Нередко происходят случаи, когда во время увольнения сотрудника выясняется, что теперь почти уже бывший работник оказывается должен компании. Что можно предпринять в этой ситуации, разбиралась Юлия Рыбалко, ведущий специалист по расчету заработной платы юридической компании «ПРИОРИТЕТ».
Российское трудовое законодательство предусматривает, что при увольнении сотрудника из организации с ним должен быть произведен окончательный расчет в его последний рабочий день. На практике случается и так, что во время расчета в бухгалтерии компании выясняется, что работник остается должным организации. В такой ситуации у специалистов учета возникают вопросы: как вернуть сумму переплаты и сделать правильные проводки? Как решить эту задачу и не получить претензии со стороны проверяющих органов?
Причина переплаты
Давайте разбираться. Как известно, излишне выплаченную заработную плату можно удержать только в исключительных случаях. Об этом нам говорит часть 4 статьи 137 Трудового кодекса, прямо указывая, что это за случаи:
- допущена счетная ошибка;
- органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда или простое;
- заработная плата излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.
Обратите внимание
Ограничения распространяются только на взыскание заработной платы, т. е. вознаграждениями за труд, компенсационными и стимулирующими выплатами и возвратом денежных средств занимаются непосредственно исполнительные органы, а не работодатель. Других оснований для удержания или взыскания излишне выплаченной заработной платы нет.
Однако работник может внести ее в кассу работодателя в добровольном порядке.
Чаще всего чрезмерная выплата зарплаты вызвана двумя причинами.
Первая – перерасходом отпуска, когда работнику дали отпуск за еще не отработанный период, он уволился, а период, за который был предоставлен отпуск, так и остался неотработанным.
Вторая причина – неотработанный аванс, который уже выдали работнику, но он еще не успел отработать положенный период и решил уволиться.
Решение «авансовой» проблемы
Однако переплату, которая возникает в связи с получением сотрудником аванса, можно свести к минимуму. Как? Я рекомендую использовать наиболее безопасный для работодателя способ выплаты аванса. Переводить деньги фиксированной суммой в размере 40% от заработной платы, но при условии, что работник будет получать заработную плату за первую половину месяца пропорционально отработанному времени. То есть установить аванс процентом, но производить корректировку суммы за фактически отработанное время. В этом случае, даже если после получения аванса сотрудник решит уволиться, сумма аванса будет выплачена только за отработанное время и даже будет учтен НДФЛ.
При добровольном погашении задолженности перед организацией дебетовое сальдо по счету 70 будет автоматически погашено. Бывает, что работодатель не собирается взыскивать переплату. Что делать и какие проводки нужно применить в этом случае?
Перерасход отпуска
Если причиной долга является перерасход отпуска, то бухгалтер должен сторнировать проводку, сделанную при начислении отпускных, и аннулировать соответствующие расходы в налоговом учете.
Дебет 20 Кредит 70
– сторно на сумму излишне начисленной зарплаты;
Дебет 91 Кредит 70
– сторно на эту же сумму.
При этом общая сумма заработной платы, НДФЛ и страховых взносов остается неизменной, в результате по счету 70 образуется дебетовое сальдо, которое останется вплоть до списания.
Пример
Сотруднику с 3 по 16 июня предоставлен отпуск. Сумма отпускных составила 15 000 руб. После отпуска сотрудник решил покинуть компанию.
При увольнении работника возникли использованные, но не отработанные дни отпуска. Сумма неотработанного отпуска составила 5 тыс. руб. Сторнируем проводки:
Дебет 20 Кредит 70
– 15 000 руб. – начислены отпускные;Дебет 20 Кредит 70
– 5000 руб. – сторно отпускные;Дебет 91 Кредит 70
– 5000 руб. – начислен прочий доход.
Неотработанный аванс
Если же долг возник из-за неотработанного аванса, то дебетовое сальдо по счету 70 будет оставаться до тех пор, пока бухгалтер его не спишет.
Отмечу, что в случае неотработанного аванса работник уже получает доход, но в свою очередь компания не успевает удержать у него НДФЛ. Поэтому бухгалтеру необходимо подать сведения в налоговую инспекцию о невозможности удержать налог.
Для этого потребуется представить справку по форме 2-НДФЛ с признаком «2».
Обратите внимание
Cправка всегда подается в ИФНС уже после того, как задолженность будет списана.