Чем больше лет существует предприятие, тем больше документов накапливается, уничтожение которых запрещено. Рассмотрим, как долго требуется сохранять эти бумаги и способы организации их хранения.
Документы, подлежащие хранению
Следует сохранять все документы, связанные с деятельностью организации.
- налоговые;
- кадровые;
- бухгалтерские.
Это договора и приложения к ним, счета и квитанции, акты выполненных работ и оказанных услуг, товарные накладные, журналы операций, договоры с сотрудниками и их персональные данные, а также другие документами, касающиеся трудоустройства.
Срок хранения документов
Документацию организации возможно разделить на две категории.
- Первый перечень включает документы с временным сроком хранения – от одного до семидесяти пяти лет.
- Вторую группу составляют документы долгосрочного хранения.
Срок хранения каждого вида документа устанавливается приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236.
Если документ ещё не исполнен, по нему ведется делопроизводство (например, личное дело работника, который ещё числится в штате компании, или договор, по которому сторонами продолжается выполнение обязательств). Такой документ, хоть и находится среди других документов компании, но пока ещё не передан на хранение. Такие документы называются текущими.
Документы, по которым дело завершено (архивные), подлежат хранению. Период хранения начинается не с даты прекращения действия документа в качестве актуального, а с первого января года, следующего за этой датой.
Правила хранения документов
В 2023 году Федеральное архивное агентство обновило правила хранения (приказ от 31 июля 2023 года N 77).
Перед передачей документов на хранение их нужно упорядочить по времени, прошить и пронумеровать страницы в каждом сшитом документе. К каждой стопке нужно составить опись, где будет указано название документа, его номер и количество страниц.
Архив можно разместить в офисе компании или поручить хранение документов специализированной организации. В этом случае вся документация передается во внешнюю организацию по акту приема-передачи, после чего ответственность за ее хранение переходит к принимающей стороне.
Каковы последствия игнорирования норм сохранности бумаг?
Компания, уничтожившая документы досрочно или допустившая другие нарушения, может быть оштрафована. Например, если налоговая инспекция в ходе проверки запросит первичные бухгалтерские документы, а компания не сможет предоставить их, на должностных лиц будет начислен штраф от 5000 до 10 000 рублей, а индивидуальному предпринимателю или организации — 10 000 рублей. Если окажется, что необходимые документы отсутствуют более одного налогового периода, размер штрафа составит 30 000 рублей.
В случае занижения налоговой базы вследствие отсутствия документов предусмотрена санкция в виде 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей (ст. 15.11 КоАП РФ, ст. 120 НК РФ).
Что можно сделать с документами по истечении срока их хранения?
По истечении сроков хранения бумаг следует надлежащим образом утилизировать их. Неправильное избавление от документации может повлечь санкции. Отсутствие и непредставление на запросы госорганов документов после окончания срока их хранения допускается только при наличии подтверждающих правильную утилизацию бумаг документов.
Чтобы освободиться от документов, в которых больше не нуждаются, следует:
- Составить комиссию для отбора и уничтожения документов.
- Составьте протокол с перечислением документов, по которым комиссия решила провести уничтожение. Протокол должны подписи всех членов комиссии.
- составить акт о том, что документы уничтожены.