Цифровизация ведёт к росту популярности машиночитаемых доверенностей (МЧД) в государственных структурах. Такой формат упрощает работу компаний, уменьшает количество бумажных документов и ускоряет взаимодействие с госорганами и коммерческими компаниями. В публикации рассматриваются возможности использования МЧД бизнесом, порядок создания документа, важные моменты при его оформлении и потенциальные ошибки, которые могут возникнуть у обладателя машиночитаемой доверенности.
Что такое машиночитаемая доверенность?
Машиночитаемая доверенность – это документ с структурированными данными в формате XML. Благодаря этому его могут автоматически обрабатывать разные информационные системы.
Где используется МЧД?
МЧД не только внедрена, но и стала обязательной в ряде отраслей, нуждающихся в официальном документе о полномочиях представителя.
- Федеральная налоговая служба принимает подачу налоговой и бухгалтерской отчетности.
- Социальным фондом России (СФР);
- Росстатом при подаче отчетности;
- Казначейство осуществляет финансовые операции от имени компании.
- Росреестром при регистрации прав на недвижимость;
- Федеральная таможенная служба осуществляет таможенное оформление грузов.
- ГАС «Правосудие» для подачи документов в суды;
- и другими органами власти.
Всё чаще банки принимают машиночитаемые доверенности для удобства обслуживания корпоративных клиентов.
МЧД активно применяют в сфере госзакупок и тендеров для заключения контрактов и подачи заявок, в лизинговых и страховых компаниях при оформлении сделок, в корпорациях для создания внутренних доверенностей и делегирования полномочий. Компании, взаимодействующие с государственными структурами, используют этот инструмент для оптимизации взаимодействия, что позволяет быстрее проводить сделки, оформлять документацию и получать необходимые выписки и разрешения.
Как создать машиночитаемую доверенность?
Можно оформить МЧД несколькими путями. При взаимодействии с госорганами проще всего использовать сервис ФНС России или «Гос услуг». Для нотариально заверенных доверенностей документ составляется у нотариуса, а затем внедряется в единый реестр.
На что обратить внимание при создании МЧД?
При составлении доверенности необходимо правильно указать данные доверителя, представителя и предоставленных полномочий. Для этого нужно внести полное наименование компании, ее ИНН, ОГРН, а также фамилию, имя, отчество и должность лица, подписывающего документ. Обратите внимание: доверенное лицо указывается с полными паспортными данными, СНИЛС и, при необходимости, с информацией о квалифицированной электронной подписи.
Важно чётко определить полномочия, например, представление интересов в суде, подписание отчётности или получение выписок из реестров. Документ заверяется квалифицированной электронной подписью доверителя и, при необходимости, проходит нотариальное заверение.
Для разных сфер применения электронных документов могут быть особые правила. Так, при оформлении банковской доверенности часто требуется указать пределы финансовых операций, которые может проводить представитель, а в сфере недвижимости – перечень действий, разрешённых для совершения от имени доверителя.
Перед отправкой документа необходимо удостовериться в верности МЧД. Проверьте XML-формат, так как доверенность должна соответствовать утвержденным стандартам. Убедитесь в актуальности информации: ФИО, паспортные данные и реквизиты компании должны быть действительными на момент подачи. Полномочия должны быть ясно прописаны, а электронная подпись — действующей.
Документ с ошибками или устаревшей информацией могут отклонить, что займёт дополнительное время. Некоторые органы требуют уникальный идентификатор в доверенности для быстрой проверки статуса МЧД в реестре.
Софья Игумнова,
Специалист по финансовым услугам из компании «ВсеЗаймыОнлайн» для журнала «Практическая бухгалтерия».
Журнал «Практическая бухгалтерия»
Подписка на новости и полезные материалы
В статье использованы фото с сайта freepik.com или shutterstock.com
Выбор читателей
10.07.2025
Необходимо ли уменьшать рабочее время при высокой температуре?
09.07.2025
Отмена отпуска: правила для работников и работодателей
08.07.2025