Главный бухгалтер, как и любой другой работник, может уйти в отпуск. Но «приостановить» ведение учета на время отпуска главного бухгалтера нельзя. Пока его нет, в организации идет хозяйственная деятельность, создаются документы, которые подлежат учету в бухгалтерии, в том числе те, на которых обязательно должна стоять подпись главбуха. Кто может визировать документы, узнали эксперты «Бератора».
Подпись главного бухгалтера на счете-фактуре обязательна. Причем он подписывает счета-фактуры без доверенности. А кто вправе поставить свою подпись вместо подписи главбуха, находящегося в отпуске?
Право подписания счетов-фактур от имени главного бухгалтера можно передать другим уполномоченным лицам на время его отпуска. Таким уполномоченным лицом может стать сам руководитель организации, если он исполняет обязанности главного бухгалтера.
За руководителя и главного бухгалтера счет-фактуру могут подписать лица, уполномоченные на это приказом и доверенностью согласно пункту 6 статьи 169 НК РФ. Одного приказа недостаточно. Сотруднику, который в период отпуска главбуха будет подписывать счета-фактуры, а также сдавать или получать документы из госорганов, нужно оформить доверенность на совершение таких действий.
Напомню, что доверенность на право подписания счета-фактуры должна быть оформлена в соответствии со статьями 185, 185.1, 186 Гражданского кодекса. Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами. Доверенность может быть выдана на любой срок. Если в доверенности не указан срок ее действия, она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи.
Обратите внимание
Если замещающему главного бухгалтера работнику предоставляется право подписи банковских документов на длительный срок, то следует заново оформить банковские карточки. В них, помимо образцов подписей руководителя и главбуха, должны быть зафиксированы и образцы подписей замещающих лиц.
Законодательством не запрещено, чтобы счет-фактуру и за руководителя, и за главного бухгалтера подписывало одно лицо, при условии, что у него имеются соответствующие полномочия. Ни положения Налогового кодекса, ни Правила заполнения счета-фактуры, утвержденные постановлением № 1137, не содержат запрета на подписание счета-фактуры одним человеком.
Факсимиле для счета-фактуры не подойдет
Нередко на счете-фактуре ставят не «живую», а факсимильную подпись руководителя или главбуха.
Президиум ВАС РФ указал, что подписание счета-фактуры факсимильной подписью положениями статьи 169 Налогового кодекса не предусмотрено, а значит, применение налогового вычета по такому счету-фактуре неправомерно. Такая позиция ВАС отражена в постановлении Президиума ВАС РФ от 27 сентября 2011 года № 4134/11. Похожие выводы содержатся и в постановлениях арбитражных судов федеральных округов: постановления ФАС Северо-Западного округа от 22 февраля 2013 года по делу № А52-1727/2012, Волго-Вятского округа от 13 декабря 2013 года № А79-13124/2012, Московского округа от 7 марта 2014 года № Ф05-977/2014 по делу № А40-63139/13-99-194.
Так что главбух, уходя в отпуск, не может оставить сотрудникам факсимиле своей подписи для оформления документов. Чтобы у партнеров не было отказа в применении вычетов, счет-фактура должен заверяться собственноручными подписями должностных лиц.
Читайте также «Как правильно применять факсимильную подпись»
Кто подпишет банковские документы
Очень существенный вопрос – подписание банковских документов. Если замещающему главного бухгалтера работнику предоставляется право подписи банковских документов на длительный срок, то следует заново оформить банковские карточки. В них, помимо образцов подписей руководителя и главбуха, должны быть зафиксированы и образцы подписей замещающих лиц. Только тогда эти лица смогут подписывать платежные поручения и чеки. Право подписи замещающим лицам можно предоставить и временно, тогда к имеющейся карточке необходимо оформить в банке временные карточки с образцами подписей.
Если у вас стоит система «Банк-клиент», то оформлять банковские карточки для платежных поручений не придется, достаточно просто передать ключи ЭЦП главного бухгалтера для подписи электронных документов. Это необходимо отразить в приказе о передаче полномочий на время отпуска главного бухгалтера.
Налоговая проверка, когда главбух в отпуске
Если во время отпуска главного бухгалтера в организацию придет налоговая проверка, то из-за его отсутствия переносить ее никто не будет.
А вот если налоговики просят вас представить документы или информацию, то вы можете в связи с отпуском главного бухгалтера ходатайствовать о продлении срока их представления согласно пункту 3 статьи 93 Налогового кодекса.
Если к вам поступит требование о представлении документов в рамках встречной проверки, отпуск главбуха может стать поводом, чтобы продлить срок предоставления документов и информации согласно пункту 5 статьи 93.1 Налогового кодекса.
Читайте также «Камеральные и выездные налоговые проверки»
Документооборот не должен «встать»
Ну и теперь о самом главном – о документообороте.
Документооборот – это порядок оформления, принятия к учету, обработки и передачи в архив документов, на основании которых компания ведет свою деятельность, в том числе бухгалтерский и налоговый учет. Он регламентируется специальным графиком. От того, насколько правильно составлен график, во многом зависит работа бухгалтерии. И особенно в период отпуска главного бухгалтера.
Главбух, уходя в отпуск, обязан назначить ответственного или предупредить «главного по документам», что к бухгалтерскому учету запрещено принимать документы, по которым оформлены не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок. Нельзя использовать заведомо подложные документы – это деяние уголовно наказуемое.
Вообще главному бухгалтеру, даже если у него в штате работают опытные сотрудники, перед уходом в отпуск стоит провести подробный инструктаж относительно документов, которые можно принимать к учету в его отсутствие, и сделок, которые нельзя оформлять без него. Документ, «прошедший» во время отпуска, может затеряться в большом объеме текущих бумаг и всплыть проблемой при проверке через пару лет.