Начиная с 1 сентября 2026 года, все организации и частные лица, осуществляющие грузоперевозки в любой отрасли, обязаны оформлять сопроводительные документы, включая заказы и заявки на перевозку, а также экспедиторские документы, железнодорожные и авиационные накладные, в электронном виде.

Начиная с 1 сентября 2026 года, все организации и частные лица, осуществляющие грузоперевозки, обязаны оформлять сопроводительные документы, такие как накладные, заказы, заявки, а также экспедиторские документы, железнодорожные и авиационные накладные, исключительно в электронной форме.

Введение требования о переходе на электронный документооборот в сфере грузоперевозок произошло Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ «Внесение изменений в Федеральный закон «О транспортно-экспедиционной деятельности» должно быть завершено до 1 сентября 2026 года.

В электронном вид нужно перевести:

• транспортные накладные,
• заказы-заявки на перевозку,
• грузовые накладные в авиации,
• транспортные железнодорожные накладные,
• экспедиторские документы (экспедиторские и складские расписки, поручения экспедитору).

В отдельных ситуациях оформление транспортно-экспедиторских документов всё же допускается на бумажных носителях. Конкретный список таких случаев будет установлен Министерством транспорта Российской Федерации.

С 1 сентября 2026 года переход на электронные подписи станет обязательным. У предприятий не так много времени для адаптации своих рабочих процессов. Рекомендуется заранее протестировать данную технологию и спокойно подготовиться к переходу на электронные подписи».

Для начала использования электронных перевозочных документов требуется:

1. Необходимо установить, какие сотрудники вовлечены в процессы работы с документами, какие типы документов организация использует и как организован документооборот. Эта информация потребуется в дальнейшем, при внедрении электронного документооборота.
2. Для руководителя организации (индивидуального предпринимателя) можно оформить сертификат квалифицированной электронной подписи.
3. Всем сотрудникам, задействованным в работе с документами, необходимо оформить машиночитаемые доверенности (МЧД). Работа с электронными документами ожидается от экспедиторов, водителей, логистов, кладовщиков и бухгалтерии. Водителям и кладовщикам будет достаточно простой электронной подписи (ПЭП.
4. Необходимо разработать новые регламенты и инструкции для персонала. Сотрудники должны пройти обучение, а также им будут предоставлены правила и памятки. Это позволит уменьшить число ошибок.
5. Для работы с системой электронных перевозочных документов необходимо подключиться к одному из аккредитованных операторов ИС ЭПД. Эти организации оказывают услуги по передаче электронных перевозочных документов между участниками процесса перевозки и в ГИС ЭПД. Список аккредитованных операторов размещен на сайте Минтранса России. Для обмена электронными документами требуется наличие оператора.
6. Обеспечить сотрудникам компании доступ к сервису и определить администратора, при необходимости добавить водителей.
7. Водителям необходимо предоставить необходимое оборудование. Для осуществления погрузочно-разгрузочных работ требуется смартфон или планшет с подключением к сети интернет. Это позволит водителю подтверждать свою часть документа и генерировать QR-код для проверок со стороны ГИБДД. Данный QR-код останется доступным, даже если отсутствует подключение к интернету.

ФНС на своем сайте разъяснила, подтверждается, что внедрение электронных перевозочных документов (ЭПД) предоставляет значительные выгоды:

• Затраты на содержание офисной техники, используемой для печати, приобретение бумаги и услуги курьерской доставки уменьшаются.
• Электронные документы надёжно защищены, поскольку хранятся в государственной информационной системе электронных подписей и у операторов информационных систем электронных подписей.
• Благодаря отсутствию необходимости отправки бумажной копии транспортной накладной грузоотправителю, время получения оплаты за перевозку сокращается примерно на 20 дней.
• Благодаря использованию единого документа для всех участников транспортировки, обновления вносятся одновременно, что способствует ускорению расчетов.
• Облегчение доступа контрольно-надзорных органов к сведениям о перевозках и грузах позволит сократить количество обращений к предприятиям.