При составлении всех проектов доверенностей в электронной форме и хранении файлов вместе с электронным журналом регистрации, в бумажном журнале можно регистрировать только.
-
дату и номер доверенности;
-
Фамилия, имя, отчество представителя по полномочиям; название занимаемой им должности (если необходимо).
-
Доверенность действует до указанного срока или год с момента составления, если срок не определён.
-
собственноручную подпись получившего доверенность.
Обратите внимание
Бумажный журнал служит для учета доверенностей и подтверждает их выдачу. Документооборот по доверенностям можно разделить на две части: генеральные и специальные, разовые. Генеральными считаются доверенности, представляющие интересы всего юридического лица и дающие широкий круг полномочий (обычно занимают 2–3 страницы текста).
Изготавливать их нужно на бумаге и регистрировать в бумажном журнале, так как срок хранения постоянный (например, см. ст. 60, 61, 119, 152 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558; далее – ПТУД).
В журнале для удобства контроля сроков действия полномочий доверенных лиц целесообразно разделить информацию, выделив графы «Срок действия» и «Дата окончания срока полномочий».
После оформления доверенности и её внесения в журнал, Вы сможете:
Сделайте ксерокопию до выдачи оригинала, а затем прикрепите её к делу «Доверенности на представление интересов организации. Копии».
В электронный проект доверенности добавить дату, индекс и дату выдачи доверенности.
Фонд для службы делопроизводства и юридического отдела будут составлять эти файлы.
Электронные проекты и копии удобны для слежения за сроками действия, замены доверенных лиц или их отзывa, а также оформления новых доверенностей.
Фонд можно передать на архивное хранение одновременно с оригиналами отозванных генеральных доверенностей и журналом их регистрации.
Специальные и разовые доверенности можно регистрировать в отдельном электронном журнале. Проекты доверенностей хранятся в электронной форме без изготовления бумажных копий, создавая специальную директорию с коллективным доступом для подписания усиленной квалифицированной электронной подписью.
Срок действия подобных доверенностей ограничен пятью годами с момента осуществления предоставленных полномочий.
Обратите внимание
При реализации проекта разработки и внедрения СЭД для работы с доверенностями предлагаем предусмотреть отдельную базу данных и классификаторы для оформления электронных оригиналов и управления ими, учитывая электронное взаимодействие с партнёрами и контрагентами.
В некоторых ситуациях организациям предпочтительнее хранить оригинал доверенностей, например, генеральной, у себя, а доверенным лицам выдавать нотариально заверенные копии.
В организациях с распределённой структурой руководители филиалов и их заместители получают доверенности на представительство головной организации и выполнение определённых задач на своей территории.
Развитие единой базы данных доверенностей под эгидой Федеральной нотариальной палаты обещает сделать заверение копий генеральных и специальных доверенностей излишним.
При удостоверении подписей на доверенности нотариусом все ее сведения, данные о доверителе, доверенном лице и сроке действия, а также статус (действующая/отменена/отозвана) будут проверяемы в режиме онлайн.