Права руководителя действуют постоянно, независимо от местонахождения – во время отпуска, дома, на рабочем месте, за границей, в больнице и т. п.
Руководитель несет полную ответственность за все действия компании, включая налоговые, административные и гражданские вопросы.
Вопрос о подписи документа и полномочий руководителя актуален при возникновении трудовых или налоговых разногласий, а также в ходе административных или уголовных разбирательств.
В письме от 20 августа 2020 года № 77/7-30028-20-ОБ/10-33260-ОБ/18-1193 ГИТ рекомендовала воздержаться от подписи финансовых и налоговых документов в период отпуска. Не имеет значения, работает ли директор УЭЦП очно или удаленно, важно совпадение даты подписания с периодом отпуска. Такое совпадение может негативно повлиять на компанию и ее руководителя.
Временное замещение директором во время отсутствия
Руководитель может предоставить свои обязанности другому сотруднику во время отпуска, командировки или недуга.
Передача полномочий заместителю директора
В случае наличия заместителя у директора по штатному расписанию, полномочия могут быть переданы ему.
В идеальном варианте временное исполнение обязанностей директора во время болезни или отпуска должно быть предусмотрено в трудовом договоре заместителя. В этом случае не потребуется оформлять дополнительные документы о передаче полномочий. Заместитель автоматически примет на себя обязанности директора по указанному договору.
При наличии нескольких заместителей у директора требуется издать приказ о назначении конкретного заместителя.
Наличие заместителей, которые могут исполнять обязанности директора во время его отсутствия, выгодно и с финансовой точки зрения. Если заместитель замещает директора на основе трудового договора, дополнительная оплата за эту работу ему не полагается. Директор может назначить доплату по своему усмотрению.
Временное объединение должностей с передачей полномочий.
В отсутствие руководителя его обязанности может исполнять другой сотрудник.
Можно оформить совмещением. Замещающий сотрудник будет исполнять обязанности директора в течение рабочего дня одновременно со своими основными обязанностями.
Доверенность
Чтобы работник, исполняющий обязанности директора во время отпуска, мог подписывать служебные документы, потребуется доверенность.
В документе, составленном на бланке организации с подписью руководителя, следует обязательно отразить:
- место и дата оставления;
- Данные о заказчике: полное название организации, ОГРН, адрес расположения и информация о руководстве.
- сведения о доверенном лице;
- Документы, которыми может распоряжаться уполномоченный представитель.
- срок действия документа;
- право передоверия;
- Подпись заверителя, печать или штамп учреждения.
Для документальной подписи необходим только оттиск печати и подпись руководителя компании.
В случае длительного отсутствия директора, заместителю потребуется доверенность для представительства компании в государственных органах. Для этого могут быть необходимы нотариально удостоверенные документы.