Некоторые компании перешли на комбинированный режим работы: несколько дней в неделю работники трудятся из дома, например три дня, а оставшиеся два дня – в офисе. По просьбе редакции журнала «Расчет», Елена Гражданова, помощник аудитора компании КСК групп, рассказала, как ввести такой режим работы в вашей организации.
Несколько исследований, проведенных в последние месяцы, показали, что сотрудники все же хотят вернуться в офисы. Рабочая обстановка помогает сосредоточиться на текущих задачах, а очное общение с коллегами помогает быть продуктивнее.
Компании, которые еще недавно были готовы оставить работников на «удаленке», откликнулись на желание сотрудников, предложив им если не полную работную неделю в привычном офисном пространстве, то как минимум возможность работать в офисе несколько дней в неделю.
В этой связи возникает вопрос: как урегулирован гибридный график работы в российском трудовом законодательстве? Есть ли правовые основания для введения такого режима труда? И как оформить соответствующие документы?
Режим работы: периодический
С 1 января 2021 года вступил в силу Федеральный закон от 8 декабря 2020 года № 407-ФЗ. Норма изменила правила дистанционной работы сотрудников. Закон внес несколько поправок в главу 49.1 Трудового кодекса.
Закон № 407-ФЗ дает возможность заключить с сотрудником трудовой договор или подписать допсоглашение к уже действующему контракту, в соответствии с которым специалист будет выполнять возложенные на него трудовые обязанности дистанционно. Законодатель предусмотрел несколько вариантов такой занятости: на постоянной основе, в течение всего срока действия трудового контракта и временно. Во втором варианте временный дистанционный режим занятости может быть:
-
непрерывным, в течение определенного трудовым договором или дополнительным соглашением к нему срока, не превышающего шести месяцев;
-
периодическим, при условии чередования периодов удаленной занятости и занятости на стационарном рабочем месте.
Таким образом, периодическая дистанционная работа и есть законодательно урегулированный гибридный формат деятельности.
Переходим на «смешанный» режим
Трудовой договор или дополнительное соглашение о комбинированной дистанционной работе носит временный характер. Поэтому прежде чем перейти на такой формат работы, обязательно нужно установить конкретный срок, в течение которого сотрудник будет трудиться в таком режиме. Соответствующие уточнения можно указать в допсоглашении к трудовому договору.
По окончании срока можно составить новое дополнительное соглашение с новым сроком действия смешанного режима работы или, не дожидаясь окончания срока, составить новое допсоглашение об изменении периода работы. Обратите внимание, сделать так можно только при обоюдном согласии со стороны как работника, так и работодателя.
В договоре также можно закрепить право компании вызвать сотрудника в офис, направляя ему письменное уведомление, например, на адрес электронной почты.
При найме нового сотрудника частично удаленная работа может быть сразу прописана в трудовом договоре.
Смена режима
Смена режимов работы, например, переход на комбинированный с дистанционной работы, или с только офисного на смешанный, или полная отмена «удаленки» и возвращение сотрудников в офис в оформлении документов идентичны. Сторонам нужно заключить дополнительное соглашение к действующему договору.
Если инициатором перехода на другой формат занятости является работник, то ему необходимо написать заявление и, в случае положительного решения работодателя, стороны заключат дополнительное соглашение к действующему трудовому договору о комбинированной работе. В соглашении отражаются изменения в договоре – новый режим работы с обязательным указанием времени (дней и часов) работы в офисе и дистанционной.
Если инициатором перехода является работодатель, то он должен уведомить работника и получить его согласие на перевод в офис или изменение режима на другой формат. После этого стороны опять же должны подписать допсоглашение согласно изменениям в условиях труда.
Срок трудового договора о комбинированном режиме работы можно установить неопределенным либо обозначить конкретный период его действия.
Приказ о завершении полной дистанционной работы и переводе на новый режим необходим, если ранее уже был издан другой приказ о переводе сотрудников на полную дистанционную работу. От содержания последнего документа зависит, что писать в новом приказе. Формулировки должны точно отражать обратную кадровую процедуру.
Если в ранее изданном приказе было написано: «Перевести работников ООО „Ириска“, за исключением указанных в приложении к настоящему приказу, на дистанционный режим работы с 4 апреля 2020 г.», то, соответственно, в новом приказе о завершении дистанционной работы или переходе на комбинированный формат нужно написать: «Отменить в ООО „Ириска“ режим дистанционной (удаленной) работы для работников, указанных в приложении к настоящему приказу, которых ранее приказом от 01.04.2020 № 24 перевели на дистанционный режим работы, либо установить для указанных работников дистанционную работу на неопределенный срок при условии чередования периодов выполнения работником трудовой функции дистанционно и на стационарном рабочем месте: понедельник, среда с 09.00 до 18.00 в офисе компании; вторник, четверг, пятница – удаленно, в любом месте по усмотрению работника. С 15 июня 2021 г. указанным работникам приступить к выполнению трудовых обязанностей в новом режиме работы в ООО „Ириска“ по адресу: г. Саратов, ул. Советская, д. 25».
С приказом о завершении дистанционной работы необходимо ознакомить работников.
ТК РФ не конкретизирует, сколько могут длиться периоды работы в офисе и на «удаленке» при комбинированном режиме. Такие интервалы можно определить в коллективном договоре, локальном акте и (или) трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.
Организации можно использовать разные схемы комбинированного режима. Например, допускается установить график, согласно которому сотрудник два дня в неделю работает удаленно, а три дня – в офисе. Или он ежедневно может приходить в офис, но при этом, скажем, три часа работает дистанционно (удаленно), а пять часов – на территории компании. Вариантов может быть несколько, но в обязательном порядке должны быть определены (в днях и часах) периоды удаленной и офисной работы, порядок их чередования.
Организация труда
Наверняка многие работодатели задаются вопросом: как понять, сколько сотрудников должно находиться в офисе и в какие дни? Необходимо определить, какие подразделения, какие должности, каких работников необходимо перевести на комбинированный режим работы. Для каких вакансий важен и необходим смешанный формат работы? Только после этого станет понятно, в каком порядке действовать.
Если гибридный режим будет одним из основных вариантов трудовых отношений, то целесообразно подготовить соответствующее положение о частично дистанционной работе и утвердить его приказом. Это установит единые правила в организации. Положение может быть как общим, для всех возможных вариантов дистанционной работы, так и отдельным, только для комбинированного режима работы. В документе можно указать разные условия (схемы, графики работы, часы) для определенных должностей, подразделений и вакансий.
Если же вопрос об установлении комбинированного режима работы или о переводе на такой режим планируется решать в индивидуальном порядке (с действующим или нанимаемым сотрудником), то нет необходимости в издании положения, в таком случае условия будут обсуждаться отдельно с каждым кандидатом на должность или действующим работником, а затем указываться в трудовом договоре или дополнительном соглашении.
электронное издание
100 БУХГАЛТЕРСКИХ ВОПРОСОВ И ОТВЕТОВ ЭКСПЕРТОВ
Полезное издание с вопросами ваших коллег и подробными ответами
наших экспертов. Не совершайте чужих ошибок в своей работе!
Свежий выпуск издания доступен подписчикам бератора бесплатно.
Получить издание