При увольнении каждому сотруднику вручается комплект бумаг: трудовую книжку или документ о работе в РБТК, расчетный лист, справки о заработной плате и сумме подоходного налога и тому подобное.
Согласно статье 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации, при увольнении необходимо провести полную выплату заработной платы сотруднику и предоставить ему документы о трудовой деятельности в организации.
Работникам выдаются документы, подразделяемые на обязательные и выдаваемые по запросу.
Документы, необходимые для выдаче сотруднику при прекращении трудовых отношений в 2025 году.
- Книга трудовых записей или справка о трудовой деятельности по форме СТД-Р.
- Выписка из раздела 3 РСВ «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» (год).
- Выписка из персонифицированных сведений о физлицах.
- Выписка из ЕФС-1. Подраздел 1.2 Сведения о страховом стаже При необходимости, выдают подраздел 3 формы ЕФС-1. Сведения о дополнительных страховых взносах.
- Расчетный листок.
- Если работник сдал документы в кадровый отдел, то нужно иметь их оригиналы.
Документ о трудовой истории либо сведения о работе по бланку СТД-Р
Трудовую книжку В последний рабочий день выдаётся работнику документ на подпись.
Перед началом отпуска, при последующем увольнении, трудовую книжку выдадут в последний рабочий день.
При отказе от бумажной трудовой книжки и переходе на электронный формат работнику выдаётся Информация об опыте работы по стандартной форме СТД-Р. Форма утверждена приказом Министерства труда от 10 ноября 2022 года № 713н в Приложении № 1.
Выдержка из раздела 3 формы расчета по страховым взносам (РСВ).
Форма РСВ утверждена приказом ФНС от 29 сентября 2022 г. № ЕД-7-11/878@.
Информация из раздела 3 — данные о страхователях. Раздел 3 состоит из следующих подразделов:
-
Раздел 3.1. «Информация о физическом лице, которому произведены выплаты и другие поощрения».
-
Информация о размере выплат и других вознаграждений, рассчитанных для физлица, а также сведения о рассчитанных страховых взносах.
-
Раздел 3.2.1. «Информация об оплате и других вознаграждениях, полученных физическим лицом».
-
Раздел 3.2.2. «Информация о базисе для расчета страховых взносов на обязательное пенсионное страхование по дополнительной ставке».
При заполнении укажите код периода увольнения сотрудника.
Выписка выдаётся не только увольняемым сотрудникам, но и лицам, с которыми прекращены договоры гражданско-правового характера на выполнение работ и оказание услуг.
Употребление личных данных граждан из доклада «Информация о физических лицах» .
Отчет Персонифицированные сведения о физлицах Заменил предыдущую версию СЗВ-М. В ней отражены сведения о работниках, размерах выплат и других вознаграждений им.
Форма утверждена Приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@ в приложении № 2.
При увольнении каждому сотруднику выдают отдельный лист с данными по форме «Персонифицированные сведения о физических лицах». В таблице формы за отчетный месяц под порядковым № 1 будет заполненная только одна строка – на того работника, которому выдается форма.
Выписка из формы ЕФС-1 – подраздел 1.2
С 2023 года в СФР отчитываются по единой форме ЕФС-1.
Порядок заполнения формы ЕФС-1 и сама форма установлены приказом СФР от 17 ноября 2023 года № 2281.
Работнику, уходящему с работы, требуется получить выписку из раздела 1.2. Сведения о страховом стажеРаздел 1 «Информация о трудовой деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию».
В отчете укажите только увольняющегося сотрудника.
С 2023 года выписка из ЕФС-1 предоставляется не только сотрудникам по трудовым договорам, но и лицам, с которыми прекращены гражданско-правовые договоры.
Выписка из ЕФС-1 – подраздел 3
Подраздел 3 «Сведения о застрахованных лицах В отчет включают, если указаны дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и работодатель произвел платежи.
Выписка выдаётся работнику, которому производились дополнительные отчисления на накопительную пенсию.
Для выписки за период увольнения необходимо указать внесенные взносы на пенсионную накопительную часть.
Расчетный листок
Расчетный листок Работнику выдаётся при каждом начислении зарплаты, включая момент увольнения, с учётом уже выплаченных сумм.
Возврат оригиналов документов работника
Если работник предоставлял документы при поступлении, ему необходимо вернуть их оригиналы. К такому списку относятся медицинские справки, книжки по здоровью, дипломы и тому подобное.
В некоторых случаях работники обязаны иметь медицинские книжки с отметками о прохождении необходимых обследований (ст. 213 ТК РФ). Работники хранят свои медкнижки в отделе кадров до момента увольнения, после чего работодатель обязан выдать их сотрудникам, так как она является личной собственностью гражданина.
Документы, выдаваемые увольняющемуся работнику по его просьбе.
Работник может подать заявление о выдаче трудовых документов. Документы должны быть выданы в течение трёх дней.
К таким документам относятся:
-
Документ, подтверждающий доход гражданина.
-
Документ о средней зарплате для центров занятости.
-
Распоряжения по приемам, увольнениям, награждениям, переводам и подобным делам.
Работники могут быть попрошены предоставить документы, список которых доступен всем. К такому списку относятся заверенные копии распоряжений о приёме на работу, увольнении, перемещениях, повышения квалификации и других рабочих документах.
Работнику выдают документы по запросу в течение трех рабочих дней (статья 62 Трудового кодекса Российской Федерации).
Справка о доходах
Согласно пункту 3 статьи 230 Налогового кодекса Российской Федерации справка о доходах и удержанных суммах выдаётся по запросу работника. Называться она будет просто справкой. Выписка о заработке и уплаченных налогах гражданина. . Справка вошла в состав формы 6-НДФЛ.
Справка об average зарплате для службы занятости.
Справка может быть полезна работнику, планирующему регистрацию в центре занятости.
Приказ Минтруда России от 27 ноября 2024 года № 637н утвердил форму справки о среднем заработке, рассчитанную работодателем для назначения пособия по безработице. Справка действует с 11 февраля 2025 года.
Документ, подтверждающий средний доход для получения пособия по безработице.
Как могут оштрафовать за невыдачу документов?
Неисполнение работодателем обязанностей, установленных статьёй 62 Трудового кодекса, влечет административную ответственность.
За нарушение можно привлечь к ответственности по части 2 статьи 5.27 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации.
- Возможность применить к лицам, занимающим должности (в том числе индивидуальным предпринимателям), предупреждения либо административные штрафы от одной тысячи до пяти тысяч рублей.
- на юридических лиц – штраф от 30 000 до 50 000 рублей (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ)
При повторном нарушении (п. 2 ст. 5.27 КоАП РФ):
- За нарушение – штраф для должностных лиц и ИП от 10 000 до 20 000 рублей, либо лишение права занимать руководящие посты сроком от одного до трёх лет.
- на юридических лиц — штраф от 50 000 до 70 000 рублей