Процедура регистрации онлайн-кассы на первый взгляд проста, однако допущенные ошибки могут повлечь нарушение законодательства об использовании контрольно-кассовой техники или повреждение фискального накопителя.
Применение онлайн-касс требуется согласно 54 Федеральному закону. Перед эксплуатацией вся техника обязана пройти регистрацию в Федеральной Налоговой службе.
Что такое онлайн касса
Онлайн-касса — аппарат с фискальным накопителем, предназначенный для записи и хранения информации о чеках, а также передачи её в ФНС через интернет. Цель такой передачи — чтобы налоговая контролировала все доходы продавца или предпринимателя. Из-за невозможности корректировки данных человек не сможет уменьшить объём своих доходов, а значит, заплатит налоги полностью.
При реализации товаров (работ и услуг), кассовый аппарат обязателен для использования как частными лицами, так и юридическими лицами: компаниями, организациями и индивидуальными предпринимателями, без зависимости от способа оплаты.
После покупки кассовый чек можно получить как на бумаге, так и в электронном виде — отправив его на электронную почту или номер телефона покупателя.
Виды ККТ
Контрольно-кассовое оборудование предназначено для регистрации и сохранения финансовых данных, создания и передачи фискальных сведений налоговой службе через оператора фискальных данных, а также печатает фискальные документы.
Контрольно-кассовая техника должна:
- Выполнять расчеты с помощью наличных денег или платежных карт, предоставляя покупателям чек на бумаге и электронный вариант.
- Предполагается наличие фискального накопителя, который записывает и передает фискальные данные в ОФД.
- Должна быть подключена к Интернету.
Существует пять главных видов ККТ.
- Автономные ККТ
Этот тип кассовых аппаратов – достаточно доступные модели, не требующие дополнительного оборудования для работы. У них уже встроен цифровой дисплей и клавиатура. Такие ККТ очень мобильны и могут работать без подключения к электрической сети. Главным недостатком автономных ККТ является ограниченный функционал и неудобство использования.
- Ньюджеры
Этот кассовый аппарат компактный, с графическим дисплеем, выводящим текстовые данные. Обеспечивает автономную работу до восьми часов и оснащен разъемами для подключения платёжных терминалов.
Подключение дополнительных устройств может быть ограничено и зависеть от конкретной модели.
- Смарт-терминалы
В их состав входят фискальный регистратор, компьютер (планшет) с сенсорным экраном и установленной кассовой программой.
Такие терминалы поддерживают подключение необходимого дополнительного оборудования: сканеров штрих-кодов, пин-падов и др.Невысокая стоимость и хорошая компактность выделяют его. Дополнительные опции способствуют связыванию смарттерминала с облачными товароучётными системами и приложениями, увеличивающими его возможности и область применения.
Недостаток заключается в ограниченном выборе программного обеспечения для касс, а также в небольшом экране (5-10 дюймов), что затрудняет работу с большими таблицами. - Фискальные регистраторы
Это онлайн-кассы без встроенного монитора и клавиатуры. Для их работы фискальный регистратор подключают к компьютеру, планшету или другому устройству с установленным кассовым программным обеспечением. Цена таких моделей варьируется в зависимости от функций. Более продвинутые модели стоят дороже, печатают чеки быстрее и проработают дольше.
Фискальные регистраторы используются там, где операции затруднены для выполнения на смарт-терминале или автономной кассе, а также при необходимости высокой скорости обработки данных.
- Облачные кассы для применения при интернет-расчётах
Это специальные фискальные регистраторы без возможности печати бумажных чеков. Их применяют для безналичных операций с покупателями, часто в интернет-торговле.
Кто должен иметь онлайн кассу
Применение онлайн-касс требуется практически всем организациям и предпринимателям, реализующим товары (работы) и оказывающим услуги, по действующему законодательству.
В некоторых ситуациях применение онлайн-кассы требуется не только продавцам, но и покупателям. Речь идет о случаях, когда население осуществляет скупку товаров с целью их дальнейшей перепродажи. Исключение составляют: скупка утильсырья и макулатуры.
Некоторые предприятия могут осуществлять деятельность без наличия кассы.
- Предприниматели и индивидуальные предприниматели, работающие по специальному режиму, платят «Налог на профессиональный доход». Квитанции в данном случае передаются через приложение «Мой налог».
- Компании, предоставляющие свои квартиры или парковочные места в аренду, не зависимо от применяемого налогового режима.
- Ремонтные мастерские обуви и ключницам, а также продавцы мороженого из ларьков, безалкогольных напитков, воды и молока предлагают свои услуги.
- Индивидуальные предприниматели и фирмы, действующие на малодоступных территориях. Такой список утверждают органы власти субъектов Федерации.
- Индивидуальный предприниматель зарегистрирован по патентам на некоторые виды деятельности: торговлю с открытых прилавков на торговых мероприятиях и рынках, а также работу аптек в сельской местности.
Подготовка к регистрации
Перед регистрацией кассового аппарата в налоговой требуется совершить предварительную подготовку.
- Оформить усиленную КЭП
- Проверить оборудование
- Заключить договор с ОФД
- Подключить интернет
КЭП необходима для электронного учета кассовых операций. С её помощью можно взаимодействовать с налоговыми органами при регистрации и в течение функционирования системы.
Ключи и сертификат электронной подписи находятся на защищенном носителе (токена) и выдаются для руководителя компании или индивидуального предпринимателя в Федеральную налоговую службу. Срок действия – один год. Ее оформляют для индивидуального предпринимателя, руководителя организации или уполномоченного лица.
В случае наличия действующей подписи для предоставления отчетности в контролирующие органы её можно применить.
КЭП обеспечит обмен документами с налоговыми органами на протяжении регистрации и последующей деятельности.
Модель применяемой кассы обязана быть внесена в реестр контрольно-кассовых аппаратов. Фискальный накопитель должен находиться в списке, утвержденном Федеральной налоговой службой.
Проверку оборудования проводят до регистрации. В противном случае процедура будет недействительной.
Чтобы зарегистрировать кассу в налоговой для ИП, необходимо выбрать оператора фискальных данных и подписать с ним договор.
Через Общероссийский формат передачи данных осуществляется обмен информацией с налоговой службой, вследствие чего заключение договора обязательно для всех.
Исключение составляют организации, расположенные в районах без подключения к интернету (кассовый аппарат функционирует автономно).
Для отправки информации в ОФД кассовому аппарату требуется подключение к сети Интернет: с помощью проводного соединения, Wi-Fi или мобильного интернета посредством SIM-карты.
Регистрация: пошаговая инструкция
Регистрация ККТ в ФНС возможна тремя способами:
Обращение в отделение налоговой инспекции по собственному усмотрению.
При обращении в налоговую инспекцию лично и подаче заявления на бумаге электронная подпись не требуется. Для подачи заявления нужно иметь паспорт ККТ, паспорт ФН, договор с ОФД.
После подачи заявления на точке расположения кассы нужно выполнить фискализацию и сформировать отчет о регистрации ККТ. Этот документ в бумажной форме нужно вновь предоставить в отделение ФНС для получения карточки регистрации ККТ.
2. Личный кабинет на сайте налоговой
В данной ситуации нужно выполнить следующие действия.
Создать личный кабинет индивидуального предпринимателя или юридического лица, если таковой отсутствует.
В личном кабинете, в разделе «Учет ККТ», зарегистрируйте ККТ.
c) Внести параметры заявления:
- фактическое место установки;
- наименование предприятия, где устанавливается касса;
- модель аппарата;
- заводские номера ККТ и ФН.
d) Проводится фискализация техники;
Параметры фискализации поступают через сайт Федеральной налоговой службы.
Проводится проверка правильности функционирования фискального накопителя.
ККТ выдаётся по запросу, на неё полагается регистрационная карточка, подписанная Федеральной Налоговой Службой, в электронном формате.
Личный кабинет оператора ФСД.
Действия в данном случае аналогичны этапам регистрации ККТ через личный кабинет ФНС.
Регистрация отличается тем, что отчет о регистрации кассы в личный кабинет ОФД загружается автоматически, не нужно его отдельно заполнять.
Риски при работе без онлайн-кассы
Без применения кассы при ведении бизнеса грозит наказание по статье 14.5 КоАП.
|
№п/п |
Нарушение |
Кому назначается штраф |
Размер штрафа |
|
1 |
Транзакция не прошла через онлайн-кассу |
Должностное лицо (ИП) |
Не менее 10 000 руб. |
|
2 |
Транзакция не прошла через онлайн-кассу |
Юридическое лицо |
Не менее 30 000 руб. |
|
3 |
Повторное нарушение |
Должностное лицо |
Дисквалификация от 1 до 2 лет. |
|
Организация |
Приостановка деятельности на до 90 дней. |
||
|
4 |
Транзакция с ошибкой |
ИП |
От 1 500 – 3 000 руб. |
|
Юр. лицо |
10 000 руб. |
||
|
5 |
Не выдача чека |
Должностное лицо |
2 000 руб. |
|
Организация |
10 000 руб. |