Списать в расходы нереальную к получению «дебиторку» могут только организации, считающие налог на прибыль методом начисления. Соответственно, «упрощенцы» и плательщики ЕНВД учесть безнадежный долг в расходах не могут. Индивидуальные предприниматели на ОСНО также не вправе провести процедуру списания дебиторской задолженности.
В отличие от бухгалтерского учета в налоговом формирование резерва по сомнительным долгам – это право, а не обязанность организации. То есть для целей налогообложения алгоритм ликвидации «дебиторки» зависит от того, был ли создан резерв для сомнительных долгов.
Если он есть, то предприятие осуществляет списание дебиторской задолженности за счет резерва, а не покрытую резервом часть долга относит на внереализационные расходы.
Если резерв не сформирован, то списание «дебиторки» производится на внереализационные расходы.
Долг, в свою очередь, признается по мере наступления даты самого раннего события: истек срок исковой давности, в реестре юрлиц появилась запись о прекращении работы должника, поступили документы от судебных приставов.
Подтверждающие документы для целей налогового учета следует хранить не менее четырех лет. Если вы заплатили аванс поставщику, а затем признали этот долг безнадежным, то принятый к вычету НДС нужно восстановить.
В соответствии с пунктом 6 статьи 172 НК РФ исчисленный с суммы предоплаты в счет предстоящих поставок НДС подлежит вычету в том налоговом периоде, в котором произведена отгрузка товаров, работ или услуг.
Контроль задолженности
Контролировать задолженность деловых партнеров компании и физических лиц нужно по определенному алгоритму действий. Это несложный процесс, в котором главное – регулярно совершать эти операции.
Вопервых, назначьте сотрудника, который будет регулярно проверять уровень задолженности. Такая должность называется обычно «ревизор» или «контролер».
Вовторых, определите даты для проведения контрольных действий. Если применяется такой механизм, как отсрочка платежа, то нужно ввести конкретный и понятный регламент по передаче продукции и проверять его выполнение.
Втретьих, установите лимиты отсрочек платежей и их длительности для всех контрагентов без исключения, а также оцените состав задолженности – какой величины долг, когда он образовался.
Вчетвертых, проводите сравнительный анализ между сроками устранения задолженности и сроками получения кредитования.
И, впятых, проведите инкассационные расчеты по специальным коэффициентам, которые бы показали, какова доля оплат, которые были сделаны за период до того, как продукцию отгрузили.