На основании письма ФНС России от 14 июня 2016 года № ОА-4-17/10527 Ирина Михеева, ведущий юрисконсульт ООО «КСК аудит» позвонила в редакцию журнала «Расчет» чтобы показать, как должен проходить телефонный разговор между налоговым инспектором и бухгалтером, что допускается, а что запрещаться говорить и делать ревизору.
Итак: ответ на телефонный звонок должен начинаться с приветствия, информации о наименовании налогового органа, в который позвонил налогоплательщик, фамилии, имени, отчества и должности работника, принявшего телефонный звонок.
Ответ должен быть максимально информативным, подробным (если в этом есть необходимость). Все разъяснения должны даваться в вежливой, корректной форме.
Во время разговора ревизорам следует четко произносить слова, избегать параллельных разговоров с окружающими, по возможности не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой аппарат. В случае если возникла острая необходимость, контролер может ответить на другой звонок, предварительно извинившись перед налогоплательщиком и объяснив причину прерывания разговора.
Информирование должно проводиться без больших пауз, лишних слов, оборотов и проявления эмоций.
В случае если работнику территориального органа ФНС России, принявшему звонок, требуется время для уточнения информации, он должен извиниться, сказать, что сейчас не может ответить на вопрос, записать номер звонящего и в обязательном порядке перезвонить ему. Рекомендуется уточнить предпочтительное время звонка в рамках рабочего времени.
В случае отказа налогоплательщику в удовлетворении его запроса по тем или иным причинам следует использовать корректную, вежливую форму отказа.
В конце беседы сотрудник территориального органа ФНС должен кратко подвести итоги и перечислить меры, которые необходимо принять для того, чтобы устранить возникшую проблему. В заключение необходимо поблагодарить налогоплательщика за звонок.