Продолжение эксперимента по внедрению электронного кадрового учета затянулось до осени. Что послужило причиной такого решения и новые перспективы откроются предприятиям, выбравшим этот формат вместо бумажных носителей? журналу «Расчет» На эти и другие вопросы ответила Валентина Митрофанова, специалист по трудовому праву, основательница и руководитель Института профессионального кадровика.
Кадровый учет, как и другие бизнес-процессы, может стать цифровым уже сейчас. Крупные предприятия постепенно отказываются от бумажных носителей и переходят на электронный документооборот. Для упрощения перехода Минтруд проводит пилотный проект по ведению кадрового учета.
Пожалуйста, расскажите подробнее о концепции пилотного проекта.
Власти намерены внедрить электронный документооборот во всех организациях. Для этого работодателям нужно предоставить соответствующую возможность. Чтобы выявить сильные и слабые стороны новых технологий, запланирован пилотный проект. Существуют два варианта перехода к цифровому документообороту: использовать имеющуюся информационную систему или начать пользоваться сайтом «Работа в России» с созданием «Личного кабинета работодателя». В связи с техническими сложностями, связанными со вторым вариантом, было решено продлить пилотный проект до осени.
Является ли продление эксперимента по ведению электронного кадрового учета обусловленным лишь этой причиной?
Для платформы «Работа в России» необходимы технические доработки. Из-за выявленных недостатков бизнес пока не сможет массово перейти на этот ресурс. К концу года планируется принять изменения в Трудовой кодекс, позволяющие всем работодателям использовать электронные кадровые документы. Без этих поправок 400 компаний, уже участвующих в эксперименте, должны вернуться к бумажному учету. После принятия изменений им придется снова вводить электронный учет, что создаст дополнительную нагрузку. Минтруд России ставит целью бесшовный переход бизнеса на новые технологии в работе.
Оформите подписку на журнал «Расчёт» или «Расчёт. Премиум» на второе полугодие 2021 года! Скачать счет на подписку
Государственная платформа
Рассмотрим более подробно сайт «Работа в России». Какими возможностями обладает эта государственная площадка?
Портал «Работа в России» государство планирует превратить в единую площадку по рынку труда.
С 2015 года работодатели размещали сведения о вакансиях, необходимых сотрудниках и людях с ограниченными возможностями здоровья. В прошлом году через этот сайт бизнес продавал дополнительные сведения о работниках. На сайте уже есть сервисы для отправки отчетности в контролирующие органы. Планируемые доработки сделают площадку еще более привлекательной для бизнеса.
Какие обновления сайта помогут заинтересовать работодателей?
На портале «Работа в России» логика построена так, что работник, пройдя идентификацию на сайте Государственных услуг, может визировать отправленные ему кадровые документы. Работодателю не нужно приобретать ЭЦП для сотрудника, а работник сможет подписать любой документ, предложенный компанией.
Каким образом сайт «Работа в России» может быть использован для ведения электронного кадрового учета уже сегодня?
Платформа предоставляет работодателям только шаблоны документов, трудовые договоры. Это существенная проблема, ведь рабочий контракт требует от работодателей указания обязательных реквизитов как главного документа трудовых отношений. Тем не менее, у каждой организации есть свои требования, которые бизнес отражает в этом документе. Поэтому многие компании не могут использовать типовые формы, а сайт «Работа в России» пока не готов предложить персонализированные документы. Необходимо устранить эти и другие недостатки разработчикам в ближайшее время.
Каков по вашему мнению масштаб возможностей данного сайта?
Думаю, он достаточно большой.
Малый и средний бизнес не может начать применять это.
Будет ли портал «Работа в России» интегрирован с контролирующими организациями для более быстрого обмена документами и сведениями?
Этот сайт – не просто площадка для поиска работы, а глобальная информационная платформа. Уже сейчас сведения о вакансиях, размещенных работодателем, считаются уведомлением органов занятости о наличии вакансий. Сайт интегрируется с государственными органами, и этот объем интеграций будет только расти.
Электронное будущее
Не считаете ли вы, что бизнес может перейти на электронные документы?
Работаем по сопровождению перехода к электронному кадровому документообороту пять лет, в том числе сопровождаем компании в рамках пилотного проекта Минтруда России. Обсуждая этот вопрос с многими компаниями, могу сказать, что миграция в цифровой документооборот проходит сложно. Причины этого многочисленны! Одна из главных – недоверие к цифровым ресурсам. Бумага – это то, что можно держать в руках, работодатель понимает, как работать с документами, представлять их в суды, действовать во время проверок. А что такое электронные документы? А если всё пропадет, исчезнет? Как доказать, что работник ознакомлен с приказом или тем или иным документом? Этими вопросами задаются специалисты большинства компаний. Да, нужно объяснять, показывать все способы работы, возможности, предлагать инструменты автоматизации. Но есть ещё одна существенная проблема: контролирующие органы, проверяющие работодателей, находятся на разном уровне цифровизации. Бизнес может взаимодействовать с множеством ведомств – Государственной инспекцией труда, пожарной инспекцией, военными комиссариатами, ФСС, ПФР и так далее.
Сложности сразу же порождают сомнения у работодателей в необходимости внедрения электронного кадрового учета.
Экономическая эффективность цифровизации кадровых процессов в компании — насколько она высока?
Пока это весьма недешево. Представьте компанию с десятью тысячами сотрудников. Отдел кадров обрабатывает огромное количество бумаг, подразделение может быть очень большим. Сейчас предприятие платит кадровым работникам. При переходе к «цифре» оплата пойдет операционистам, вводящим данные в систему, и ИТ-специалистам, обслуживающим ее. Последняя категория работников обычно имеет высокий уровень заработной платы из-за востребованности. ФОТ может увеличиться. Не говорю уже о внедрении системы, настройке под нужды компании, автоматизации и так далее. Внедрение электронного кадрового учета может стоить миллионы рублей, при этом никто не гарантирует возврата вложений. Такие системы могут экономить ресурсы бизнесу, но начальные расходы и затраты на сопровождение не всегда позволяют окупить их. Раньше на рынке не было бесплатного ресурса для предприятий.
Как сотрудники относятся к переходу кадровых документов в электронный вид?
Всё индивидуально: трудности с переходом в цифровую среду зависят от конкретных сотрудников. Люди младше тридцати лет, проводящие всю жизнь за компьютером, а многие – удалённо, легко адаптируются к этой смене.
Статистика о выборе электронной трудовой книжки показательна: небольшое количество людей сделали такой выбор. Кого же привлечет этот вариант? Молодежь, живущая в больших городах. Другие специалисты отдали предпочтение традиционному формату документа.