Сроки выплаты заработной платы определяют соглашением между администрацией и работниками организации и фиксируют в коллективном (трудовом) договоре. Заработную плату выплачивают в течение пяти рабочих дней, начиная с установленной даты ее выдачи, включая день получения денег в банке. Не полученную в срок заработную плату депонируют. Подробнее об этом читайте в нашей статье, подготовленной экспертами Бератора.
По истечении пяти дней, установленных для выдачи заработной платы, кассир должен построчно проверить в расчетно-платежной ведомости расписки в получении денег и суммировать выданную заработную плату. Напротив фамилий тех, кто не получил заработную плату, в графе «Деньги получил» (при выдаче денег по форме № Т-49) или «Подпись в получении» (при выдаче денег по форме № Т-53) ставят штамп или пишут от руки «Депонировано».
Учет депонентов
Учет расчетов с депонентами (работниками, чья заработная плата была депонирована) ведут в специальных регистрах — реестре депонированных сумм и книге депонентов.
Реестр депонированных сумм заполняют в произвольной форме. Как правило, он включает следующие реквизиты:
- наименование (фирменное наименование) юридического лица (фамилию, имя, отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя);
- дата оформления реестра депонированных сумм;
- период возникновения депонированных сумм наличных денег;
- номер расчетно-платежной или платежной ведомости;
- фамилия, имя, отчество (при наличии) работника, не получившего наличные деньги;
- табельный номер работника (при наличии);
- сумма невыплаченных наличных денег;
- итоговая сумма по реестру депонированных сумм;
- подпись кассира;
- расшифровка подписи кассира.
Реестр депонированных сумм может содержать дополнительные реквизиты, например, о выплате депонированных сумм.
Нумерация реестров депонированных сумм осуществляется в хронологической последовательности с начала календарного года.
Реестр депонированной заработной платы может быть заполнен так, как показано в Бераторе «УСН на практике»
После оформления реестра депонированных сумм кассир заверяет своей подписью расчетно-платежную или платежную ведомость, реестр депонированных сумм и передает их для сверки и подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю.
Если реестр депонированных сумм оформляет руководитель, соответствие записей в реестре депонированных сумм и данных расчетно-платежной или платежной ведомости заверяет он сам.
Затем данные по реестру следует внести в специальный журнал — книгу депонентов. Здесь собираются данные о депонированных и выплаченных суммах, как правило, за год. Остатки невыданных сумм переносятся в книгу депонентов на следующий год.
Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.
Книга депонентов может выглядеть так, как показано в Бераторе «УСН на практике»
Сумму депонированной заработной платы отразите проводкой:
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76-4
– депонирована не полученная работниками заработная плата;
ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 50-1
– депонированная заработная плата внесена на расчетный счет.
Налогообложение депонированных сумм
Налог на доходы с депонированной зарплаты уплачивают в бюджет по правилам статьи 226 Налогового кодекса. Порядок зависит от источника выплаты.
Если деньги на выплату зарплаты, часть которой в дальнейшем депонирована, получены в банке, НДФЛ нужно перечислить в день их получения — до фактической выплаты. Если зарплата выдается из наличной выручки, НДФЛ нужно перечислить на следующий день после того, как сотрудник получит депонированную зарплату.
А вот взносы в ПФР, ФСС, ФФОМС заплатить придется в срок в любом случае, поскольку рассчитаться с внебюджетными фондами фирма должна не позднее 15-го числа следующего месяца (п. 5 ст. 15 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).
Депонированную заработную плату выдают работникам по расходному кассовому ордеру.
Дату и номер расходного кассового ордера указывают в книге депонентов (или реестре депонированной заработной платы).
При выдаче депонированной заработной платы в учете делают записи:
ДЕБЕТ 50-1 КРЕДИТ 51
– получены денежные средства в банке на выдачу депонированной заработной платы;
ДЕБЕТ 76-4 КРЕДИТ 50-1
– депонированная заработная плата выдана работникам.
ПРИМЕР
В сентябре отчетного года работникам основного производства ООО «Пассив» начислена заработная плата в сумме 19 600 руб.
Общая сумма налога на доходы физических лиц, подлежащая удержанию из начисленной заработной платы, составила 2548 руб. Заработную плату за сентябрь выдают 7 октября. В этот день деньги были получены в банке.
Работник «Пассива» Иванов из-за болезни заработную плату до 9 октября не получил. Иванову было начислено 7500 руб.
Сумма налога на доходы, подлежащая удержанию с заработной платы Иванова, составляет 975 руб.
Заработная плата должна быть выдана Иванову в сумме 6525 руб. (7500 – 975). Иванов получил заработную плату 14 октября.
Организация уплачивает взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний по ставке 0,2%, а взносы в ПФР, ФСС, ФФОМС – по ставке 30%.
30 сентября бухгалтер «Пассива» должен сделать записи:
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70
– 19 600 руб. – начислена зарплата за сентябрь;ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 69-1
– 39,2 руб. (19 600 руб. × 0,2%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 69-1
– 568,4 руб. (19 600 руб. × 2,9%) – начислены взносы, которые подлежат уплате в Фонд социального страхования;ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 69-2
– 4312 руб. (19 600 руб. × 22%) – начислены взносы, которые подлежат уплате в Пенсионный фонд;ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 69-3
медицинского страхования;
– 999,6 руб. (19 600 руб. × 5,1%) – начислены взносы, которые подлежат уплате в Федеральный фонд обязательногоДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц»
– 2548 руб. – исчислен налог на доходы физических лиц.7 октября бухгалтер «Пассива» должен сделать записи:
ДЕБЕТ 69-1 КРЕДИТ 51
– 39,2 руб. – перечислены взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний с заработной платы за сентябрь;ДЕБЕТ 69-1 КРЕДИТ 51
– 568,4 руб. – перечислены взносы, которые подлежат уплате в Фонд социального страхования с заработной платы за сентябрь;ДЕБЕТ 69-3 КРЕДИТ 51
– 999,6 руб. – перечислены взносы, которые подлежат уплате в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования с заработной платы за сентябрь;ДЕБЕТ 69-2 КРЕДИТ 51
– 4312 руб. – перечислены взносы, подлежащие уплате в Пенсионный фонд;ДЕБЕТ 50-1 КРЕДИТ 51
– 17 052 руб. (19 600 – 2548) – оприходованы денежные средства, снятые с расчетного счета на выдачу заработной платы за сентябрь;ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50-1
– 10 527 руб. (19 600 – 2548 – 6525) – выдана заработная плата работникам «Пассива» (за исключением Иванова);ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц» КРЕДИТ 51
– 2548 руб. – перечислен в бюджет налог на доходы физических лиц (включая сумму налога, начисленного с заработной платы Иванова).9 октября бухгалтер «Пассива» должен сделать записи:
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76-4 – 6525 руб. Ъ
– депонирована заработная плата Иванова;ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 50-1 – 6525 руб.
– депонированная заработная плата Иванова сдана на расчетный счет в банк.14 октября бухгалтер «Пассива» должен сделать записи:
ДЕБЕТ 50-1 КРЕДИТ 51
– 6525 руб. – оприходованы денежные средства, снятые с расчетного счета на выдачу заработной платы Иванову за сентябрь;ДЕБЕТ 76-4 КРЕДИТ 50-1
– 6525 руб. – выдана заработная плата Иванову.
Получить за…
В случае смерти работника не полученную ко дню его смерти заработную плату выдают совместно проживавшим с ним членам семьи, а также лицам, находившимся на иждивении умершего независимо от того, проживали они с ним совместно или нет (письмо Минфина России от 4 июня 2012 г. № 03-04-06/3-147).
Выдать заработную плату обратившимся за ней нужно не позднее недельного срока со дня подачи ими работодателю соответствующих документов:
- свидетельство о смерти работника;
- письменное заявление о выплате причитающихся сумм;
- документ, удостоверяющий личность заявителя;
- документ, подтверждающий факт родства с работником (если в документе, удостоверяющем личность получателя, нет необходимой информации).
Членами семьи являются супруги, родители и дети (усыновители и усыновленные) (ст. 2 СК РФ), а также признаются братья и сестры, дедушка и бабушка, внуки, пасынок и падчерица, отчим и мачеха (гл. 15 СК РФ).
В состав заработной платы должны быть включены все полагающиеся работнику стимулирующие и компенсационные выплаты, включая денежную компенсацию за все неиспользованные отпуска (ст. 141 ТК РФ).
Если работник скончался, находясь на больничном, то организация-работодатель на основании листка нетрудоспособности обязана за все дни болезни рассчитать пособие. В этом случае в строке «Приступить к работе» должна быть запись «Умер» и указана дата смерти.
Начисляются все выплаты умершему работнику в обычном порядке — на кредит счета 70 в корреспонденции со счетами, отражающими источник выплаты. При выплате в расчетно-платежной (платежной) ведомости указывают данные работника (должность, табельный номер и т .п.), а в графе «Деньги получил» расписывается их получатель.
В статье 137 Трудового кодекса содержится перечень удержаний, которые из зарплаты работника для погашения его задолженности работодателю при увольнении в связи со смертью производить не нужно. Это, к примеру, возмещение неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы; погашение неизрасходованного аванса, выданного под отчет в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность.
Эти задолженности умершего работника признаются безнадежными и отражаются в бухгалтерском учете в составе прочих расходов, а в налоговом — в составе внереализационных расходов.
Со дня смерти работника должны быть прекращены отчисления из его зарплаты для уплаты алиментов (п. 1 ст. 418 ГК РФ), поскольку это обязательство также неразрывно связано с личностью работника.
Выплатить деньги можно первому из обратившихся лиц, которое предъявит оригинал свидетельства о смерти работника. Если одновременно за выплатой обратятся сразу несколько человек, то вопрос о том, какую сумму кому из них выдать, можно решить соглашением сторон (составить письменное соглашение), либо в судебном порядке.
Если в течение четырех месяцев со дня открытия наследства (дня смерти гражданина), суммы, невыплаченные ему при жизни, не получены никем из его членов семьи, они включаются в состав наследства и наследуются на общих основаниях (п. 2, 3 ст. 1183 ГК РФ).
При этом следует депонировать невыплаченные суммы, известить об этом нотариуса по месту жительства умершего работника и ждать его распоряжений.
При объявлении гражданина умершим днем открытия наследства является день вступления в законную силу решения суда об объявлении его умершим (ст. 1114 ГК РФ).
Если депонированная зарплата не востребована
Если депонированная заработная плата не была востребована работником (или нотариусом, если сумма была депонирована в связи со смертью работника) в течение трех лет, то ее включают в состав прочих доходов в бухгалтерском учете, а в налоговом — в составе внереализационных доходов. Для этого нужно провести инвентаризацию расчетов с сотрудниками по оплате труда, подготовить акт инвентаризации, составить бухгалтерскую справку и издать приказ руководителя организации (п. 78 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н).
В письме от 28 января 2013 г. № 03-03-06/1/38 Минфин России подтвердил такой порядок, отметив, что признавать соответствующий доход необходимо в последний день непосредственно того отчетного периода, в котором истекает срок исковой давности. Случаи, порядок и сроки проведения инвентаризации экономический субъект устанавливает самостоятельно, за исключением обязательной инвентаризации — ее нужно проводить перед составлением годовой отчетности (ст. 11 Закона № 402-ФЗ). Поэтому даже в случае пропуска списания кредиторской задолженности в периоде истечения срока исковой давности не списать ее по окончании года не получится. Таким образом, невостребованная кредиторка будет включена в доходы по итогам налогового периода, и это соответствует выводу, содержащемуся в Постановлении Президиума ВАС РФ от 8 июня 2010 года № 17462/09.
Списание невостребованной заработной платы следует отразить записью:
ДЕБЕТ 76-4 КРЕДИТ 91-1
– невостребованная заработная плата включена в состав прочих доходов.