Фирма может выплатить материальную помощь как работникам, так и лицам, которые в фирме не работают. Решение о выплате матпомощи принимает руководитель фирмы.
Обычно материальную помощь платят в фиксированной сумме (например, 1000 руб.). Ее размер зависит от величины непредвиденных затрат человека и финансового состояния фирмы.
Основания для выплаты
Матпомощь выплачивают на основании приказа руководителя или заявления работника, подписанного руководителем.
В приказе о выплате материальной помощи указывают:
- фамилию, имя и отчество лица, получающего помощь;
- причину выдачи материальной помощи (например, в связи с тяжелым материальным положением, смертью члена семьи работника, пожаром, стихийным бедствием и т. д.);
- сумму помощи.
Если матпомощь выплачивают на основании заявления, то работник должен указать в нем причину, по которой она ему необходима. Руководитель подписывает заявление (ставит резолюцию) и указывает сумму помощи. Например: «Бухгалтерии – оказать материальную помощь в размере 2000 рублей».
Если матпомощь выплачивают в связи со стихийным бедствием или другим чрезвычайным обстоятельством (пожаром, кражей имущества и др.), работник должен представить в бухгалтерию соответствующие документы (например, справку из полиции о факте хищения, справку из пожарной охраны о пожаре и т. д.).
При выплате материальной помощи в связи со смертью члена семьи работника в бухгалтерию представляют копию свидетельства о смерти. Если материальная помощь выплачивается родственникам работника в связи с его смертью, то в бухгалтерию надо представить копию свидетельства о смерти работника.
Выплатить помощь можно вместе с заработной платой по ведомости или по расходному кассовому ордеру. Если человек не работает в фирме, то выплату оформляют расходным кассовым ордером.
Читайте также «Материальная помощь при рождении ребенка: страховые взносы»
Налогообложение материальной помощи
Любая материальная помощь не уменьшает налогооблагаемую прибыль (п. 23 ст. 270 НК РФ). Но с сумм материальной помощи необходимо платить страховые взносы. Однако есть еще специальная норма, которая освобождает некоторые виды матпомощи от уплаты страховых взносов. Это помощь пострадавшим от стихийного бедствия или террористического акта, помощь работнику в связи со смертью члена его семьи, а также сотрудникам при рождении (усыновлении) ребенка, выплачиваемая в течение первого года после рождения (усыновления), но до 50 000 руб. на каждого ребенка (пп. 3 п. 1 ст. 422 НК РФ). Также не облагают страховыми взносами материальную помощь по другим основаниям в пределах 4000 рублей в год. Обложение матпомощи НДФЛ зависит, во-первых, от причины ее оказания, во-вторых, от суммы. Не облагают налогом помощь, оказанную (п. 8, 8.2, 8.3, 8.4 ст. 217 НК РФ):
- в связи со стихийным бедствием или другим чрезвычайным обстоятельством, независимо от источника выплаты;
- в связи со смертью члена (членов) семьи работника, бывшего работника, вышедшего на пенсию, или членам семьи умершего работника, бывшего работника, вышедшего на пенсию;
- благотворительными организациями в виде помощи гуманитарной, а также благотворительной;
- малоимущим и социально незащищенным категориям граждан в виде сумм адресной социальной помощи по государственным программам;
- людям, пострадавшим от террористических актов на территории Российской Федерации, независимо от источника выплаты;
- родителям (усыновителям, опекунам) при рождении (усыновлении), выплачиваемую в течение первого года после рождения (усыновления) ребенка до 50 000 рублей на каждого ребенка.
Не облагается налогом материальная помощь в пределах 4000 рублей в год, выданная:
- работникам по другим основаниям;
- бывшим работникам, уволившимся в связи с выходом на пенсию по инвалидности или возрасту.
Из всех перечисленных видов материальной помощи взносами на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний облагают только выплаты по основаниям, которые не были указаны выше. Например, помощь к отпуску, в связи с тяжелым финансовым положением, на лечение, на приобретение имущества, по семейным обстоятельствам.
Не облагаются взносами по «травме» те виды матпомощи, которые не подлежат обложению страховыми взносами на ОПС, ОСС и ОМС, так как базы для обложения тех и других взносов теперь одинаковые (постановление Правительства РФ от 31 декабря 2010 г. № 1231).
Читайте также «Страховые взносы с материальной помощи»
Источники выплаты материальной помощи
Материальную помощь могут выплачивать:
- за счет нераспределенной прибыли фирмы;
- за счет прочих расходов.
Материальную помощь можно выплатить за счет нераспределенной прибыли только по решению общего собрания участников (учредителей) или акционеров фирмы, которое оформляют протоколом.
Использование нераспределенной прибыли без согласия участников (учредителей) или акционеров не допускается.
Законами об АО и ООО не предусмотрено каких-либо выплат за счет прибыли кому-то еще, кроме собственников. И счет 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» – это счет собственников, и только они имеют право на получение дивидендов.
Минфин России также неоднократно указывал, что счет 84 не предназначен для отражения всевозможных социальных и благотворительных расходов, выплат материальной помощи и премирования (см., например, письма Минфина России от 19 июня 2008 г. № 07-05-06/138, от 19 декабря 2008 г. № 07-05-06/260).
Расходы организации на спортивные мероприятия, отдых, развлечения, мероприятия культурно-просветительского характера и иные аналогичные мероприятия, а также перечисление средств на благотворительность являются прочими расходами и должны учитываться по счету 91 «Прочие доходы и расходы».
ПРИМЕР. МАТПОМОЩЬ ЗА СЧЕТ ПРИБЫЛИ
В марте работник ООО «Пассив» Ивашкин написал заявление с просьбой оказать ему материальную помощь в связи с тяжелым материальным положением.
Оклад Ивашкина составляет 10 000 руб. По приказу руководителя ему выплатили 5000 руб.
В соответствии с решением учредителей ООО «Пассив» материальная помощь работникам фирмы выплачивается за счет нераспределенной прибыли. Все расходы, связанные с этой выплатой, бухгалтер будет относить на счет 91-2 «Прочие расходы».
Если вы выплачиваете материальную помощь работникам за счет нераспределенной прибыли организации, сделайте запись:
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 70
— начислена материальная помощь работнику организации.
Если помощь получает лицо, которое не работает в вашей организации, сделайте запись:
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 76
— начислена материальная помощь лицу, не являющемуся работником организации.
Налогообложение матпомощи
Налог на доходы физических лиц, удержанный с суммы материальной помощи, превышающей 4000 рублей, отразите проводкой:
ДЕБЕТ 70 (76) КРЕДИТ 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ»
— удержан НДФЛ с суммы материальной помощи.
Начисляя на сумму материальной помощи взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, сделайте запись:
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69-1-2
— начислены взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.
Суммы материальной помощи, превышающей 4000 рублей, облагают страховыми взносами.
Взносы начислите проводками:
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69-1-1 (69-2, 69-3)
— начислены взносы на ОСС, ОПС и ОМС.
Когда материальная помощь включается в состав прочих расходов
Если участники или акционеры организации не приняли решение о расходовании нераспределенной прибыли на выплату материальной помощи, то ее сумму включают в состав прочих расходов.
При начислении помощи работнику организации сделайте запись:
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 70
— начислена материальная помощь работнику организации.
Если помощь получает лицо, которое не является работником фирмы, сделайте проводку:
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 76
— начислена материальная помощь лицу, не являющемуся работником организации.
Сумму матпомощи, включенную в состав прочих расходов, относят к затратам, которые не учитывают в целях налогообложения прибыли (п. 23 ст. 270 НК РФ).
НДФЛ, удержанный из суммы материальной помощи, превышающей 4000 рублей, отразите проводкой:
ДЕБЕТ 70 (76) КРЕДИТ 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ»
— удержан НДФЛ с суммы материальной помощи.
Начисляя на сумму материальной помощи взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, сделайте запись:
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69-1-2
— начислены взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний с сумм материальной помощи.
Суммы материальной помощи, превышающей 4000 рублей, облагают страховыми взносами.
Взносы начислите проводками:
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69-1-1
— начислены взносы на ОСС;
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69-2
— начислены взносы на ОПС;
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69-3
— начислены взносы на ОМС.