Новая волна кризиса вынуждает собственников бизнеса искать пути оптимизации расходов и выживать в новых условиях. Все понимают, что последствия пандемии и новые возможные ограничения, которыми нас пугают осенью, еще долго будут отражаться на экономике. Самое верное решение – внести изменения уже сейчас, чтобы «потом не было мучительно больно».
Сегодня мы хотим рассказать о том, как оптимизировать работу бухгалтерии таким образом, чтобы не потерять в качестве обслуживания, но при этом сэкономить средства компании. Статья будет полезна и собственникам бизнеса, и бухгалтерам, которые могут предложить своим работодателям или клиентам пути экономии.
Из чего складываются расходы на бухгалтерию
Первое, что нужно сделать – это посчитать, в какую сумму обходится компании бухгалтерский учет. Расчет можно вести за месяц или за год. Вот какие статьи расходов вы можете учитывать:
- зарплата и отчисления на сотрудников,
- 1С и ее обслуживание (или другой бухгалтерский софт),
- справочные источники и консультации,
- содержание архива: печать, канцелярия, обслуживание техники, сейф и/или охранная система,
- рабочие места для сотрудников,
- курсы повышения квалификации,
- упущенная выгода,
- штрафы и пени.
Первые идеи по оптимизации расходов обычно приходят уже на этом этапе. Особенно в том случае, когда вы составляете расчет на год. Например, сумма на содержание архива может казаться незначительной: «Да что там, скрепок купить, бумаги и картридж», пока она не посчитана за год.
Когда у вас перед глазами есть все статьи расходов, вы уже сможете видеть проблемные места и искать решения. Мы предлагаем вам 12 способов оптимизации расходов на бухгалтерии, которые уже не раз доказали свою эффективность на примере наших клиентов. Надеемся, и вы найдете в этом списке подходящие советы. Для удобства мы разделили способы на три категории:
- Мягкие – не требующие радикальных перемен и/или вложений.
- Средние – те, для реализации которых нужно приложить немного больше усилий.
- Радикальные – для тех, кто готов рубить с плеча и изменить все одним махом.
Мягкие способы экономии — работаем с тем, что “ест” ваши время и деньги
1. Контроль сотрудников, аттестация и срезы
Не самый приятный с психологической точки зрения способ, но самый эффективный для закрытия таких статей расхода, как «упущенная выгода» и «штрафы и пени». К сожалению, недостаток квалификации сотрудников или послабления со стороны руководства обходятся компании слишком дорого: штрафы и просрочки платежей – еще половина беды, их хотя бы видно, а вот упущенная выгода часто проходит мимо владельца компании, он просто не знает, что его бухгалтерия не использует законодательные возможности для снижения налогов или применяет невыгодную схему налогообложения.
Поэтому мы рекомендуем установить график аттестации сотрудников и четко зафиксировать ответственность бухгалтеров в договоре. Либо же прибегать к консультации аудитора раз в год или квартал, чтобы он контролировал корректность ведения учета.
2. Переход в облако
Содержание 1С или аналогичного бухгалтерского софта может обойтись компании в круглую сумму: покупка программы, серверов, оплата услуг программиста 1С и системного администратора, а также другие аналогичные траты. Эту статью расходов можно сократить до 70%, если перейти на облачную 1С.
Если вы до сих пор считаете облака «опасными» или боитесь, что третья сторона получит доступ к вашим данным, то вы до сих пор подвержены устаревшим мифам. Вся информация передается в закодированном виде, никто, кроме вас, не будет иметь доступа к вашим данным. А профессиональные сервера и регулярные бэкапы, которые вы обычно забываете делать самостоятельно, гарантируют, что ни один байт информации не потеряется.
Бонусом вы получаете доступ к базе хоть с мобильного, круглосуточную техподдержку, возможность легкого разграничения прав доступа и избавление от головной боли с обновлениями и обслуживанием 1С.
3. Экономия на дополнительном софте и подписках
Первая заповедь бухгалтера – отслеживать актуальную информацию, каждое изменение законодательства и каждую новую возможность упростить бухучет. Информация эта, увы, не загружается в головы бухгалтеров автоматически, поэтому они подписываются на профессиональные журналы и справочники, используют профессиональный софт и прочие дорогостоящие способы держать руку на пульсе.
Хитрость в том, что все это можно сделать бесплатно. Мы живем в XXI веке, и у всех ведомств есть сайты и собственные пресс-службы, работа которых – оперативно доносить информацию до населения. Да, такой подход потребует времени на одноразовую «настройку»: найти все источники и подписаться на них в браузере или в социальных сетях, но позже это не раз окупится.
4. Экономия на консультантах и программистах
То же самое касается и оплаты услуг консультантов и программистов 1С, к которым часто обращаются бухгалтеры. Заплатить тому, кто в этом разбирается – отличная стратегия, но не для кризисного периода.
Вместо того, чтобы работать с программистом 1С и разрабатывать персональные расширения, можно купить готовый сервис 1С или оформить его по подписке в Маркет42.
5. Рабочее время бухгалтера
Мы уже рассказывали Бухгалтерии.ру о том, как распределение рабочего времени бухгалтера влияет на прибыль компании, если вы пропустили этот материал, почитайте. Там мы говорим о главных пожирателях времени: о рутинных процессах, совещаниях, исправлении ошибок, выбивании документов из коллег, обучении сотрудников и проблемах с 1С. И, конечно же, в этой статье мы рассказали о том, как этих пожирателей победить и переключить бухгалтера с рутины на решение стратегических задач.
Если ваша бухгалтерия перестанет «тушить пожары» и крутиться в вечном аврале, она сможет переключиться на оптимизацию расходов и налогов, а еще будет совершать меньше ошибок, некоторые из которых чреваты большими проблемами.
6. Экономия на налогах и взносах
Здесь мы возвращаемся с первому пункту, в котором говорилось о том, что иногда бухгалтерам не хватает знаний или времени на то, чтобы изучить все законодательные возможности снижения расходов на налоги и пособия. Решить проблему можно так:
- Поставить бухгалтеру задачу. Пускай перепроверит, не появились ли новые возможности экономии и не пропущены ли старые.
- Выделите время и тоже вникните в тему. Никто так не заинтересован в минимизации налогов, как вы. В открытом доступе находится множество информации.
- Если вам все же некогда, тогда обратитесь к внешнему специалисту. Это может быть аудитор, бухгалтер высокого класса с частной практикой или аутсорсинговое агентство. В любом случае, один оплаченный анализ может помочь вам экономить сотни тысяч рублей.
Средние способы экономии — разгружаем себя или своего бухгалтера
7. Автоматизация части задач
Если вы всерьез рассматривали пункты о рабочем времени бухгалтера и о переходе в облако, то наверняка вам уже пришла мысль про автоматизацию рутинных бухгалтерских задач. Встроенные возможности 1С и дополнительные сервисы помогут закрыть эту задачу с минимальными затратами.
При помощи сервисов вы можете автоматизировать ввод первички, на который уходит так много времени, получить виртуального помощника для собственника и бухгалтера и закрыть многие другие задачи. Например, следующий пункт.
8. Полный переход на электронный документооборот
Если вы уже увидели в списке расходов сумму на канцелярию и печать, то наверняка успели задуматься об электронном документообороте. Возможности 1С и сервисов также позволяют закрыть эту задачу: вы можете обмениваться документами с контрагентом и банками, сдавать отчетность, формировать прайс-листы и вести кучу «бумажной» работы прямиком из программы.
В Маркете42 вы можете найти множество решений для организации полного электронного документооборота, включая фирменные сервисы с говорящими названиями: 1С:Отчетность, 1С:Сверка, 1С:ДиректБанк и многие другие.
9. Отдать частично на аутсорсинг
Если у вас львиную долю расходов компании составляет расход на сотрудников, то придется подумать о том, чтобы сократить их количество. В этом случае хорошим решением будет отдать часть бухгалтерского учета аутсорсинговой компании. С одной стороны, вы сокращаете количество рабочих мест и передаете текучку/рутину внешним спецам, с другой, у вас в компании остается свой бухгалтер (или несколько), который глубоко в теме и продолжает нести ответственность за свою работу.
10. Услуга «второй пилот» или аудитор
Этот способ подходит для малого и среднего бизнеса, где всего один бухгалтер или нет бухгалтера вовсе. И для тех, кто не хочет или не может себе позволить передать учет на аутсорс.
Способ заключается в том, что вы ведете бухучет самостоятельно, но под контролем. То есть раз в месяц или раз в квартал к вам подключается внешний специалист, который проверяет правильность ведения учета, оставляет свои рекомендации и комментарии, помогает с подготовкой отчетности – и снова исчезает в тумане до следующей встречи.
Радикальные способы экономии — рубим с плеча
Для тех, кому требуются радикальные меры, чтобы остаться на плаву, есть два способа круто сократить расходы на бухгалтерию:
11. Реорганизация бухгалтерии и смена состава (удаленные штатники)
Мы уже говорили про частичное сокращение бухгалтерии в 9-ом способе, но есть еще один вариант сокращения расходов на сотрудников без сокращения количества рабочих мест. У него есть два варианта:
- Никого не сокращать, а перевести всю бухгалтерию на удаленную работу. Если вы используете облачную 1С, то это даже не составит труда в техническом плане. А вот расходы на аренду помещения и организацию рабочих мест можно срезать.
- Второй вариант более радикальный – это смена состава бухгалтерии. Актуален для тех, кто работает в крупных городах с высоким уровнем заработной платы. В таком случае можно нанять сотрудников не очно, а все так же на удаленке, только в регионах, где уровень зарплат значительно ниже.
12. Полное делегирование на аутсорсинг
Самый радикальный способ – полностью доверить ведение бухгалтерского учета аутсорсинговой компании или бухгалтеру с частной практикой. Этот способ полностью снимет все статьи расхода на ведение бухгалтерского учета, кроме, естественно, оплаты услуг.
Да, у аутсорса есть свои подводные камни, и многие предприниматели не доверяют сторонним специалистам, но кризис 2020 года многих поставил в такое положение, что выбирать особо не приходится: либо выживать, либо идти ко дну. Так что этот способ тоже не стоит сбрасывать со счетов. Специалистов на аутсорсе сейчас великое множество, и всегда можно найти своего.
Как видите, способов сэкономить немало, надо только приложить немного усилий, изучить информацию и браться за дело. Мы верим, что у вас все получится, и ваша компания успешно преодолеет кризис. А мы вам в этом с удовольствием поможем: и советом, и реальным делом.