Трудинспекторы всегда выступали против слишком маленьких авансов. Но небезопасно впадать и в другую крайность, выплачивая в виде аванса, к примеру, 80% от оклада. Это, по мнению проверяющих, также нарушает права работников.
Да, именно к такому выводу пришли проверяющие из Роструда, отвечая на частный запрос пользователя портала онлайнинспекция.рф. И вывод этот не добавляет удобства бухгалтерам.
Трудинспекторы напомнили, что платить сотруднику необходимо дважды в месяц (ч. 6 ст. 136 ТК РФ). Причем ни о каком авансе речь не идет. Такого понятия вообще нет в Трудовом кодексе. То, что мы привыкли называть авансом, – это зарплата за первую половину месяца. Платить произвольную сумму нельзя. Выводы чиновников строятся на том, что если одна часть зарплаты необоснованно боль-шая, то другая будет слишком маленькой. Значит, права сотрудника нарушаются.
Важно
Старое понятие аванса, хотя еще и применяется, но уже не вполне соответствует новым нормам. Теперь это первая часть заработной платы. И рассчитывать ее следует исходя из фактически отработанного за первую половину месяца времени, а не в процентах от месячного заработка работника. В состав первой части зарплаты следует включать надбавки и доплаты, связанные с режимом и условиями труда (см. письмо Минтруда России от 18 апреля 2017 г. № 11-4/ООГ-718).
Аванс без претензий
Самый частый вариант, который используют компании, – выдавать в качестве аванса процент от оклада. Однако он не совсем корректный. Даже если установите выплату ровно вполовину от оклада, этот способ не учитывает количество отработанных сотрудником дней. А ведь по итогам первых двух недель месяца сотрудник может отработать меньше половины рабочего времени. К примеру, в мае 2019 года 18 рабочих дней, но с 1-го по 15-е число на рабочие выпадает только 6 из них.
При начислении аванса получается, что вы заплатите сотруднику за то, что еще не сделано. Он может уволиться и не отработать переплату. Устанавливать фиксированную выплату, например 5000 руб., тоже неправильно. Чиновники настаивают, что аванс должен зависеть от зарплаты и его нельзя установить одинаковым для всех (письмо Роструда от 8 сентября 2006 г. № 1557-6). Единственный выход – выплачивать зарплату за каждую часть месяца про-порционально отработанному времени. Разделите оклад на количество рабочих дней в полном месяце, а потом умножьте на количество рабочих дней, которое сотрудник отработал за первые две недели месяца. От даты выплаты аванса расчет не зависит. Это, по сути, зарплата за первые две недели месяца, то есть с 1-го по 15-е число. Поэтому для подсчета отработанных дней берите именно эти даты. Неважно, что платите аванс, к примеру, 20-го числа.
В расчет включите оклад, а также другие выплаты, которые не зависят от итогов работы за месяц.
Обратите внимание
При начислении аванса получается, что вы заплатите сотруднику за то, что еще не сделано. Он может уволиться и не отработать переплату. Устанавливать фиксированную выплату, например 5000 руб., тоже неправильно. Чиновники настаивают, что аванс должен зависеть от зарплаты и его нельзя установить одинаковым для всех (письмо Роструда от 8 сентября 2006 г. № 1557-6). Единственный выход – выплачивать зарплату за каждую часть месяца пропорционально отработанному времени. Разделите оклад на количество рабочих дней в полном месяце, а потом умножьте на количество рабочих дней, которое сотрудник отработал за первые две недели месяца. От даты выплаты аванса расчет не зависит. Ведь это, по сути, зарплата за первые две недели месяца, то есть с 1-го по 15-е число. Поэтому для подсчета отработанных дней берите именно эти даты. Неважно, что платите аванс, к примеру, 20-го числа.
К примеру, надбавки за совмещение должностей, работу в ночное время и во вредных условиях (письма Минтруда от 10 августа 2017 г. № 14-1/В-725, от 18 апреля 2017 г. № 11-4/ООГ-718). Премии и другие доплаты в расчете не учитывайте. Сделайте это, когда будете считать итоговую зарплату за месяц.
Если сотрудник отработал первую половину месяца не полностью, при расчете аванса учтите только время, которое он фактически присутствовал на работе.
Кроме того, вы вправе сделать поправку на НДФЛ. Дело в том, что налог с аванса удерживать не нужно, ведь на дату его выплаты у сотрудника еще нет налогооблагаемых доходов.
Они появятся только в последний день месяца (п. 2 ст. 223 НК РФ). Поэтому рассчитанный аванс умножьте на 0,87. Это позволит еще больше сблизить авансовую и итоговую части зарплаты.
Сравниваем аванс и окончательный расчет по зарплате. Допустим, оклад сотрудника – 52 000 рублей. Кроме того, ему положена ежемесячная премия – 5000 рублей при условии, что он выполнит план по продажам. Зарплату в компании платят дважды в месяц: 20-го числа – авансовую часть, а затем 10-го числа следующего месяца – окончательный расчет.
Аванс рассчитывают исходя из количества дней, отработанных сотрудником с 1-го по 15-е число месяца, и корректируют на коэффициент 0,87.
Когда бухгалтер рассчитывал аванс сотрудника за март, то взял в расчет 10 рабочих дней. Всего в этом месяце 20 рабочих дней. Премию бухгалтер в расчет не взял. Ее нужно будет учесть при расчете итоговой зарплаты за месяц.
В середине месяца еще не известно, заработает ее работник или нет. Аванс сотрудника составил 22 620 руб. (52 000 : 20 раб. дн. x 10 раб. дн. х 0,87). Расчеты бухгалтер отразил в расчетном листке, как в образце ниже.
Как показывает практика, актуальности они не теряют. С аванса не удерживаем НДФЛ, потому что в момент его выплаты у вас еще нет дохода (п. 2 ст. 223 НК РФ). Зато он появляется в последний день месяца. Когда платим итоговую зарплату уже в следующем месяце, то НДФЛ рассчитываем со всей суммы, в том числе с аванса. Тогда и удерживаем налог. И алименты тоже не удерживаем.
Важно
Метод «расчет зарплаты пропорционально отработанному времени», помимо того, что он рекомендован контролирующими органами в качестве основного, удобен и работодателю: при выплате зарплаты за первую половину месяца пропорционально времени, фактически отработанному работником в этом периоде, на практике исключается риск переплаты и неудержания НДФЛ при окончательном расчете
Но, как и в случае с НДФЛ, это не значит, что аванс вообще освобожден от алиментов. Дело в том, что это ежемесячное взыскание (п. 2.1 Методических рекомендаций, утв. ФССП 19 июня 2012 г. № 01-16). Точный доход, с которого можно удержать алименты, мы узнаем только по итогам месяца. Поэтому удержим их в полном размере из суммы окончательного расчета.
P.S. Вместе с тем, в ТК РФ сохранено понятие аванса в значении выплаты сотрудникам части или всей зарплаты досрочно в счет будущего заработка, например, на неделю или даже на несколько месяцев вперед. Работник имеет право попросить выдать ему аванс раньше дня зарплаты, а работодатель может пойти ему навстречу (письмо Минтруда России от 10 мая 2017 г. № 14-1/ООГ-3602).
Положение о таком авансе (условие о выплате аванса, случаи и порядок его выплаты) нужно включить в коллективный договор или локальный нормативный акт. Главное условие для такого аванса это то, что сотрудник испрашиваемую сумму еще не заработал.
Наталья Потираловская, эксперт по трудовому праву