Работники, которые получают деньги, например, на хозяйственные нужды, должны сдать авансовый отчет. Обычно работникам выдают денежные средства на командировки, покупку канцелярских товаров, ГСМ, оплату услуг сторонних компаний.
Авансовый отчет – это первичный документ, который подтверждает израсходованные суммы денег подотчетными лицами.
Авансовый отчет – форма № АО-1
Подотчетные лица – работники организации (в том числе и совместители), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании.
Для авансового отчета предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.
Компания может сама разработать форму авансового отчета.
Авансовый отчет работник составляет в одном экземпляре.
К отчету работник должен приложить все документы, подтверждающие произведенные расходы – накладные, чеки ККМ, проездные билеты, счета на оплату жилья и т. д.
Перечень этих документов приводят на оборотной стороне авансового отчета. Все документы, приложенные к отчету, нумеруются в том порядке, в котором они приложены к отчету.
Проверка бухгалтером авансового отчета
Работник должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию в срок, установленный руководителем.
С 30 ноября 2020 года срок сдачи подотчетным лицом авансового отчета организация может установить самостоятельно. Отразить срок сдачи нужно во внутренних локальных актах, например, в учетной политике. Требование о том, что авансовый отчет должен представляться не позднее 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы подотчетные, или со дня выхода на работу, отменено.
Бухгалтер должен передать работнику отрывную часть бумажного отчета – расписку в том, что отчет принят к проверке.Длаее нужно правильность внесения в авансовый отчет сумм по представленным оправдательным документам.
Заполненный авансовый отчет утверждает руководитель организации или другой уполномоченный им сотрудник (например, руководитель подразделения).
Вместе с авансовым отчетом сотрудник должен вернуть неизрасходованную сумму подотчетных денег. Кассир, принимая деньги в кассу, должен выписать приходный кассовый ордер по форме № КО-1.
Если сотрудник обоснованно израсходовал деньги на большую сумму по сравнению с полученной под отчет, то сумма перерасхода возмещается ему из кассы организации. Кассир, выдавая деньги из кассы, должен выписать расходный кассовый ордер по форме № КО-2.