Выезжая для проведения налоговой проверки, инспекция может забрать не только бумажные документы, но и компьютеры с большим объёмом данных, например, бухгалтерские программы.
На рабочем оборудовании и носителях данных хранится больше информации, чем в бумажных архивах организации. Анализ электронных носителей предоставляет налоговым органам дополнительные доводы для проведения проверок и начисления дополнительных сумм налога.
Статья 94 Налогового кодекса Российской Федерации регулирует выемку. В ней дается лишь краткое описание процесса. В статье указаны несколько важных условий.
- Документы изымают на основании постановления сотрудника налоговой службы. В постановлении руководитель налоговой, принявшей решение о ВНП, либо его заместитель должен поставить свою подпись. письмо Минфина РФ от 01.02.2023 № 03-02-07/8170.В документе необходимо указать мотивы изъятия и перечень подлежащих изъятию бумаг.
- Выемка проводится при участии свидетелей и лиц, от которых изымаются бумаги и вещи. о проведении выемки, изъятии документов и вещей делается запись.
- При получении подобных бумаг делаются их копии.
- В протоколе выемки или приложенных к нему описях перечисляются и описываются изъятые документы и предметы с указанием их наименования, количества и индивидуальных признаков, а также, по возможности, стоимости.
Особенности оформления выемки можно найти в судебных решениях, например, постановлении Арбитражного суда Северо-Западного округа от 21.05.2025 № Ф07-1724/2025 по делу № А56-123827/2023.
Судьи обратили внимание на значимые подробности, связанные с изъятием компьютерной техники.
- Выемка производится по постановлению, в котором перечисляются документы и предметы, подлежащие изъятию: системные блоки (компьютеры), флэш-накопители, другие съемные носители информации, документы и файлы на электронных носителях, серверы с содержащимися сведениями о делопроизводстве, бухгалтерском, складском и налоговом учете, дневники, записные книжки, электронные, служебные и неофициальные записки, черновики документов и другие предметы, подтверждающие факт совершения налогового правонарушения.
- С информацией с жёстких дисков компьютеров нужно работать в пределах компании, копируя её на внешние диски для налоговой инспекции, а потом помещая эти диски в картонные коробки.
- Коробки следует упаковать так, чтобы предотвратить доступ извне, и пломбировать подписями участников и наблюдателей процесса изъятия, а также подписями понятых.
- Впредь вскрытие указанных коробок допускается лишь при участии представителя плательщика налогов, подлежащего проверке.
Имейте в видуОспаривать решение о проведении выемки невозможно.
Компания лишилась оригиналов документов, изымаемых инспекторами по решению суда.
Для обеспечения безопасности необходимо организовать работу с электронными документами с использованием «электронной гигиены».
- Не храните конфиденциальную информацию на рабочих местах в электронном виде.
- Если не желаете, чтобы переписка оказалась в чужих руках, сохраняйте её вне электронной почты.
- За сохранность важной информации отвечает «облако».
- Избегайте автоматического входа в аккаунты, приложения и не сохраняйте пароли.