ФНС России в письме от 18.10.2018 № БС-4-11/20351@ разъяснила порядок заполнения форм 6-НДФЛ и 2-НДФЛ при доначислении работнику сумм среднего заработка за время нахождения в командировке.
Что такое командировка
Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).
На оплату командировочных расходов работнику перед его отъездом в командировку выдают аванс.
На период командировки работнику выплачивают средний заработок за рабочие дни, приходящиеся на дни командировки (п. 9 Положения о командировках, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). При расчете среднего заработка учитывают все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат (п. 2 Положения “Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы”, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).
ФНС России отметила, что средний заработок, сохраняемый при направлении работника в служебную командировку, относится к оплате труда для целей обложения налогом на доходы физических лиц.
ПРИМЕР 1. РАСЧЕТ СРЕДНЕГО ЗАРАБОТКА ЗА ПЕРИОД КОМАНДИРОВКИ
Сотрудник Петров С. В. с 12 по 18 октября 2018 года включительно находился в служебной командировке на территории России. На период командировки выпало пять рабочих дней.
В компании установлена пятидневная рабочая неделя. Расчетный период отработан полностью. Оклад Петрова – 30 000 руб. Других выплат не было. Доплаты за время командировки в компании не установлены. В выходные дни во время командировки Петров не работал.
Расчетный период – с 1 октября 2017 года по 30 сентября 2018 года.
По календарю пятидневной рабочей неделю на расчетный период приходится 246 рабочих дней.
На время командировки Петрову начислено 7317,07 руб. (30 000 руб. × 12 мес. : 246 дн. × 5 дн.).
Выходные дни, приходящиеся на период командировки, не оплачиваются. За эти дни работнику были выплачены суточные.
6-НДФЛ: как отразить средний заработок за время командировки?
В целях обложения НДФЛ датой фактического получения дохода в виде среднего заработка, сохраняемого при направлении работника в служебную командировку, выплачиваемого в сроки, установленные для выплаты заработной платы, согласно пункту 2 статьи 223 НК РФ признается последний день месяца, за который налогоплательщику был начислен указанный доход.
Рассмотрим ситуацию.
23 июля 2018 года произведена выплата среднего заработка за время нахождения в командировке (с 2 февраля 2017 года по 10 февраля 2017 года), рассчитанного с учетом выплаченной в июле 2018 года премии по итогам работы за 2016 год.
В разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ за 9 месяцев 2018 года данную выплату нужно отразить следующим образом:
- по строке 100 указывается 28.02.2017;
- по строке 110 – 23.07.2018;
- по строке 120 – 24.07.2018;
- по строкам 130, 140 – соответствующие суммовые показатели.
Уточненный расчет по форме 6-НДФЛ, согласно пункту 6 статьи 81 НК РФ, представляется налоговым агентом в налоговый орган при обнаружении в поданном им в налоговый орган расчете факта неотражения или неполноты отражения сведений, а также ошибок, приводящих к занижению или завышению суммы налога, подлежащей перечислению. Таким образом, налоговому агенту при доначислении в 2018 году среднего заработка за время нахождения в командировке в 2017 году следует представить в налоговый орган уточненный расчет по форме 6-НДФЛ за 2017 год.
Обратите внимание
Уточнению подлежит только раздел 1 расчета по форме 6-НДФЛ за 2017 год, указанная выплата в разделе 2 не отражается.
Читайте также «Штраф за несданный вовремя 6-НДФЛ»
Когда нужно подать корректирующую 2-НДФЛ
В рассматриваемой ситуации налоговому агенту необходимо также представить корректирующую справку 2-НДФЛ за 2017 год, так как был произведен перерасчет НДФЛ за 2017 год в связи с доплатой среднего заработка за период нахождения в командировке в 2017 году.
Так, нужно подать новую справку с правильными данными с указанием прежнего номера ранее представленной 2-НДФЛ, но даты составления корректирующей. При этом если налоговый агент впервые уточняет сведения о доходах физического лица, то в поле “Номер корректировки” корректирующей справки 2-НДФЛ необходимо поставить значение “01”, если подается вторая корректирующая по этому же физическому лицу – “02” и т. д.
ПРИМЕР 2. КАК ОТРАЗИТЬ В УЧЕТЕ РАСХОДЫ НА КОМАНДИРОВКУ
Работник ООО “Ромашка” Иванов А. А. направлен в командировку на 7 дней. Расходы Иванова на приобретение авиабилетов составили 9440 руб. (в том числе НДС – 1440 руб.), по найму жилого помещения – 5900 руб. (в том числе НДС – 900 руб.). Иванов получил в гостинице счет-фактуру. Приказом руководителя утверждены нормы суточных при командировках по территории России – 600 руб. Выданы суточные в сумме 4200 руб (600 руб./дн. × 7 дн.). Сумма аванса, выданного Иванову для оплаты расходов в командировке, составила 25 000 руб.
Работник направлен в командировку для заключения договора о покупке материалов. Бухгалтер должен сделать следующие записи:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
— 25 000 руб. – выдан аванс на командировку;ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71
— 2340 руб. (1440 + 900) – учтен НДС по командировочным расходам;ДЕБЕТ 68 СУБСЧЕТ “РАСЧЕТЫ ПО НДС” КРЕДИТ 19
— 2340 руб. – произведен вычет по НДС;ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 71
— 17 200 руб. (9440 + 5900 + 4200 – 2340) – расходы по командировке учтены в себестоимости приобретенных материалов;ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71
— 5460 руб. (25 000 – 9440 – 5900 – 4200) – возвращена сумма неиспользованного аванса в кассу организации.
Эксперт “НА” Е.В. Чимидова