Несмотря на возможность перехода на электронный формат трудовой книжки, многие предпочитают традиционный бумажный вариант этого документа. Из-за чего для большинства организаций Книга учета движения трудовых книжек по-прежнему является обязательным документом.
Книга учета движения трудовых книжек — это важный инструмент для организации кадрового учета. Она позволяет контролировать движение трудовых книжек и вкладышей, предотвращать их утрату, обеспечивает полную информационную прозрачность в работе с документами.
Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей необходимо вести, если не все сотрудники выбрали электронный способ ведения трудовой книжки.
Книга учета движения трудовых книжек, как правило, разделена на две части:
I. По чистым бланкам трудовых книжек:
- Номер бланка трудовой книжки и вкладыша.
- Дата получения бланка.
- Основание получения бланка (например, приказ о приеме на работу).
- Дата выдачи бланка.
- Основание выдачи бланка (например, приказ об увольнении).
II.По движению трудовых книжек (с внесенными записями):
- Номер трудовой книжки и вкладыша.
- ФИО работника.
- Дата приема на работу.
- Дата увольнения.
- Основание выдачи трудовой книжки (например, приказ об увольнении, перевод в другую организацию).
- Дата возврата трудовой книжки.
- Основание возврата трудовой книжки (например, приказ о приеме на работу, возвращение после выдачи дубликата).
Заполнять книгу нужно ручкой с черными чернилами. Все записи должны быть четкими, без помарок и исправлений, вносится в хронологическом порядке. Каждая запись должна иметь дату и подпись ответственного лица. В конце книги должны быть подведены итоги.
В соответствии с п. 40 Порядка, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, организация вправе сама разработать форму книги учета движения трудовых книжек.
Прежние формы учета движения трудовых книжек и вкладышей из постановления Минтруда от 10.10.2003 № 69 чиновники отменили. Однако отмена прежних форм не говорит о том, что вести учет трудовых книжек больше не придется. Книга в любом случае необходима. Отмена старых форм не означает, что нужно срочно разработать новые формы. Если в старых книгах есть место, совершенно спокойно можно продолжать их вести до окончания.
Разрабатывая форму самостоятельно, необходимо учесть изменения для упрощения работы с трудовыми книжками. Можно добавить в нее новые графы.
Важно помнить, что если сотрудник устраивается в 2024 году на работу впервые, бумажную трудовую книжку оформлять нельзя. Трудовой стаж у таких сотрудников по закону формируется только электронно.
Основными требованиями к книгам по учету трудовых является то, что они должны быть пронумерованы (листы, а также страницы), прошнурованы и заверены печатью вместе с подписью руководителя организации. Также делают заверительную запись, которая состоит из:
- названия книги;
- количества прошитых, пронумерованных листов или страниц цифрами и прописью;
- должности, подписи и расшифровки подписи руководителя организации или лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
- даты оформления журнала.
Скреплять книги учета бланков трудовой книжки и вкладышей в нее сургучной печатью или опломбировать ее больше не нужно.
Если работодатель решил разработать и утвердить новый бланк на основе прежней книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, необходимо учесть следующие изменения, чтобы работать с трудовыми было проще.
В бланк целесообразно добавить два дополнения:
Графу о причине выдачи на руки трудовой книжки.
Данная графа необходима, чтобы отражать трудовые, которые выдали при увольнении или при выборе электронного способа ведения трудовой книжки. При увольнении можно ставить в графу отметку «Увольнение», при переходе на электронную трудовую книжку – «Выбор ЭТК». Делать в новой графе ссылку на нормативный документ, который разрешает выдачу трудовой книжки, не обязательно, согласно Приказу Минтруда от 19.05.2021 № 320н.
Лист о выдаче трудовых для оформления пенсии.
В листе можно предусмотреть графы, чтобы указать:
- порядковый номер;
- Ф.И.О. сотрудника;
- серию и номер трудовой книжки;
- дату, когда было получено заявление о выдаче трудовой для оформления пенсии;
- дату, когда выдали трудовую сотруднику, чтобы он оформил пенсию;
- подписи сотрудника о получении трудовой книжки и работника, ответственного за ведение учета трудовой книжки;
- дату, когда сотрудник вернул трудовую обратно;
- подписи сотрудника при возврате трудовой книжки и работника, ответственного за ведение учета трудовых книжек.
В новую форму книги учета не обязательно включать графы для отражения должности и места работы сотрудника поскольку эта информация для целей учета трудовых и вкладышей не нужна.