Цифровизация приводит к использованию машиночитаемых доверенностей (МЧД) в различных ведомствах.
Такой подход упрощает работу компаний, сокращает количество бумажных документов и ускоряет взаимодействие с госструктурами и коммерческими организациями. В материале рассмотрим возможности использования МЧД для бизнеса, алгоритм их создания, ключевые моменты при оформлении и распространенные ошибки при обращении с машиночитаемыми доверенностями.
Что такое машиночитаемая доверенность?
Машиночитаемая доверенность — это не просто цифровая копия обычной доверенности. Это документ с упорядоченными данными в формате XML, который могут автоматически обрабатывать разные информационные системы. Именно это является главным преимуществом машиночитаемых доверенностей перед другими формами таких документов.
Где используется МЧД?
МЧС уже является обязательной частью процедуры подтверждения полномочий в отдельных областях.
- Федеральная налоговая служба принимает налоговую и бухгалтерскую отчетность.
- Социальным фондом России (СФР);
- Росстатом при подаче отчетности;
- Финансовые операции от имени компании осуществляет Федеральное казначейство.
- Росреестром при регистрации прав на недвижимость;
- Федеральная таможенная служба осуществляет таможенное оформление грузов.
- ГАС «Правосудие» для подачи документов в суды;
- и другими органами власти.
Всё больше банков используют машиночитаемые доверенности для более лёгкого взаимодействия с корпоративными заказчиками.
МЧД широко применяется в сфере госзакупок и тендеров при заключении контрактов и подаче заявок, в лизинговых и страховых компаниях при совершении сделок, а также в корпорациях для оформления внутренних доверенностей и делегирования полномочий. Предприятия, взаимодействующие с государственными органами, применяют этот инструмент для оптимизации взаимодействия, что ускоряет проведение сделок, оформление документации и получение необходимых выписок и разрешений.
Как создать машиночитаемую доверенность?
Создание МЧД возможно несколькими путями. В случае необходимости взаимодействия с государственными органами удобнее всего воспользоваться сервисами ФНС России или «Госуслуг». Для получения нотариально заверенных доверенностей документ оформляется у нотариуса, а затем регистрируется в едином реестре.
На что обратить внимание при создании МЧД?
При составлении доверенности необходимо точно указать сведения о доверителе, представителе и предоставляемых полномочиях. Также потребуется внести полное наименование организации, ее ИНН, ОГРН, а также фамилию, имя и отчество, должность лица, подписывающего документ. Обратите внимание: доверенное лицо указывается с полными паспортными данными, СНИЛС и, при необходимости, информацией о квалифицированной электронной подписи.
Права должны быть точно определены: например, представление интересов в суде, подписание отчетов или получение выписок из реестров. Документ подписывается квалифицированной электронной подписью доверителем и, при необходимости, проходит нотариальное удостоверение.
В зависимости от назначения электронного документа могут быть особые требования. Например, при оформлении доверенности на банковские операции часто требуется указать конкретные ограничения по финансовым операциям, которые может проводить представитель. В сфере недвижимости нужно уточнить перечень действий, разрешенных представителю для совершения от имени доверителя.
Перед отправкой документа по назначению проверьте правильность МЧД. Убедитесь в соответствии XML-формата утвержденным образцам. Проверьте актуальность Ф.И.О., паспортных данных и реквизитов компании на момент подачи. Полномочия должны быть изложены ясно, а электронная подпись — действующей.
При подаче документа необходимо учесть, что ошибки или устаревшие данные могут привести к его отклонению и дополнительным временным затратам. Некоторые организации требуют наличия уникального идентификатора в доверенности для быстрой проверки статуса МЧД в реестре.
Софья Игумнова,
Специалист по финансовым продуктам из компании «ВсеЗаймыОнлайн» для журнала «Практическая бухгалтерия».
Подписка на новости и полезные материалы
В статье использованы фото с сайта freepik.com или shutterstock.com
Выбор читателей
26.02.2025
Изменения в законе с первого марта двадцать пятого: что нужно знать бухгалтеру и директору.
26.02.2025
Стоит ли оставлять дополнительный отдых, если праздничные дни 23 февраля и 8 марта уже входят в его продолжительность?
вчера в 10:27