Неправильное оформление сроков начала работы исполнителя и окончания ГПХ-договора может повлечь штрафы для компании со стороны Социального фонда при подаче ЕФС-1. В статье разбираем, как правильно заполнять форму, когда ее отправлять и какими документами подтверждать сроки выполнения работ, если в бумагах и в действительности даты не совпадают.
Как оформить ЕФС-1 при заключении договора ГПХ?
Компании не обязаны сдавать ЕФС-1, если по договору бизнес не обязан платить НДФЛ, как сказано в пункте 4 статьи 420 Налогового кодекса. Для компаний это означает отсутствие необходимости заполнять и подавать ЕФС при заключении гражданско-правовых договоров с самозанятыми или индивидуальными предпринимателями.
ЕФС-1 представляют организации и индивидуальные предприниматели. Бизнесу необходимо подготовить и отправить форму в следующих случаях: при приеме или увольнении сотрудников, заключении или расторжении договора ГПХ с исполнителями-физическими лицами, не являющимися ИП или самозанятыми, но получающими выплаты с которых уплачиваются взносы на травматизм, при изменении кадрового состава или наличии особых условий назначения пенсии.
Для оплаты взносов по договору необходимо подать в СФР заполненный титульный лист ЕФС-1, а также Подраздел 1 раздела 1 и Подраздел 1.1 раздела 1.
Титульный листЗаполнение производится по общеустановленным правилам, применяемым компанией к обычным сотрудникам.
Подраздел 1 раздела 1 ЕФС-1Заполните поля данными исполнителя. Вам потребуется ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС. Учтите коды: статус для граждан России – ГРФ, гражданство (РФ – 643).
Список кодов статуса ЗЛ.
- гражданин РФ — ГРФ;
- Иностранец или бесгражданное лицо, зарегистрированное как проживающий в России на постоянной основе — ПЖИГ.
- Иностранец или человек без гражданства, находящийся временно в России. Временно проживающий в России иностранный беженец – ВЖИГ.
- Иностранец или лицо без гражданства, находящееся временно на территории РФ (кроме Военнослужащих контрактной службы), – ВПИГ.
- Иностранные граждане и лица без гражданства, временно проживающие в России. Для специалистов, признанных высококвалифицированными — высококвалифицированные специалисты.
В подразделе 1.1. раздела 1Вам следует заполнить указанные графы.
- Дата начала оказания услуг или выполнения работ — пункт номер два.
- 3 – фразу: «начало договора ГПХ»;
- 6 – код осуществляемой деятельности по ОКВЭД, а также признак договора ГПХ. Коды указаны в пункте 46 раздела IV Правил заполнения ЕФС-1.
- Восьмой пункт — наименование документа, например, «договор подряда».
- 9 – дату оформления договора;
- Десять — номер договора.
Внимательно обратите внимание: срок подачи ЕФС-1 после подписания договора ГПХ — не позже следующего рабочего дня.
Как заполнить ЕФС-1 при расторжении договора?
При разрыве гражданско-правовых контрактов обратите внимание на форму с титульным листом: порядок заполнения не претерпел значительных изменений.
В пункте 1.1 раздела строки 2, 6, 8–10 заполняются таким же образом. В строке 3 нужно написать «окончание договора ГПХ».
Срок подачи ЕФС-1 при расторжении договора – не позднее следующего рабочего дня после окончания договора ГПХ. При наличии выплат на травматизм по договору, укажите данные о них в подразделе 2.1. Отчет с подразделом 2.1 сдается ежеквартально до 25-го числа месяца, следующего за отчетным.
Как поступить, когда дата подписания контракта отличается от срока его выполнения?
Перейдем к особым ситуациям, возникающим в работе каждой компании и приводящим к штрафам со стороны Социального фонда. Среди самых распространенных ошибок работодателей – несоответствие сроков заключения или расторжения договора и направления документов в Фонд. Как поступить в подобной ситуации, разъяснил Минтруд России в письме от 04.04.2023 № 14-1/10/В-4784.
Если договор ГПХ заключен раньше, а работы начались позднее, например, контракт подписан 20 ноября, а исполнитель приступил к выполнению заказа лишь спустя пять дней, в графе 2 ЕФС-1 укажите 25.11.2024 – дату начала работ, а в графе 9 – 20.11.2024 – дату подписания договора ГПХ.
Если договор подписан после начала работ, например, исполнитель начал работу 25 ноября, а договор ГПХ с ним был подписан только 27 ноября, то в ЕФС-1 графу 2 заполните датой фактического начала работ – 25.11.2024, а графу 9 – датой подписания договора ГПХ – 27.11.2024.
При заключении договора на строительные работы важно указать срок выполнения заказа. Если срок не указан, при оформлении ГПХ-договора нужно сдать ЕФС-1 с датой подписания контракта в графах 2 и 9. После завершения работ сдайте ЕФС-1 с датой подписания акта выполненных работ в тех же графах. Акт выполненных работ играет важную роль, поэтому подписывайте его своевременно с исполнителем.
Елена Усачева руководит платформой для самозанятых Qugo.
для журнала «Практическая бухгалтерия»