Минфин разрешил учитывать в затратах по командировке авиабилеты даже в том случае, когда они оплачены картой, которая не принадлежит работнику. Какие документы при этом нужны бухгалтерии, Минфин пояснил в письме от 18.11.2021 № 03-03-07/93276.
Компания может принять в расходы стоимость авиабилетов, купленных для командированного сотрудника, даже если их оплатили картой, не принадлежащей самому подотчетнику.
Требования к расходам, которые бухгалтерия вправе учесть в налоговой базе по прибыли, сформулированы в пункте 1 статьи 252 НК РФ. Прежде всего, они должны быть документально подтверждены.
НК РФ не устанавливает конкретный перечень документов, которыми можно подтвердить расходы и не ограничивают бухгалтерию в выборе документов.
Документы, которые можно принять к учете, должны быть оформлены:
- в соответствии с законодательством РФ;
- в соответствии с обычаями делового оборота на территории страны, в которой расходы были произведены.
Более того, бухгалтер вправе принять документы, косвенно подтверждающие произведенные расходы.
В приказе Минтранса России от 08.11.2006 № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» регламентируется выдача и применение важнейшего документ перевозчика — маршрут/квитанции электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписки из АС оформления воздушных перевозок).
Это документы строгой отчетности. Их выдают покупателю после оплаты авиабилета. Способ оплат — наличный расчет или оплата по карте – значения не имеет.
Если приобретен электронный авиабилет, оправдательным документом, подтверждающим расходы, может быть маршрутная квитанция электронного билета, в которой указана стоимость перелета и маршрут.
Этим документом бухгалтерия вправе подтвердить перелет подотчетного лица в командировку.
При наличии маршрутной квитанции, дополнительные документы для подтверждения оплаты авиабилета, в том числе выписка по банковской карте, не нужны.
Кстати, по Семейному и Гражданскому кодексам РФ имущество, нажитое супругами во время брака, является их совместной собственностью.
Следовательно, оплата билета работнику с банковской карты супруг (супруга) может быть являться подтверждением расходов подотчетного лица.