти на свое рабочее место и подписать какие-то бумаги. Но за подписью документов всегда, как правило, стоит оформление и фактическое осуществление каких-либо сделок с контрагентами (например, отгрузка товаров). И получится, что никого из ответственных на работе нет, все в отпуске, а сделки сами собой осуществляются, товары сами собой попадают на склад и сами продаются. Налоговики при проверке могут вполне настаивать на фиктивности таких сделок.
Претензии могут предъявить и трудинспекторы: осуществление деятельности (сделок) организации в отсутствие всех работников может быть рассмотрено как исполнение трудовых обязанностей во время отпуска, следовательно, нарушение права работников на полноценный отдых.
Главбуха нет – пришли с проверкой
Если во время отпуска главного бухгалтера в организацию придет налоговая проверка, то из-за его отсутствия переносить ее никто не будет.
А вот если налоговики просят вас представить документы или информацию, то вы можете в связи с отпуском главного бухгалтера ходатайствовать о продлении срока их представления согласно пункту 3 статьи 93 Налогового кодекса РФ.
Если к вам поступит требование о представлении документов в рамках встречной проверки, отпуск главбуха может стать поводом, чтобы продлить срок предоставления документов и информации согласно пункту 5 статьи 93.1 Налогового кодекса РФ.
Дельные практические советы от главбуха Ольги Ремизовой.
Когда я собираюсь в отпуск, то сразу готовлю:
- скан приказа об отпуске;
- скан графика отпусков;
- скан ходатайства о продлении срока предоставления информации (в двух экземплярах).
Оставляю данный пакет руководителю и инструктирую (письменно):
- как получать уведомления/требования по ТКС;
- как «подцеплять» документы;
- как отправлять;
- как убедиться, что все благополучно ушло.
Если вы отчитываетесь не по ТКС, то просто оставьте подобный пакет документов и объясните, как их подать в налоговую.
Сергей Данилов, корреспондент «ПБ»