
При составлении акта (приказа, письма) если подписи не помещаются на одном листе, следует ли расположить весь текст на первом и подписи на втором листе или лучше разместить 1-2 строки текста на втором листе перед подписями? В таком случае на первом листе внизу останется большое пустое поле.
Конкретный ответ на этот вопрос фиксирован. Рекомендации по использованию ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». :
Подпись и/или гриф согласования размещают на той же странице, где текст документа. Размещать их на отдельном листе нельзя.
При составлении распорядительных документов любого типа важно следовать правилу размещения реквизитов. В документе должно быть минимум две-четыре строки текста (идеально – самостоятельный абзац из заключительной части) на новом листе многостраничного документа.
Не забудьте пронумеровать листы многостраничного документа, начиная со второй страницы (п. 3.2 ГОСТ Р 7.0.97-2016 и п. 3.2 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Такой способ оформления защищает документ от подделки и замены страниц.
Если пустующие места на предпоследнем листе бумаги вас беспокоят, то вы можете:
-
Текст акта (и документа любого вида) можно печатать с увеличением межстрочного интервала — через один или полтора интервала.
-
Между реквизитами ставить 2–4 пробела.
-
В оперативных ситуациях, например при составлении акта об ошибочно доставленном письме, о повреждении конверта, полученного письма или посылки и т.п., документ можно оформлять на обеих сторонах листа: лицевой и оборотной (п. 3.2 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Не забудьте про нумерацию страниц.
Все упомянутые рекомендации применяются к организационно-распорядительным документам – актам, письмам, приказам и подобным им.
В заключение, еще несоколько «официальных советов».
П. 3.2 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016:
Разрешено составлять документы с двух сторон листа.
При двухсторонней печати документов ширина левого поля на первой странице и правого поля на второй странице должны быть одинаковыми.
При составлении многостраничного документа с второй страницы вводится нумерация.
Страницы нумеруются посередине верхнего поля документа, не ближе чем в 10 мм от верхнего края листа.
При составлении многостраничного документа информация указывается лишь на титульном листе.
П.3.8. Рекомендаций:
Текст документы выравнивается по ширине листа в пределах границ левого и правого полей и печатается с промежутком между строками 1–1,5. При подготовке документа для издания с уменьшением масштаба интервал увеличивается до 2.
Между буквами в словах расстояние обычное. Между словами – один пробел.