Организация электронного документооборота может стать одной из важнейших задач для предприятия. С обменом цифровыми бумагами между контрагентами проблем, в основном, не возникает, а вот о процессе перехода на такие документы в кадровом учете вопросов все еще много.
1 апреля 2020 года Министерством труда и социальной защиты дан старт масштабного эксперимента по внедрению электронного документооборота по кадровым вопросам.
Но не каждая компания готова разрабатывать методику цифрового взаимодействия со своими сотрудниками. Процедура эта не только рискованная, но и дорогая. Потребуются установка специального программного обеспечения, его поддержка, обучение пользователей и прочие финансовые инвестиции в технические параметры системы. Да и не все сотрудники согласятся отказаться от привычных «бумажек» с подписями и печатями работодателя. Но время диктует свои условия.
Так, сложившаяся ситуация с пандемией и массовым переходом работников на удаленную работу требует адаптации бизнеса, в том числе и в области кадрового документооборота.
Принять участие в эксперименте может любая компания, изъявившая такое желание. Подробный порядок проведения эксперимента и отбора работодателей планируется регламентировать Положением Министерства труда и социальной защиты, которое будет осуществлять полное методическое сопровождение эксперимента.
По состоянию на дату принятия решения о представлении законопроекта в Совет Государственной Думы желание участвовать в эксперименте изъявили порядка 80 компаний, в том числе из числа субъектов среднего предпринимательства.
Работники принимают участие в эксперименте добровольно и вправе отказаться от него, уведомив об этом работодателя в письменной форме.
Основные задачи
Для начала компании нужно определиться с целями, которые хочет достигнуть бизнес в рамках внедрения электронных кадровых документов. Как правило, на онлайн-площадку переносят такие возможности, как:
- заключение трудовых договоров,
- оформление служебных командировок и отпусков,
- извещение сотрудников о составных частях заработной платы, причитающихся им за соответствующий период,
- ознакомление с графиком отпусков и уведомление сотрудников о времени начала отпуска,
- знакомство с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их работой.
Еще одной целью внедрения цифровой кадровой системы является представление документов при проведении проверок Федеральной службой по труду и занятости, заявления сотрудника о выдаче ему копий документов, связанных с работой, и о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска, а также ведение учета рабочего времени, фактически отработанного каждым специалистом, и получение согласия на привлечение к сверхурочной работе и работе в выходные и нерабочие праздничные дни.
Актуальным будет и перевод в «электронку» ознакомления с правом отказаться от выполнения сверхурочной работы.
Этапы перехода
Согласно Федеральному закону от 24 апреля 2020 года № 122-ФЗ работодатель до начала проведения эксперимента должен утвердить перечень видов документов, связанных с работой, в отношении которых будет проводиться эксперимент, при необходимости – выбрать структурные подразделения компании, участвующие в эксперименте.
Не позднее чем за один месяц до начала проведения эксперимента каждого работника нужно уведомить в письменной форме о проведении эксперимента, а также о праве сотрудника, как отмечалось выше, отказаться от участия, подав соответствующее заявление, либо выразить свое добровольное согласие.
Кроме того, необходимо сформировать и утвердить список работников, а также, с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при наличии), принять или внести изменения (при необходимости) в связанные с проведением эксперимента локальные нормативные акты, в том числе ЛНА об использовании электронной подписи работодателем и сотрудником в соответствии с положениями частей 2 и 3 статьи 7 данного Федерального закона, а также локальный нормативный акт, устанавливающий порядок обработки компанией электронных документов, связанных с работой, содержащих персональные данные сотрудников.
Компания также должна познакомить работников и их представителей (при наличии) под расписку с локальными нормативными актами, связанными с проведением эксперимента, и обязательно подготовить и обсудить с уполномоченными представителями работников изменения в коллективные договоры в порядке, установленном Трудовым кодексом.
Для создания, использования и хранения электронных документов, связанных с работой, необходимо будет создать специальную цифровую базу.
Инфо рмационная система
Вести электронные документы, касающиеся трудовых отношений с работниками, предполагается либо через созданную работодателем уникальную информационную систему, либо через сервис «Работа в России», к которому работодатель может присоединиться.
Использование указанных систем должно обеспечить фиксацию фактов получения сотрудником или работодателем документов в электронном виде. Применение информационной системы работодателя или сервиса «Работа в России» должно быть отражено в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему) работника, согласившегося участвовать в эксперименте.
А вот бремя расходов по ведению электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками, в том числе по приобретению и использованию электронной подписи сотрудника, возложено на работодателя. Одновременно оговорено, что отсутствие у специалиста электронной подписи не может служить основанием для отказа в заключении с ним трудового договора.
Обратите внимание, у сотрудников есть право обращаться к работодателю в письменной форме или в установленном в компании порядке через информационную систему либо по адресу электронной почты организации с заявлением о направлении или выдаче электронных документов, касающихся трудовых отношений.
Пилотный проект
Ранее Минтруда России проводило эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работниках по вопросам трудовых отношений. Правила его проведения регламентированы приказом от 26 марта 2018 года № 194. В частности, в документе сказано, что новые правила работы опробуют на таких важных этапах, как заключение трудовых договоров и оформление служебных командировок, выдача нарядадопуска, ознакомление работника с графиком отпусков и некоторыми ЛНА работодателя.
В пилотном проекте участвовали 11 крупных компаний:
- «Российские железные дороги»,
- «Газпромбанк»,
- «АвтоВаз»,
- «Росбанк»,
- «Мечел»,
- «Северсталь Менеджмент»,
- «Ростелеком» и другие.
Среди задач эксперимента – опробовать механизм возможности ведения кадровых документов в электронном виде, оценить затраты и полученные эффекты от новых правил ведения такой документации, а также выявить проблемы и риски от ведения кадрового документооборота в электронном виде, подготовить предложения по оптимизации обязательных для работодателей документов, а также выработать инициативы по внесению изменений в законодательство для массового начала ведения электронного кадрового документооборота.
Технические особенности
Теперь о том, что касается технической стороны вопроса, а именно – необходимости применения усиленных квалифицированных электронных подписей работодателя и сотрудников при заключении трудовых контрактов, договоров о материальной ответственности, ученических соглашений, а также при внесении в них изменений с использованием информационной системы работодателя.
По замыслу законодателя, ведение электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками, требующих подписания со стороны компании, должно удостоверяться усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя.
В свою очередь, для заключения трудовых договоров и договоров о материальной ответственности или внесения в них изменений при использовании системы «Работа в России» достаточно будет усиленной квалифицированной электронной подписи работодателя и простой электронной подписи сотрудника.
Права работников
Отдельно отметим законодательную поддержку сотрудников, чьи работодатели решили внедрить электронный кадровый документооборот.
Так, в соответствии с Законом № 122-ФЗ от 24 апреля 2020 года работник вправе отказаться от участия в эксперименте в любой момент до начала его проведения либо от дальнейшего участия после начала его проведения, уведомив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели.
Кроме того, в соответствии с положениями части 3 статьи 8 данного Федерального закона специалист может дать письменное согласие на создание, использование и хранение работодателем части электронных документов, связанных с его работой, с использованием информационной системы работодателя или сервиса «Работа в России».
В случае, если работодатель не использует систему, созданную Рострудом, сотрудник может обратиться к нему в письменной форме либо через информационную систему, либо по адресу электронной почты с заявлением о размещении цифрового документа в личном кабинете в системе «Работа в России».
Отказ сотрудника от участия в эксперименте не может являться основанием для изменения условий труда, увольнения по инициативе работодателя, а также прекращения трудового договора со специалистом в порядке, предусмотренном пунктом 7 части 1 статьи 77 Трудового кодекса. А при заключении договора во время проведения эксперимента лицо, поступающее в организацию, выражает свое добровольное согласие на участие в эксперименте либо отказывается от участия в нем путем подачи все того же письменного заявления.
Отказ от участия в эксперименте не может являться основанием для отказа в заключении трудового договора.
В заключение отметим, что государственные органы будут пристально наблюдать за внедрением кадрового электронного документооборота. Таким правом президент России наделил исполнительные органы власти. Так что, принимая решение о внедрении подобных цифровых технологий, нужно быть предельно внимательными к порядку ведения кадрового учета, чтобы не стать объектом более пристального внимания ревизоров.