Если работник вернётся из командировки раньше назначенного срока, необходимо будет издать новый приказ и пересчитать ему аванс, полученный перед отъездом.
Работник может завершить задачи командировки раньше срока, установленного приказом руководителя, и вернуться домой до окончания деловой поездки. Свободный день использовать по желанию работник не вправе. Проигнорировать раннее возвращение невозможно: отчёт за купленные билеты всё равно потребуется, дата поездки там указана.
Работнику следует уведомить руководство о досрочном возвращении из командировки и обсудить возможность выхода на работу. Такие разъяснения дал Роструд на своем сайте «Онлайнинспекция.рф».
Работодатель устанавливает срок командировки, принимая во внимание объем, сложность и особенности выполняемого задания, согласно пункту 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Командировка начинается с дня отправления поезда, самолета, автобуса или другой формы транспорта из места службы. Окончание командировки совпадает с днем прибытия транспорта на место основной работы.
О явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки договариваются с работодателем.
Документы для внесения изменений по завершении командировки до назначенного срока.
Если сотрудник завершил командировку до назначенного времени, потребуется изменить уже одобренные бумаги по деловому путешествию.
Командировка устанавливается приказом, продолжительность которой влияет на размер суточных. Даты начала и конца поездки определяют дату вылета и окончания аренды жилья. Продолжительность командировки важна для составления авансового отчета.
Для начала необходимо издать Приказ об изменении срока командировки. Например, если задание работодателя выполнено досрочно из-за болезни сотрудника или по другой причине. Для издания приказа понадобится служебная записка от работника с объяснением причины преждевременного возвращения.
После уточнения числа командировочных дней произведите окончательный расчет с работником, учитывая фактическое время нахождения его в командировке.
Сумму аванса на командировочные расходы пересчитывают по приказу о корректировке сроков командировки.
Работник предоставляет «Авансовой отчёт» о потраченных суммах в течение 3 рабочих дней после выхода на работу. К отчету прилагаются документы, подтверждающие оплату жилья, проезда и других командировочных расходов. Неиспользованные средства работник обязан вернуть организации.
Перед командировкой сотруднику выплачивают суточные. В случае возвращения раньше запланированной даты за непроведенные дни суточных не полагается. Самый простой способ вернуть переплату – это удержать из зарплаты. Для этого понадобится приказ директора и согласие работника (ч. 3 ст. 137 ТК РФ).
Бухгалтерия может зачесть неизрасходованные средства, которые выдавали ранее «под отчет», из заработной платы работника, но не более двадцати процентов от начисленной суммы (абз. 3 ч. 2 ст. 137).