В конце года объем деловой переписки увеличивается. При этом важно, чтобы компания всегда могла подтвердить получение корреспонденции нужным адресатом, а также факт принятия «входящих» документов. Как это сделать правильно, выяснила Анна Мишина.
Централизованная регистрация писем, прием и отправка документов является неотъемлемой частью налаженного документооборота компании. В конце года общий объем деловой переписки обычно увеличивается в несколько раз. А вместе с ним – и необходимость быстрой и грамотной отправки и получения деловой корреспонденции.
Итак, все входящие и исходящие бумаги обязательно должны регистрироваться. Каждому документу присваивать присваивать номер и дату поступления или отправки. Обратите внимание, этот процесс не должен затягиваться, и, в идеале, он может занимать один рабочий день.
«Я всегда прошу секретаря, – делится Светлана Виканова, менеджер по персоналу одного из подмосковных складских комплексов, – перед упаковкой документов в конверты «свежим глазом» проверять, чтобы на документах имелись все необходимые подписи, печати и указанные в нем приложения».
Доставка и отправка корреспонденции может происходить посредством почтовой, курьерской, или электронной связи (телеграф, телефон, электронная почта и т. п.). Кроме того, бумаги могут передаваться самими работниками компании. Рассмотрим каждый из вышеперечисленных способов подробнее.
Лично в руки
Итак, один из способов переправления корреспонденции – это передача документации лично. Как уже было сказано, это может сделать, в принципе, любой сотрудник (водитель-экспедитор, менеджер). Для этого ему нужно выдать доверенность, в которой будет прописано соответствующее полномочие «… Настоящей доверенностью ООО «Берег» в лице директора Кузнецовк И. М., действующего на основании Устава, доверяет гр-ну Сорокину А. Н., зарегистрированному по адресу …, паспорт, доверяю сдачу и получение документов в компании ООО «Волна», по сделке поставки товара на основании договора № 11/15-S от 20 февраля 2015 года правом совершения всех действий, связанных с выполнением этого поручения …». Следует предупредить «передающего» сотрудника, что ему надо оставить себе один экземпляр документа, на котором представитель контрагента должен разборчиво поставить дату получения бумаги, а также свою подпись с расшифровкой и указанием своей должности.
На заметку
Обратите внимание на строку, которую автоматически проставляет факс вверху каждой страницы. Многие считают, что эта строка мало что доказывает, так как аппаратом может воспользоваться любой сотрудник фирмы и даже ее посетители. Тем не менее, иногда ссылку на эту строку суды принимают.
«Если же документацию привезли к вам, – советует Светлана Виканова, – то секретарь или офис-менеджер должен проверить целостность конверта или упаковки. Вскрыть конверт лучше прямо на глазах передавшего его представителя фирмы-партнера, и сразу же проверить наличие всех документов, включая приложения. Если какой-либо из перечисленных там бумаг не хватает или они, например, повреждены, нужно в тот же день сообщить об этом тому, кому предназначались бумаги, а также отправителю данной корреспонденции в письменной форме». Еще надежнее составить соответствующий акт с подписью сотрудника, передавшего вам этот конверт.
По почте
Теперь рассмотрим вариант передачи корреспонденции по почте. Отмечу сразу, что это может быть как привычная всем Почта России, так и коммерческие службы.
У Почты России существуют следующие способы оправки корреспонденции. Во-первых, бумаги можно отослать заказным письмом. Почтальон сначала принесет их по указанному на конверте адресу, а если не найдет адресата, то оставит в ящике для корреспонденции извещение, что нужно зайти на почту. Обратите внимание, письма выдадут только указанному на конверте лицу строго под роспись.
Подтвердить сам факт и дату отправки корреспонденции может квитанция. А вот для того, чтобы иметь доказательства не только отсылки, но и приемки документов, лучше послать их заказным с уведомлением. В данном случае свидетельством направления документов будет та же квитанция, а получения – вернувшееся к вам уведомление о вручении.
Кроме этого, корреспонденцию можно переправить ценным письмом с описью вложения (оно может быть как с уведомлением, так и без). В данном случае при подготовке «послания» к отправке нужно заполнить два бланка описи с перечнем вкладываемых в конверт документов. Затем оба бланка следует подписать. Далее, сотрудник почты проверит, все ли перечисленные в описи бумаги находятся в конверте. Затем оператор заверит перечень и поставит штамп почтового отделения После этого один экземпляр описи остается у отправителя, а второй – «уйдет» в письме адресату. В этом случае у вас будет не только доказательство оправки бумаг (квитанцию) и свидетельство его получения (если письмо будет с уведомлением), но точный перечень высланных документов.
Любое из вышеперечисленных посланий можно для верности направить сразу по всем адресам, указанным в реквизитах фирмы-получателя: и по юридическому, и по фактическому.
В любое время
Как уже было сказано, отправку корреспонденции можно организовать и с помощью коммерческой почтовой службы. После того, как курьер доставит вашу корреспонденцию, его организация предоставляет компании-клиенту ведомость, где указываются все переданные от вас «послания» и адреса их получателей, а также дата и время доставки. Ведомость заверяется печатью курьерской фирмы и подписывается ее представителем. Обратите внимание, такие отчеты, а также накладные принимаются судами как доказательства доставки бумаг.
Если же фирме-отправителю нужен документ, где факт вручения корреспонденции подтвержден самим адресатом, то это немного сложнее. «Чаще всего такая услуга как сканирование накладных или доставочных ведомостей с подписью получателя предоставляется только по специальному запросу и только в течение определенного срока с даты доставки, а чаще всего – еще и платно, – отмечает Светлана Виканова. – Безвозмездно это может быть сделано, например, при получении от клиента письменной или устной претензии о том, что груз не дошел до конечного получателя».
Теперь рассмотрим ситуацию, когда сотруднику вашей компании предстоит сдать корреспонденцию сотруднику коммерческой почтовой службы ли принять ее у последнего. Скажу сразу – у разных служб разные требования к доверенности, точнее – к ее наличию. Например, в правилах оказания услуг одной службы содержится такой пункт: «Вручение груза осуществляется под подпись в накладной Исполнителя или доставочной ведомости Исполнителя; при доставке в частный адрес – любому взрослому лицу, находящемуся на данном адресе в момент прибытия водителя-экспедитора, с указанием Ф. И. О. и статуса (лично, родственник) лица; при доставке в адрес организации – любому сотруднику организации с указанием Ф. И. О. и статуса (лично, охрана, секретарь, сотрудник и т. п.) лица». Другими словами, принять конверт с корреспонденцией может практически любой сотрудник фирмы без каких- либо уполномочивающих документов.
Правда, намного чаще коммерческие почтовые службы предупреждают компанию-клиента, что непосредственный получатель или отправитель груза все-таки должен иметь доверенность. В ней должно быть указано, что этот работник вправе отсылать или принимать отправления от имени «своей» организации, по соответствующему номеру счета за безналичный расчет. Вместе с доверенностью сотрудник должен будет показать документ, удостоверяющий личность.
«Мейлы» и факсы
В заключение – несколько слов об «электронной» корреспонденции. Как мы уже неоднократно писали, допустимость «виртуальных» писем в качестве доказательств возможна только при фиксации такого способа «общения» в договоре. При этом там должны быть быть четко прописаны адреса, сообщения с которых письма могут восприниматься подобным образом. Такие письма нужно распечатать прямо с указанием исходящего е-mail, их тоже зарегистрировать (во «входящих» или «исходящих»). Соответственно, для подтверждения их «прибытия» (опять же – строго при оговоренности этого в контракте!) достаточно будет распечатки с указанием электронного адреса.
Если же электронное письмо подписано с помощью ЭЦП, то вопросов о том, от кого оно исходит, возникнуть не должно. Такая подпись признается полноценным аналогом собственноручной при соблюдении определенных правовых условий ис- пользования ею.
Аналогична ситуация и с приемкой факсов. После принятия такого сообщения секретарь уточняет, кто из сотрудников контрагента отправил документ. После этого прямо на факсе надписывается его имя, фамилия
и должность. Факсовое сообщение регистрируется и помещается в соответствующую папку. Его копия передается адресату. Большое внимание при этом уделяется строке, которую автоматически проставляет аппарат вверху каждой передаваемой страницы – ведь по ней можно идентифицировать сам аппарат, номер телефона, дату и время отправки и название фирмы. Хотя многие считают, что эта строка
мало что доказывает, так как факсом может воспользоваться любой сотрудник фирмы и даже ее посетители. Тем не менее иногда ссылку на эту строку суды принимают (постановление ФАС Московского округа от 30 сентября 2002 г. № КГ-А40/6516-02).
Профессиональная пресса для бухгалтера
Для тех, кто не может отказать себе в удовольствии полистать свежий журнал, почитать проверенные экспертами качественно сверстанные статьи. Выбрать журнал >>