Как подписать NDA с самозанятым, чтобы не бояться потерять ценную информацию? Non-Disclosure Agreement – соглашение о неразглашении важных сведений – поможет защитить секреты бизнеса от огласки. Составить такой документ можно даже с самозанятым. В статье расскажем и о плюсах NDA, и о том, как составить соглашение.
Иногда исполнителю для выполнения его работы необходимо знать о бизнес-процессах предприятия или иметь доступ к клиентской базе.
Например, бухгалтеру на аутсорсе могут понадобиться финансовые показатели, а маркетологу – данные о стоимости привлечения клиентов. Эта информация имеет коммерческую ценность. При этом самозанятый не связан с компанией трудовыми отношениями, а значит, повлиять на него дисциплинарно не получится. Устная договоренность также не защитит от утечки: требование конфиденциальности должно быть закреплено юридически. Решением проблемы может стать соглашение о неразглашении.
Когда нужно соглашение о неразглашении
Приведем пример. Производитель бытовой химии планирует вывести на рынок новый продукт: безопасный порошок для устранения засоров в трубах. Компания разработала уникальный состав, провела нужные исследования и готовится выпустить первую партию товара.
Для создания запоминающейся упаковки было принято решение привлечь дизайнера. Если конкуренты не помешают планам, чистящее средство произведет фурор и принесет организации прибыль. Поэтому информацию о продукте важно на время сохранить в секрете. Как производителю предусмотреть это условие при работе с самозанятым?
Существует два способа:
- включить требование о неразглашении в гражданско-правовой договор (ГПД);
- заключить отдельное соглашение.
Теперь давайте посмотрим, чем отличаются эти документы, на нашем примере.
Положение о конфиденциальности в ГПД перестанет действовать с окончанием сделки. В нашем случае дизайнер нарисует макет упаковки за неделю, срок действия договора закончится, а вместе с ним и все обязательства.
В то же самое время NDA можно продлить на любой срок после окончания сделки. Дизайнер будет хранить коммерческую тайну до выхода порошка на рынок. При нарушении соглашения суд может заставить его возместить упущенную выгоду.
Если в бизнес-процессах нет ничего особенного, а обнародование внутренних данных никак не повлияет на имидж и доход организации, в дополнительном соглашении о конфиденциальности нет смысла.
Если все же необходимость в сохранении данных есть, то подписать NDA с плательщиком НПД все же стоит. Главный критерий для определения того, нужен ли NDA – потенциальные риски, что разглашение каких-либо сведений может повлечь за собой финансовые или репутационные потери.
Как связаны коммерческая тайна и убытки
В нашем примере чистящее средство имеет уникальный состав, что дает производителю конкурентное преимущество. Дизайнер, получив заказ, может написать о нем в соцсетях и по неосторожности выдать секрет. Если конкуренты узнают об этом, скопируют технологию производства и выпустят аналогичный продукт, компания понесет убытки.
Отдельно стоит сказать о коммерческой тайне. К ней относят экономические, технические, производственные и организационные сведения, которые представляют коммерческую ценность за счет того, что не известны никому за пределами организации. Это может быть уникальный рецепт, перечень контрагентов или стратегия развития.
Конкретный перечень чувствительных сведений определяет обладатель тайны. Но некоторые данные засекретить нельзя. К ним относятся:
- сведения учредительных документов, реестров ЕГРЮЛ и ЕГРИП;
- лицензии;
- требования безопасности и охраны окружающей среды;
- долги по зарплате и выплатам;
- численность сотрудников и условия труда.
Отличия коммерческой тайны от других сведений
Обладатель тайных сведений обязан предпринимать меры по их защите (ст. 10 Закона «О коммерческой тайне»): составить локальные акты и вести учет лиц, имеющих доступ к данным.
Может показаться, что сам по себе статус коммерческой тайны уже защищает бизнес. Это не так. Дело в том, что соглашение о неразглашении не требует введения режима коммерческой тайны, поэтому его применение шире. На практике документ используется для защиты любой ценной информации: деталей сделок, особенностей производства, деловой переписки. Главное, чтобы эти сведения можно было скрывать и они не являлись общедоступными.
Важный нюанс: обе стороны должны хорошо понимать, что является предметом соглашения. Компании следует указать в документе, какие сведения считаются конфиденциальными, и установить для плательщика НПД правила их использования.
Обратите внимание: подписание соглашения с дизайнером заставит самозанятого серьезнее отнестись к секретным данным. И даже если он все равно их выдаст – с него можно будет взыскать убытки.
Подпись исполнителя подтверждает, что он берет на себя обязательство не распространять конфиденциальную информацию. В самом соглашении можно прописать сумму штрафа за разглашение. Риск нарушения все равно останется, но у компании появится шанс защитить свои интересы в суде и компенсировать потери. Для этого необходимо доказать, что самозанятый действительно разгласил секреты бизнеса. Например, сделать скриншоты поста или комментария в соцсетях.
Как составить соглашение NDA
Соглашения бывают двух видов. С самозанятыми обычно заключается односторонний договор, по которому конфиденциальную информацию получает только одна сторона. По двустороннему – например, с контрагентом – обе стороны передают и принимают тайные сведения.
Строгих указаний и требований к форме нет. В документе должны быть отражены основные положения:
- список охраняемых сведений;
- условия предоставления;
- ответственность.
Как правило, соглашение состоит из шести частей. Рассмотрим их на примере.
Шапка. В шапке можно указать дату и место составления документа.
Пример: «Настоящее соглашение о конфиденциальности заключено между раскрывающей стороной – производителем бытовой химии и принимающей стороной – дизайнером».
Предмет соглашения. В этой части документа перечисляются сведения, которые важно уберечь от разглашения. Например, состав продукта, его характеристики, название, сроки вывода на рынок, план реализации. Все, что потребуется исполнителю в работе, но причинит ущерб в случае разглашения. Если таких моментов много, можно указать их в отдельном приложении.
Список ценных сведений необходимо составлять максимально подробно, чтобы исполнитель и заказчик не могли трактовать его по-разному.
Пример: «Конфиденциальной считается информация о новом чистящем средстве и обо всем, что касается его выпуска и распространения, в том числе…»
Условия хранения и предоставления информации. Опишите в разделе все способы, которыми планируете передавать ценные данные: с помощью ЭДО, по корпоративной почте или через курьера. Включите положения о том, как исполнителю обеспечить их безопасность и что делать, если произойдет утечка.
Сотрудники компании тоже должны соблюдать прописанные требования. Если заказчик отправит исполнителю важный документ другим способом – к примеру, в мессенджере, – то в случае утечки ответственность будет лежать на заказчике.
Сроки. Обязательно пропишите, как долго действует соглашение. По истечении срока его можно продлить.
Обязательства и ответственность. В соглашении можно прописать любые меры ответственности за нарушение: штраф, возмещение убытков или компенсацию упущенной прибыли.
Пример: «Принимающая сторона обязуется обеспечить охрану и конфиденциальность предоставляемой информации. В случае разглашения сведений она обязана предоставить раскрывающей стороне выплату неустойки в размере <сумма> рублей».
Заключительные положения. В этой части описывается алгоритм действий в случае конфликта.
Пример: «Все споры подлежат урегулированию путем переговоров. Если спор не будет урегулирован в течение 30 дней с даты направления претензии о нарушении, такой спор подлежит разрешению в суде по месту нахождения раскрывающей стороны».
Адреса, реквизиты и подписи сторон. В конце указывается информация о каждой стороне: адрес, ИНН, банковские реквизиты, БИК, номер телефона и электронная почта.
Игорь Знак, сооснователь платформы Qugo
Как составить соглашение о неразглашении по ЭДО, читайте в полной версии статьи «Под грифом «секретно»: соглашение о неразглашении с самозанятым» на сайте журнала «Практическая бухгалтерия».
В статье использованы фото с сайта freepik.com