При увольнении работнику выдаётся значительный комплект бумаг. Некоторые документы предоставляются в оригиналах, другие – с подписями и печатью, а ещё некоторые — как выписки.
Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ работодатель обязан выдавать работнику по его письменной просьбе в течение трёх рабочих дней документы, касающиеся работы.
- приказ о приеме на работу,
- приказ о переводах на другую работу,
- приказ об увольнении с работы,
- трудовая книжка;
- Документ, содержащий сведения о зарплате, рассчитанных и оплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, трудовом стаже у нынешнего работодателя и др.
Трудовой кодекс предоставляет неполный перечень документов, доступных работнику. В нем есть пункт – «другие документы». Теоретически сотрудник может запросить что угодно. Однако, это не означает, что руководитель вправе выдать любой документ, связанный с работой. Выдача документа подлежит законодательству о защите персональных данных. Запрещено выдавать документы с информацией о других работниках.
К примеру, таблица отпусков, штатное расписание, положения о внутреннем трудовом распорядке. Из таких и аналогичных бумаг сотруднику вручают лишь выписки.
Часть документов выдаётся в оригиналах, а часть – в виде копий с подписью директора и печатью организации.
Какие документы не требуется выдавать сотруднику?
Выдавать ли штатное расписание
Штатное расписание отражает организационную структуру фирмы, перечень рабочих мест, количество сотрудников на каждой позиции, общий состав персонала, а также размеры зарплат и премий.
ТК РФ устанавливает требование: сотрудники одной специальности, с равной квалификацией, на аналогичных позициях, выполняющие один и тот же объем задач, должны получать одинаковые оклады. Если хотя бы одно из этих условий разнится для одинаковых должностей, зарплаты могут быть неодинаковыми. Директор не обязан уведомлять каждого работника об имеющихся различных окладах для идентичных должностей.
О заработной плате коллег можно узнать только от них или у работников бухгалтерии.
По беседам с коллегами возможно сделать выводы о разных обязанностях и уровнях ответственности.
Однако «на руки» штатное расписание, то есть полную информацию по всем должностям и инструкциям других работников, получить нельзя.
Руководитель предприятия может не предоставлять сотруднику полный текст штатного расписания. Несмотря на связь документа с зарплатой, по трудовому кодексу РФ его предоставление не является обязательным.
Документы с перссведениями
ТК РФ не только разрешает отказывать в предоставлении всех запрошенных работником сведений, даже если те относятся к его работе, но и запрещает выдавать документы с персональными данными других работников. При запросе документа по всем работникам компании нужно предоставить выписку с информацией, касающейся конкретного работника.
Оргдокументы компании
Работники часто запрашивают один документ. Правила внутреннего трудового распорядкаЭтот документ устанавливает нормы рабочего времени и не включает личную информацию. Казалось бы, выдавать его сотрудникам разрешено. Однако, лучше воздержаться от этого шага, разве что руководитель по-другому распорядится.
Статья 189 Трудового кодекса Российской Федерации определяет правила внутреннего трудового распорядка как локальный нормативный акт, устанавливающий порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также другие вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя. Работодатель обязан ознакомить работника с документом под роспись (статья 68 Трудового кодекса Российской Федерации).
Законодательство не обязывает работодателя предоставлять копию внутренних нормативных актов (Положений, регламентов и т.п.). Кроме того, эти документы могут содержать информацию о технологиях работы компании, и их рассекречивание может нанести ущерб бизнесу в целом.
Работникам при увольнении не допускается выдавать документы с коммерческой или служебной тайной.
Существуют и другие внутренние документы, по запросу которых сотрудники обращаются к руководству, однако предоставление таких сведений руководителем не является обязательным. объяснительные, докладные, протоколы заседаний, служебные записки, Заявления, жалобы и подобные бумаги не относятся непосредственно к трудовой деятельности, а предназначаются для внутренних нужд организации.
Документы о кадрах, связанные с отдельными отделами компании, не обязаны выдаваться работодателем согласно статье 62 ТК РФ.
Должностные инструкции После трудоустройства сотрудникам вручается одна из двух копий должностной инструкции под расписку. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст установлено, что работник при приеме на работу получает один экземпляр должностной инструкции. Работник не имеет права требовать другие инструкции.
Статья 62 ТК РФ не включает служебную характеристику в список предоставляемых документов. Закон обязывает выдавать характеристику, если работник нуждается в ней для устройства на работу или участия в конкурсе. Поскольку большинство государственных структур требуют характеристики при трудоустройстве, вам придется ее выдать. В судах чаще всего поддерживаются позиции работников в этом вопросе.
Судьи 9-го кассационного суда общей юрисдикции в Определении от 01.02.2024 № 88-608/2024 по делу № 2-1264/2023 указали, что получение работником характеристики — способ реализации и защиты его права на труд.
Работодатель может составлять характеристики по своему усмотрению, но при этом обязан указывать только правдивую информацию.
Если сотрудник пытается оспорить содержание характеристики в суде, то обязанность доказать достоверность информации несет работодатель.
В большинстве судебных решений суды удовлетворили требования работников о выплате:
- выписки из штатного расписания;
- графика отпусков;
- личной карточки (Т-2);
- Фотографии правил внутреннего трудового распорядка организации.
- Копии положений о премировании работников организации и приказы о премировании за трудовой стаж.
Документы работодателя для работника: таблица обязательных и необязательных предоставлений.
|
Документ
|
|
|
|
|
|
Трудовая книжка/ СТД-Р |
да |
При увольнении и по запросу |
Статья 84.1. ТК РФ, ст. 66.1 ТК РФ |
|
|
Расчетный листок |
да |
При увольнении и по запросу |
Ст.136 ТК РФ |
Оригинал |
|
|
да |
При увольнении и по запросу |
П. 4 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ |
Оригинал |
|
|
да |
При увольнении и по запросу |
П. 4 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ |
Заверенная выписка (оригинал) |
|
|
да |
П. 4 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ |
Заверенная выписка (оригинал) |
|
|
|
Да, несмотря на то что она отменена с 2023 года |
При увольнении и по запросу |
П. 3 ст. 230 НК РФ |
Оригинал |
|
|
да |
При увольнении, по запросу |
Оригинал |
|
|
|
да |
При увольнении |
Ст. 62 ТК РФ |
Оригинал |
|
|
да |
По заявлению |
Заверенная выписка (оригинал) |
|
|
|
По заявлению |
Оригинал |
||
|
|
По запросу |
Ст. 84.1 ТК РФ |
Оригинал или заверенная копия |
|
|
Коллективный договор |
нет |
Не содержит персональных данных работника |
||
|
Правила внутреннего трудового распорядка |
Нет – по ТК РФ. Да – по решению судов. |
Ст. 189 и 62 ТК РФ. Судебные решения в пользу работников |
Копия |
|
|
Положения об оплате труда и премировании |
Нет – по ТК РФ. да – по решению судов. |
Ст. 135 и 62 ТК РФ. Судебные решения в пользу работников |
Копия |
|
|
Штатное расписание |
Нет – по ТК РФ. да – по решению судов. |
Ст. 62 ТК РФ. Судебные решения в пользу работников |
Заверенная выписка (оригинал) |
|
|
График отпусков |
Нет – по ТК РФ. да – по решению судов. |
Судебные решения в пользу работника |
Заверенная выписка (оригинал) |
|
|
Должностная инструкция |
Да |
|
Ст. 62 ТК РФ |
|
|
Докладная или служебная записка |
|
Документ служебного пользования |
||
|
|
да |
При увольнении |
Ст. 62 ТК РФ |
Оригиналы |
|
Характеристика с места работы |
|
Ст. 62 ТК РФ |
Оригинал |
|
|
Утраченные документы |
нет |
|