Командировки не всегда складываются так, как было задумано изначально. Работник может задержаться в командировке или вообще из нее не вернутся. Билеты командированному может купить другой работник компании со своей карты. В подтверждающих документах могут быть ошибки.
По командировочным расходам и правилам их учета всегда возникает много вопросов. Так называемый «человеческий фактор», нестандартное поведение некоторых работников, а, иногда, и полная безответность, создают дополнительные проблемы для бухгалтерии. Некоторых из них рассмотрим в этой статье.
Билет на авиаперелет куплен другим человеком
Бухгалтерии для того, чтобы учесть расходы на покупку авиабилетов в командировку, нужен документ, подтверждающий оплату авиабилета и сам факт перелета:
- маршрут/квитанция авиабилета, в которой указана стоимость перелета;
- посадочный талон, подтверждающий перелет работника по указанному в билете маршруту.
Маршрутную квитанцию работник получает на электронную почту, которую указывает при оплате. Посадочный талон — в аэропорту на стойке регистрации или на электронную почту при онлайн-регистрации.
Если билет оформлен на одного сотрудника, а покупался он с карты другого сотрудника, учесть расход можно. Чтобы не возникало проблем с налоговой, эту ситуацию лучше отразить в локальном нормативном акте компании или в коллективном договоре.
Если в командировку отправлены два работника, и оба билета покупал один из них, тот, кто не оплачивал билет, должен вернуть денежные средства за билет коллеге, чья банковская карта была использована для расчета. В итоге, каждый из работников сможет подтвердить свои командировочные расходы.
Минфин в письме от 18.09.2023 № 02-07-10/88879 подсказал, какими документами подтвердить такой расход. Понадобится:
- выписка с карты командированного сотрудника, оплатившего билеты;
- расписка от оплатившего билеты сотрудника о получении денежных средств за билет.
Работник выезжает в командировку в выходной
Законодательство не запрещает отправлять работников в командировки в выходной день. Это считается привлечением к работе в выходные и праздничные дни, которые оплачиваются в двойном размере.
Если работник был направлен в командировку в выходные или праздничные, эти дни нужно оплачивать ему в двойном размере. Либо предоставить отгул вместо доплаты (ст. 153 ТК РФ).
При этом, дни отъезда/приезда – это тоже дни командировки.
Даты командировки и проездных билетов не совпали
Если дата начала или окончания командировки в приказе не совпадает с датой, указанной в проездном документе, оплата работнику проезда к месту командировки не является компенсацией его командировочных расходов. Это будет доходом работника в натуральной форме, с которого платиться НДФЛ.
Компенсацию, выплаченную работнику за покупку проездного билета к месту командировки и обратно в выходные дни, предшествующие дню начала командировки, например, в выходной, не включаются в доход работника, если:
- указанные расходы произведены с разрешения работодателя;
- и для выполнения соответствующего служебного поручения.
На это указал Минфин в письме от 03.08.2023 №03-03-06/2/72716.
При этом, учитывайте, что дни отъезда/приезда – это тоже дни командировки. Если работник уехал в командировку в выходной, этот день нужно оплачивать в двойном размере или предоставить отгул.