Приостановить работу бухгалтерии на время отпуска главного бухгалтера нельзя. Пока его нет, в организация продолжает работать, подписываются договора, поступают деньги, создаются документы, которые нужно проводить в бухгалтерии. Могут понадобиться и те, на которых нужна подпись главбуха.
Подписание первички
Одна из основных проблем – это подписание первички. Чтобы не остановить работу бухгалтерии, обязанности по подписанию документов бухгалтерского учета нужно передоверить другому сотруднику бухгалтерии. Если в компании, только один работник бухгалтерии – главбух – право подписи можно передать другому сотруднику компании. Здесь нет ограничений. Но, учитывая важность этого участка, лучше если право подписи будет передано директору или кому-то из его заместителей.
До ухода в отпуск в целях финансовой безопасности главбух обязан предупредить работника, который получит право подписи о том, что к учету запрещено принимать документы, которыми оформлены не имевшие места факты хозяйственной жизни. Попросту говоря – мнимые и притворные сделки.
Что делать со счетами-фактурами
Подпись главного бухгалтера на счете-фактуре обязательна. Причем он подписывает счета-фактуры без доверенности. За главбуха, как и за директора, счет-фактуру могут подписать лица, уполномоченные на это приказом либо доверенностью (п. 6 ст. 169 НК РФ). Может ли за обоих подписать счет-фактуру одно лицо?
Поставить подпись на счете-фактуре вместо подписи главбуха, находящегося в отпуске, вправе сотрудник, которому передано право подписи по доверенности. Оформить право подписи приказом недостаточно.
Банковские документы
Основная часть платежей сейчас проводится в онлайн банке. Подписать платежные документы может директор с помощью своей ЭЦП.
Передавать ЭЦП по доверенность – это неразумный шаг.
Но, если других вариантов нет нужно передать ключи ЭЦП главного бухгалтера для подписи электронных документов, это нужно указать в отдельном приказе о передаче полномочий на время отпуска главного бухгалтера.
Налоговая отчетность
Бухгалтеры редко уходят в отпуск в период сдачи отчетности. Но, если так произойдет отчетность за главного бухгалтера может сдать директор. Как правило, по Уставу у него есть все полномочия для этого. А по закону о бухучете директор обязан организовать ведение учета и сдачу отчетности.
Если и директор, и главбуха одновременно не окажется на рабочем месте отчетность подписывает уполномоченный представитель. В декларации или расчете указывается документ, подтверждающий полномочия – это доверенность, которая должна быть оформлена по особым правилам.
Если придет проверка
Если во время отпуска главного бухгалтера придет налоговая проверка, нужно составить с налоговую инспекцию заявление с просьбой перенести налоговую проверку, указать период переноса, приложить график отпусков и приказ о предоставлении главбуху ежегодного отпуска. Как правило, инспекция идет навстречу.