Дистанционная работа довольно специфическая. Ее особенностям отводится целая глава 49.1 Трудового кодекса. Главная трудность дистанционной работы – это организация документооборота между работником и работодателем. О том, как все сделать правильно – читайте в нашей статье.
Что есть что
Положениями статьи 312.1 Трудового кодекса устанавливаются три основных понятия:
- дистанционная работа – это работа вне места, подконтрольного работодателю, при условии взаимодействия сторон договора по рабочим вопросам «по информационно-коммуникационным сетям общего пользования, включая Интернет»;
- дистанционный работник – это человек, заключивший трудовой договор о дистанционной работе;
- трудовой договор о дистанционной работе – это договор, который заключается в соответствии с Трудовым кодексом и дает работникам все права, предусмотренные трудовым законодательством, с учетом некоторых особенностей, связанных с удаленным характером работы.
В основном при дистанционной работе обмен документами происходит в электронном виде, но в ряде случаев его необходимо подкреплять бумажными документами, которые пересылаются по почте как от работника к работодателю, так и наоборот. При пересылке бумажных документов в рамках дистанционного трудового договора используют почтовые отправления заказным письмом с уведомлением о вручении адресату.
Электронный обмен документами
Если дистанционный работник и работодатель договорились взаимодействовать путем обмена электронными документами, используются их усиленные квалифицированные электронные подписи. При этом каждая из сторон обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны. Срок направления подтверждения определяется трудовым договором о дистанционной работе.
В тех случаях, когда дистанционный работник должен быть ознакомлен в письменной форме, в том числе под роспись, с документами (приказами, распоряжениями, уведомлениями, требованиями и др.), непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, это ознакомление может быть проведено путем обмена электронными документами.
В форме электронного документа работник может обратиться к работодателю с заявлением предоставить объяснения либо другую информацию.
Дистанционный работник по заявлению вправе получать от работодателя копии документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ). Работодатель не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить дистанционному работнику эти копии в форме, указанной в заявлении: по почте заказным письмом с уведомлением или в форме электронного документа.
Особенности дистанционного договора
В каком порядке заключить и оформить, и что предусмотреть в трудовом договоре о дистанционной работе, написано в статье 312.2 Трудового кодекса.
В любом случае местом заключения трудового договора о дистанционной работе (соглашений об изменении его условий) указывается место нахождения работодателя, поэтому регистрировать обособленное подразделение не придется.
Трудовой договор о дистанционной работе и соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе могут заключаться путем обмена электронными документами. Это и определяет главные особенности такого договора. При электронном документообороте стороны дистанционного договора обязаны использовать усиленные квалифицированные электронные подписи согласно Закону от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ.
При электронном обмене документы, которые должны быть предоставлены работодателю для заключения трудового договора (удостоверяющие личность, образование, ИНН, страховое пенсионное свидетельство и др. — 65 ТК РФ), лицо, поступающее на работу, может прислать в форме электронного документа. Затем, по требованию работодателя, нотариально заверенные копии этих документов направляются по почте.
Работодатель не позднее трех календарных дней со дня заключения договора обязан направить дистанционному работнику по почте бумажный экземпляр договора.
Особо оговорен порядок обращения трудовой книжки дистанционного работника.
По соглашению сторон трудового договора о дистанционной работе при поступлении на работу трудовую книжку можно не заводить, если это первое место работы человека, или не заполнять – если не первое. Если такого соглашения нет, то дистанционный работник обязан предоставить работодателю трудовую книжку лично или направить ее по почте.
В части 3 статьи 68 Трудового кодекса установлено, что работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Это он может сделать путем обмена электронными документами.
Кроме этого, в договор нужно включить пункт о порядке и сроках представления дистанционными работниками отчетов о выполненной работе. Также следует предусмотреть дополнительное условие о том, какое оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и др. обязан использовать дистанционный работник при исполнении своих обязанностей. Все это может быть предоставлено работодателем. Если же работник использует собственное имущество или взятое в аренду, в договор следует включить условия о компенсации расходов , сроке их выплаты.
Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный работник устанавливает самостоятельно, если другое не установлено договором (например, в дистанционном договоре можно указать, что, к примеру, работник обязан в определенные часы быть в онлайн-доступе). При этом у него есть право на очередной отпуск (и другие виды отпусков) в соответствии с Трудовым кодексом (ст. 312.4 ТК РФ).
Есть только одна особенность в порядке прекращения дистанционного трудового договора. Она связана с прекращением такого договора по инициативе работодателя. Основания к этому должны быть прописаны в договоре (ст. 312.5 ТК РФ).
Все остальное — в порядке, установленном Трудовым кодексом.
Если ознакомление дистанционного работника с приказом (распоряжением) работодателя о прекращении трудового договора осуществляется в форме электронного документа, работодатель обязан направить дистанционному работнику по почте бумажную копию указанного приказа (распоряжения) в день прекращения трудового договора.