В этом году помимо традиционных задач, требующих решения перед отъездом директора за границу в новогодние каникулы, необходимо оформить новую электронную цифровую подпись и предусмотреть страхование на случай непредвиденного долгого отсутствия руководителя за рубежом.
Для директора нет особых правил предоставления отпуска. Директор обычно сам определяет, когда он будет отсутствовать в компании.
Оформление отпуска производится приказом. Директору выплачивают отпускные не позже чем за три дня до начала отпуска, как и всем остальным сотрудникам. Учитывая, что директор сохраняет полномочия и с него никто ответственности не снимает на период отпуска, заранее необходимо предпринять меры для бесперебойной работы компании в обычном режиме.
Что сделать до отпуска директора
Новая ЭЦП директора
С первого января двадцать третьего года недействительны электронные подписи, выданные коммерческими центрами сертификации. прекратят действие.
Зарегистрировать ЭЦП необходимо в налоговой инспекции перед началом праздничных каникул.
Чтобы подать заявления на предварительную проверку онлайн, воспользуйтесь интернет-сервисом «Личный кабинет юридического лица» или «Личный кабинет индивидуального предпринимателя» и пройдите по ссылке «Заявление на получение КЭП ФНС».
Для этого потребуется паспорт, страховое свидетельство и носитель информации.
При наличии у руководителя электронного цифрового подписи на носителе можно посетить удостоверяющий центр с ним.
Налогоплательщики могут запланировать свой визит в налоговую инспекцию через электронный сервис ФНС России. Онлайн-запись на прием в инспекцию»
Права на подпись документов во время отсутствия директора по причине отпуска
Сотрудника компании можно уполномочить на подпись документов путём выдачи ему доверенности.
Электронную подпись передать другому сотруднику запрещено (подп. 1 п. 1 ст. 10 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).
Если у заместителя директора, главного бухгалтера или другого сотрудника есть оформленная ЭЦП, то по простым доверенностям он может подписывать документы своей электронной цифровой подписью. В противном случае лучше всего оформить ЭЦП для такого работника.
Подписание отчетов и других документов подписью руководителя допустимо только собственнику этой подписи, подобно рукописной подписи согласно статье 160 ГК.
Можно подключить директору удалённый доступ к рабочему компьютеру для подписания документов ЭЦП. Но такой вариант не подходит компаниям, которые боятся взломов, раскрытия финансовой информации, коммерческих тайн и персональных данных сотрудников. Компании с большими активами, не имеющие 100% гарантий безопасности, вряд ли предоставят директору удалённый доступ. Для небольших компаний это может быть подходящим вариантом.
Назначение ответственного или передача полномочий
В период отпуска у руководителя могут возникнуть актуальные проблемы, нуждающиеся в оперативном решении. Необходимо назначить ответственного, способного разрешить проблему или срочно связаться с руководителем.
Если директор имеет заместителя, а замещение руководителя в период отпуска установлено в его должностной инструкции или трудовом договоре, вопросов нет.
Без директора обязанности последнего можно целиком или частично возложить на другого сотрудника с оформлением совместительства. В таком случае требуется подписание дополнительного соглашения к трудовому договору о совместительстве и издание приказа.
В дополнительном соглашении и приказе следует указать должностные обязанности работника, сроки выполнения, а также размер доплаты.
Принять решения о графиках работы, сменности, дежурств и отпусков.
Необходимо спланировать график работы сотрудников на январь заблаговременно. Это актуально не только для организаций с круглосуточным режимом работы и сменными графиками, но и для всех, которые в период новогодних праздников вводят дежурство.
Срок для составления графика отпусков по закону — 17 декабря. Необходимо помнить об этом нюансе.
Подстраховаться на случай форс-мажора
В 2022 году, учитывая ведение СВО, санкции между ЕС и РФ, а также периодические вспышки COVID-19, могут возникнуть непредвиденные ситуации: временное закрытие границ, отмена авиаперелетов, карантин, страх очередной мобилизации и т.п.
В подобной ситуации директор, не имеющий доверенного лица в компании, может хранить у нотариуса доверенность на ведение дел фирмы. Доверенность не обязательно передавать сотрудникам или родственникам, ее можно оставить у нотариуса с указанием условий и получателя документа.