Минтруд продлил эксперимент по переходу на электронный кадровый учет сначала до лета, а затем до осени этого года. С чем это связано и какие возможности появятся у бизнеса, который решит отказаться от бумажных документов? В интервью журналу «Расчет» на эти и другие вопросы ответила Валентина Митрофанова, специалист по трудовому праву, основатель и руководитель Института профессионального кадровика.
Кадровый учет, так же как и другие бизнес-процессы, уже сегодня может стать цифровым. Большие компании постепенно отказываются от бумажных носителей и переходят на электронный документооборот. Для упрощения миграции Минтруд проводит пилотный проект по ведению кадрового учета.
Расскажите, пожалуйста, подробнее, в чем заключается идея пилотного проекта.
Государство планирует сделать массовым кадровый электронный документооборот. Для этого нужно предоставить такую возможность всем работодателям. Чтобы увидеть сильные и слабые места использования новых технологий, было принято решение провести пилотный проект. Относительно того, как проходит эксперимент – есть два варианта перехода к цифровому документообороту, первый – использовать уже действующую на предприятии информационную систему, второй – начать применение сайта «Работа в России», для этого нужно создать «Личный кабинет работодателя». Собственно, со вторым вариантом и возникли технические сложности. В том числе поэтому было принято решение о продлении пилотного проекта до осени этого года.
Это единственная причина, по которой эксперимент по ведению электронного кадрового учета было решено продлить?
Да, нужно внести необходимые доработки в платформу «Работа в России», речь идет о технических возможностях сайта, в настоящее время из-за выявленных недостатков невозможно предложить бизнесу массовую миграцию на этот ресурс. Но есть и еще один важный момент: до конца года планируется принять изменения в Трудовой кодекс, которые позволят всем работодателям использовать электронные кадровые документы. Если эти поправки не внести, те 400 компаний, которые уже участвуют в эксперименте, должны будут вернуться к бумажному кадровому учету, чтобы потом, когда изменения будут приняты, снова ввести электронный учет, что создало излишнюю нагрузку на компании. Минтруд России называет одной из целей введения электронного кадрового учета бесшовный переход бизнеса на использование новых технологий в работе.
Государственная платформа
Давайте поговорим подробнее о сайте «Работа в России». Какой функционал предлагает эта государственная платформа?
Это очень многофункциональный с точки зрения использования ресурс. Портал «Работа в России» государство планирует превратить в единую площадку, которая будет аккумулировать в себе всю информацию о рынке труда. Сайт работает с 2015 года, и изначально мы как работодатели размещали там сведения о вакансиях, указывали, какие сотрудники необходимы компании, публиковали информацию о людях с ограниченными возможностями здоровья. В прошлом году, когда началась пандемия, именно через портал «Работа в России» бизнес продавал дополнительные сведения о работниках. То есть уже сейчас этот сайт имеет большое количество разных сервисов, которые могут использовать работодатели, в том числе отправлять отчетность в контролирующие ведомства. Планируемые на сайте доработки должны сделать эту площадку еще более привлекательной для бизнеса.
Можете привести пример таких обновлений сайта, которые могут привлечь работодателей?
Конечно, вот наиболее привлекательный для коммерсантов: логика сайта «Работа в России» выстроена таким образом, что если работник заходит на портал через сайт Государственных услуг, где проходит идентификацию, то этого достаточно, чтобы визировать отправленные ему кадровые документы. Работодателю не нужно приобретать для сотрудника дополнительные ЭЦП. Работник сможет подписать любой документ, который компания ему предлагает для ознакомления.
Чего сейчас не хватает сайту «Работа в России», чтобы уже сегодня его можно было использовать для ведения электронного кадрового учета?
Сейчас платформа предлагает работодателям только типовые документы, трудовые договоры. И это очень существенная проблема. Да, рабочий контракт требует от работодателей указания в нем обязательных реквизитов, потому что это главный документ трудовых отношений. Но все-таки у каждой компании есть свои требования, которые бизнес отражает в этом документе. Поэтому использовать типовую форму многие организации не могут, а предложить персонификацию документов сайт «Работа в России» пока не готов. Эти и другие недостатки необходимо устранить разработчикам в ближайшее время.
Как вы думаете, насколько велик потенциал использования сайта?
Думаю, он достаточно большой.
Когда сайт будет отвечать требованиям компаний, его можно будет использовать совершенно бесплатно. И это существенный плюс! Дело в том, что коммерческие продукты для ведения электронного кадрового учета, которые существуют сейчас на рынке, слишком дорогие.
Компании малого или среднего бизнеса не могут начать их применение.
Вопрос, который наверняка будет интересен большинству работодателей: портал «Работа в России» будет интегрирован с контролирующими ведомствами, чтобы ускорить обмен документами и информацией?
Не стоит рассматривать этот сайт только как площадку для поиска работы. Это более глобальная информационная платформа, уже сейчас сведения о вакансиях, размещенных на сайте работодателем, засчитываются как уведомление органов занятости о наличии вакансий. Сайт интегрируется с государственными органами. И объем таких интеграций будет только расти.
Электронное будущее
Как вам кажется, сам бизнес готов отказаться от бумажных документов?
Мы занимаемся сопровождением перехода к электронному кадровому документообороту уже пять лет, в том числе сопровождаем компании в рамках пилотного проекта, который проводит сейчас Минтруд России. Обсуждая этот вопрос с большим количеством компаний, могу сказать, что миграция в цифровой документооборот проходит тяжело. Что является причиной? Их много! Одна из основных – недоверие к цифровым ресурсам. Бумага – это то, что я держу в руках, я как работодатель понимаю, как мне работать с этими документам, как представлять их в суды, что делать во время проверок. А что такое электронные документы? А если все пропадет, исчезнет? А как я докажу, что работник ознакомлен с тем или иным приказом? Этими вопросами задаются специалисты большинства компаний. Да, нужно объяснять, показывать все способы работы, возможности, предлагать инструменты автоматизации. Но есть и еще одна существенная проблема, она связана с тем, что сами контролирующие органы, которые сегодня проверяют работодателя, находятся на разном уровне цифровизации. Бизнес может проверить большое количество ведомств, это и Государственная инспекция труда, и пожарная инспекция, и военные комиссариаты, и ФСС, и ПФР, и так далее.
И нередко бывают такие ситуации, когда самим ревизорам непонятен процесс представления электронных документов. Очевидно, что ФНС – лидер среди контролеров в части работы с электронными документами, но другие ревизоры не всегда могут даже принять к рассмотрению цифровые документы.
И такие сложности моментально вызывают сомнения у работодателя в необходимости перехода на электронный кадровый учет.
Насколько цифровизация кадровых процессов в компании экономически эффективна?
Пока это совсем не дешево. Представьте себе компанию, в которой трудится 10 000 сотрудников. Огромное количество кадровых документов обслуживает отдел кадров, иногда такие подразделения очень большие. Сейчас это предприятие платит кадровым работникам, а при переходе к «цифре» платить нужно будет операционистам, которые вводят данные в систему, и ИТ-специалистам, которые эту систему будут обслуживать. Замечу, что последняя категория работников имеет, как правило, высокий уровень заработной платы ввиду их востребованности. То есть ФОТ может вырасти. И это я не говорю о внедрении системы, ее настройке под нужды компании, автоматизации и так далее. Внедрение электронного кадрового учета сегодня может стоит компании миллионы рублей, при этом никто не даст гарантии, что эти деньги вернутся в будущем. Такие системы действительно могут экономить бизнесу существенные ресурсы, но первичные расходы и траты на сопровождение не всегда позволяют окупить эти системы. Ранее на рынке не было бесплатного ресурса для предприятий.
Еще один очень важный вопрос: как сами сотрудники реагируют на перевод кадровых документов в электронную форму?
По-разному, все зависит от того, о каких конкретно сотрудниках мы говорим. Если это люди до 30 лет, которые всю жизнь работают за компьютерами, а многие – дистанционно, то для них переход в «цифру» не вызывает затруднений.
Но есть и другие категории специалистов: в эксперименте принимают участие несколько производственных компаний, это гигантские заводы, в которых 80% сотрудников – рабочие, это те люди, которые не сидят за компьютером каждый день. Как они могут относиться к электронным документам, если всю жизнь взаимодействуют с бумажными?
Статистика по выбору электронной трудовой книжки показательна в этом смысле: сколько процентов людей выбрали электронную книжку? Не очень много. А кто ее выбрал? Молодежь, проживающая в мегаполисах. Остальные специалисты предпочли привычный формат документа.