Законодательство не обязывает компанию предоставлять контрагенту копии учредительных документов, бухотчетности, договоров аренды и подобных сведений. Однако отказ в такой просьбе в большинстве случаев приводит к развалу сделки. Чтобы этого избежать, можно предоставить устав, свидетельства, отчетность и другие документы по выбору компании. Не стоит предоставлять только копии паспортов генерального директора и главного бухгалтера.
В действительности компании зачастую просят возможного партнера предоставить перед подписанием договора ряд бумаг: устав, свидетельство о регистрации, справку об ИНН, выписку из ЕГРЮЛ, бухгалтерскую и налоговую отчетность, приказ о назначении директора, паспорта руководителя и главного бухгалтера, договор аренды и тому подобное.
Таким образом партнёр стремится сократить потенциальные убытки от сделки и показать свою осмотрительность. «должную осмотрительность»Пунктом 10 постановления Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 № 53 сказано, что налоговая выгода может быть признана необоснованной, если докажут, что директор компании действовал без должной осмотрительности. Запрос документов лишает ИФНС доказательств о заключении сделки без проверки партнера.
Как избежать признания сделки фиктивной.
Запрос документов. Защитит ли коммерческая тайна?
Законом не установлено обязательства предоставлять партнёру учредительные, отчётные и другие документы до подписания договора.
Возможный партнёр, проявляющий осторожность, может получить сведения через налоговую службу.
На каждую организацию ФНС ведет регистрационное дело, в которое записывается вся регистрационная и финансовая информация (п. 5.3.1 постановления Правительства РФ от 30.09.2004 № 506). Полный свод информации формирует Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ).
Выписку и ЕГРЮЛ с данными о директоре, а также отчетность и другие документы можно получить на сайте налоговой: выписку и ЕГРЮЛ бесплатно, отчетность и прочие документы по запросу в ФНС.
Убедиться в действительности документа удостоверяющего личность партнёра стало возможно через портал «Госуслуги».
Поступление сведений из ЕГРЮЛ и документов налоговой инспекцией занимает 5 дней с момента получения запроса (п.п. 1-3 ст. 6 Закона №129-ФЗ). За выпиской, все сведения предоставляются платно (п. 1 ст. 7 Закона № 129-ФЗ).
В отношении отчётности пункт 89 Положения по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в РФ (приказ Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н) гласит, что годовая бухгалтерская отчётность организации доступна всем заинтересованным лицам, включая покупателей и поставщиков. Из-за этого просьба предоставить отчётность является естественной. Скрывать её нецелесообразно, так как это может стать причиной остановки сделки.
Ксерокопии паспорта генерального директора и главного бухгалтера хранят личную информацию. Для передачи такой информации требуется письменное согласие владельцев. В большинстве случаев передача копий паспортов может быть нарушением Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».
Защита информации о человеке: новшества и обязательства предприятий
Организация обязана предоставить запрошенные документы своему контрагенту.
Во-первых, это может сорвать сделку.
Учредительные документы и годовая бухгалтерская отчетность относятся к открытой информации.
Если партнер предпочитает не подавать запрос в ФНС самостоятельно, лучше передать ему нужные документы в электронной форме.
В качестве подтверждения юрлицу можно предоставить заверенную копию актуальной выписки из ЕГРЮЛ, Устав и годовую бухгалтерскую отчетность. Договор аренды предоставляется по желанию. Копии паспортов не стоит передавать, ссылаясь на закон о защите персональных данных. Директор фирмы указан в выписке ЕГРЮЛ.