Досрочное завершение командировки или отмена рейса обратно неизбежно влечет потери. Однако их можно свести к минимуму.
Как поступить при укорочении сроков пребывания за пределами дома.
При сокращении срока командировки составьте приказ с причиной изменения и новыми датами выезда.
Исходный приказ о командировке Необходимо сохранять запись о том, что потребовало от сотрудника сменить билеты и вернуться из командировки досрочно.
Приказ станет основанием для расходов, появившихся из-за продления сроков командировки. В нём следует указать.
- Причины изменения срока командировки.
- Установить новые сроки командировки.
- Отменить забронированный номер в гостинице, учитывая измененные сроки командировки.
- В случае если гостиница выставила работнику штраф за укороченный срок проживания или бронирование номера по нес subsidized тарифу, согласно новому приказу обе суммы можно отнести к расходам.
- Возврат и переоформление билетов Если обратный билет был возвратным, оплата перевозчику за переоформление его на другую дату может быть учтена в расходах.
Разницу в тарифах также возможно учитывать при доплате. В новом приказе лучше указать разрешение на обратный перелет любым классом.
В случае невозвратного билета сотрудник может получить компенсацию за его стоимость с учетом возвращенных сервисных и аэропортовых сборов, плюс стоимость нового обратного билета.
- Перерасчёт стоимости проживания на основании фактического времени пребывания.
Излишек первоначально выданных суточных работник должен вернуть.
При выдаче суточных в полном объёме включать их в расходы нежелательно.
Замена обратного билета
Сотрудник возможно вернулся из командировки не на запланированном, а на другом виде транспорта. Это могло произойти из-за действий авиакомпании.
В сообщении Роспотребнадзора от 24 февраля 2022 года сказано: при отмене, задержке рейса, изменении маршрута перевозки или выполнении рейса не по расписанию пассажир имеет право на возврат уплаченной провозной платы.
Возврат денег за билеты или обмен на другие даты доступен пассажирам отмененных рейсов.
Чтобы осуществить это, обратитесь в авиакомпанию или организацию, где покупали билеты, и подайте соответствующее заявление.
Вычет за не состоявшееся авиапутешествие невозможен. При оформлении заявления в авиакомпанию, комиссия за возврат билета списывается на расходы.
Фактические затраты на возврат по пути следования с помощью иных видов транспорта подлежат включению в командировочные расходы стандартным способом.
Сотрудник к авансовому отчету должен приложить документы, подтверждающие расходы на проезд, и объяснительную записку о смене вида транспорта при возвращении из командировки. В ней необходимо указать визу директора, подтверждающую согласование непредвиденных расходов.
Если командировка не состоялась
Расходы по командировке, сорванной уважительными причинами, не считаются командировочными, так как служебной поездки не было. Минфин советует учитывать такие расходы как убытки: включать их во внереализационные расходы, но при соблюдении условий пункта 1 статьи 252 НК РФ и отсутствии указания таких расходов в статье 270 НК РФ (см. письмо от 18 мая 2018 г. № 03-03-07/33766).
В качестве альтернативы можно сгруппировать указанные суммы в «прочие расходы» по причине того, что перечень подобных расходов неограничен (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).