В связи с распространением цифровых сервисов, все больше государственных органов переходят на использование машиночитаемых доверенностей (МЧД). Это облегчает деятельность компаний, уменьшает количество бумажной документации и ускоряет взаимодействие с государственными учреждениями и коммерческими партнерами. В данной статье мы расскажем о том, где и как бизнес может применять МЧД, как оформить такой документ, на какие аспекты следует обратить особое внимание и какие трудности могут возникнуть у пользователя машиночитаемой доверенности.
Что такое машиночитаемая доверенность?
Машиночитаемая доверенность – это не просто электронная копия обычной доверенности, а документ, содержащий структурированные данные в формате XML. Благодаря возможности автоматической обработки информационными системами, машиночитаемые доверенности обладают значительным преимуществом по сравнению с другими их формами.
Автоматическая проверка документов позволяет исключить ошибки, вызванные человеческим участием, ускорить взаимодействие с государственными органами и уменьшить вероятность отказа из-за неправильного оформления.
Где используется МЧД?
МЧД не просто внедряется, но уже обязательна к использованию в отдельных областях, где необходимо официальное подтверждение полномочий представителя. Данные доверенности находят широкое применение:
- Для предоставления налоговой и бухгалтерской отчетности используется система, разработанная Федеральной налоговой службой (ФНС;
- Социальным фондом России (СФР);
- Росстатом при подаче отчетности;
- Для осуществления финансовых операций от имени компании выступает Федеральное казначейство;
- Росреестром при регистрации прав на недвижимость;
- Федеральная таможенная служба (ФТС) осуществляет таможенное оформление грузов;
- ГАС «Правосудие» для подачи документов в суды;
- и другими органами власти.
Всё больше финансовых организаций начинают использовать машиночитаемые доверенности, чтобы облегчить взаимодействие с корпоративными заказчиками.
Использование мобильной квалифицированной подписи (МЧД) находит широкое применение в государственных закупках и тендерах для подписания договоров и подачи заявок, в лизинговых и страховых организациях при совершении сделок, а также в корпорациях для формирования внутренних доверенностей и передачи полномочий. Организации, сотрудничающие с государственными структурами, применяют этот метод для улучшения взаимодействия с государственными органами, что способствует ускорению проведения операций, оформлению документов и получению требуемых справок и разрешений.
Как создать машиночитаемую доверенность?
Существует несколько способов оформления МЧД. Если доверенность необходима для работы с государственными органами, наиболее удобным вариантом будет использование сервиса Федеральной налоговой службы или портала «Госуслуги». Нотариально заверенные доверенности оформляются у нотариуса и затем регистрируются в едином реестре.
Некоторые удостоверяющие центры предоставляют услуги по созданию машиночитаемых доверенностей. Встроенные в корпоративные системы сервисы, связанные с государственными структурами, также дают возможность автоматизировать этот процесс в крупных компаниях.
На что обратить внимание при создании МЧД?
При составлении доверенности необходимо корректно указать основные данные о лице, уполномочивающем представителя, самом представителе и объеме его полномочий. Также потребуется указать полное фирменное наименование организации, ее идентификационный номер, основной государственный регистрационный номер, а также фамилию, имя и отчество подписанта документа и его должность. Следует учитывать: сведения о представителе должны быть указаны с полным перечнем паспортных данных, номером индивидуального лицевого счета и, при необходимости, информацией о наличии квалифицированной электронной подписи.
Необходимо детально определить перечень полномочий: к примеру, представительство в судебных органах, утверждение отчетности или получение сведений из реестров. Подписание документа осуществляется с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП) доверителя и, при необходимости, заверяется у нотариуса.
Необходимо обращать внимание на срок действия доверенности, поскольку при его отсутствии МЧД (многосторонний договор о сотрудничестве) трактуется как действующая на неопределенный срок. Однако на практике многие государственные органы настаивают на указании конкретной даты окончания срока действия.
В зависимости от области применения электронного документа, могут существовать дополнительные условия. Так, при составлении доверенности для проведения банковских операций нередко требуется указание конкретных ограничений по финансовым операциям, которые сможет выполнять представитель. В сфере недвижимости же необходимо детализировать перечень полномочий, которыми обладает представитель при осуществлении действий от имени доверителя.
Перед передачей документа в организацию, куда он направляется, важно удостовериться в правильности оформления машиночитаемой доверенности. В начале следует удостовериться в соответствии XML-формата утвержденным требованиям, поскольку доверенность должна быть оформлена в нужном формате. Кроме того, необходимо проверить достоверность указанных сведений: фамилия, имя и отчество, данные паспорта и сведения о компании должны быть актуальными на дату подачи. Полномочия должны быть сформулированы ясно, а электронная подпись – действительной.
Убедиться в подлинности доверенности можно несколькими способами: через онлайн-сервис Федеральной налоговой службы, на портале «Госуслуги» или обратившись в организации, осуществляющие удостоверительные услуги.
Необходимо принимать во внимание, что документ может быть отклонен, если в нем присутствуют ошибки или неактуальная информация, что приведет к дополнительным временным издержкам. В некоторых случаях ведомства требуют включения в доверенность уникального идентификатора, благодаря чему можно оперативно проверить статус МЧД в реестре.
Софья Игумнова,
эксперт по финансовым продуктам компании «ВсеЗаймыОнлайн» для журнала «Практическая бухгалтерия»
Журнал «Практическая бухгалтерия»
В статье использованы фото с сайта freepik.com или shutterstock.com
Будьте в курсе последних событий и получайте ценные сведения
в удобном формате на вашу почту