С 1 сентября 2021 года действует Приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н, который утвердил форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек. В том числе, он предусматривает, что фирмы должны сами разрабатывать книги по учету трудовых книжек. Должна ли с 1 сентября 2021 года организация завести новую книгу по учету трудовых книжек? И если да, что ей надо сделать в таком случае со старой?
Учет трудовых книжек до 1 сентября 2021 года
В настоящее время с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее у работодателей ведутся:
- приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Формы приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки, а также книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них утверждены постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69.
При этом предусмотрено, что приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Порядок же ведения книг не установлен, поэтому работодатель вправе выбрать удобный для себя порядок.
Учет трудовых книжек с 1 сентября 2021 года
С 1 сентября 2021 года действует новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек. Он предусматривает, что организации должны вести:
- учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
- учет трудовых книжек и вкладышей в них.
Теперь предусмотрено, что в книге по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее надо учитывать:
- трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу;
- трудовые книжки и вкладыши в нее, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера.
В книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее надо фиксировать сведения о всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.
Книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации, если она имеется.
При этом с 1 сентября 2021 года обязанность самостоятельно разрабатывать книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек возложена на работодателей.
Однако, это правило касается только тех случаев, когда необходимость начать ведение книги по учету движения трудовых книжек возникла после вступления в силу нового Порядка ведения трудовых книжек. Действующие книги работодатель вправе вести до их окончания. К такому выводу пришли эксперты Роструда на сайте «онлайнинспекция.рф».