Кадровый учет в чате. Какие действия допустимы?

С переходом на дистанционный режим сотрудники компании начали активнее использовать в работе системы быстрого обмена сообщениями. Но насколько такая форма общения находится в правовом поле и как судьи оценивают такую форму кедровкой коммуникации? На эти и другие вопросы журнал «Расчет» попросил найти ответы Екатерину Лютенко, внутреннего аудитора компании Acsour.

После массового перехода сотрудников на удаленный формат работы такие инструменты коммуникации, как телефон, электронная почта и личные встречи, дополнились сразу несколькими новыми способами связи, но наибольшую актуальность приобрели мессенджеры. Эти программы позволяют значительно ускорить взаимодействие между сотрудниками. Мессенджеры помогают не только быстро решать рабочие вопросы, но и отправлять и получать документы.

Но возникает важный вопрос: а как российское законодательство регулирует такое общение? Можно ли оформлять кадровые документы через системы моментального обмена сообщениями? И какие действия необходимо предпринять, чтобы общение в чате имело правовые последствия и являлось доказательством трудовых отношений при судебных разбирательствах? Попробуем найти ответы на эти и другие вопросы, используя действующие в настоящее время законы и разъяснения арбитров.

Законодательное регулирование

Начнем с главного: в настоящее время трудовое законодательство никак не регулирует правила взаимодействия работодателя и сотрудника через мессенджеры, и это несмотря на то, что большая часть трудовых вопросов обсуждается именно в подобных сервисах. То же можно сказать и об оформлении документов в электронном виде: их можно отправлять через мессенджеры, но самые важные лучше все-таки дублировать в бумажном виде. Подробнее о степени риска при составлении электронных кадровых документов можно узнать из таблицы в этой статье.

Важно уточнить, что законодатель уже ищет решение проблемы, с которой сталкиваются сегодня многие компании. Законопроект № 1162885–7 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» в случае его принятия разрешит бизнесу отказаться от обязательных бумажных документов, необходимых при ведении кадрового учета. Проект закона направлен на рассмотрение в Государственную думу совсем недавно, 29 апреля 2021 года.

В соответствии с предлагаемыми поправками сотрудники имеют право отказаться от перехода на электронное оформление трудовых отношений. Но сделать это можно только в том случае, если таких работников будет больше половины. Иначе правило о вводе электронного документооборота будет распространено на всю организацию без исключений. 

Обратите внимание, в российском законодательстве уже есть положения, которые позволяют компаниям вести кадровый учет со своими сотрудниками в электронном виде, хотя список документов пока небольшой. Итак, перевести в цифровой вид можно трудовые книжки (ст. 66.1 ТК РФ) и больничные листы (подп. 5 ст. 13 Закона № 255-ФЗ).

Кроме этого, есть возможность составления и обмена электронными кадровыми документами с дистанционными сотрудниками, компания может составить и подписать трудовые и ученические договоры, такая возможность предусмотрена статьями 312.2, 312.3 ТК РФ.

Таблица рисков

Наименование документа	Требование ТК РФ к оформлению
Высокий риск перевода документа в ЭДО
Заявление о переводе	Письменный в соответствии со ст. 72.1 ТК РФ
Дополнительное соглашение на перевод	Письменный в соответствии со ст. 72, 72.2 ТК РФ
Приказ о применении дисциплинарного взыскания	Под подпись в соответствии со ст.193 ТК РФ
Заявление об увольнении по собственной инициативе	Письменный в соответствии со ст. 80 ТК РФ
Трудовой договор, приложения и соглашения к нему	Письменный в соответствии со ст. 57, 67 ТК РФ
Средний риск перевода документа в ЭДО
Правила внутреннего трудового распорядка	Под подпись в соответствии со ст. 68, 189 ТК РФ
График отпусков	Под подпись в соответствии со ст. 22, ч. 2 ст. 123 ТК РФ
Приказ о направлении сотрудника в командировку	Письменный в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749
Приказ о переводе	Письменный в соответствии с Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г. «О трудовых книжках»
Низкий риск перевода документа в ЭДО
Заявление и приказ о предоставлении отпуска	Нет требований
Лист нетрудоспособности	Электронный
Заявление на социальные вычеты по НДФЛ	Письменное в соответствии с п. 2 ст. 219 НК РФ

Электронный трудовой договор

Можно ли заключить трудовой договор в электронном виде и обменяться им через мессенджер? При заключении любых контрактов применяются нормы части 2 статьи 434 ГК РФ. Закон предполагает несколько вариантов подписания договора. С одной стороны, документ может быть составлен в единственном экземпляре за подписями обеих сторон.

Второй вариант, привычный большинству – когда экземпляров несколько, например два. При этом законодательство допускает обмен контрактами в электронном виде. Однако передать документ нужно по таким каналам связи, которые позволяют достоверно установить, что договор направила одна из сторон. Обратите внимание, по Определению Федерального закона от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ обмен информацией через мессенджеры может создавать электронный документ. Такие положения законодательств применимы для гражданско-правовых сделок, но трудовые отношения к ним не относятся. Дело в том, что рабочий контракт регулируется нормами трудового, а не гражданского права и его заключение в электронной форме пока еще не предусмотрено (ст. 67 ТК РФ). Исключение составляет найм дистанционных сотрудников, где заключение трудового договора в такой форме не запрещено.

Поэтому стоит внимательно относиться к порядку заключения трудового договора и не применять нормы ГК РФ к оформлению подобных документов (Апелляционное определение Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 11 сентября 2017 г. по делу № 33–3510/2017).

Доказанный факт

Факт отсутствия подписанного сторонами трудового договора не означает отсутствие трудовых отношений. Наличие таковых может быть доказано именно благодаря переписке в мессенджерах. По предоставленным скриншотам ревизоры или судьи могут сделать вывод, что стороны обсуждают в чате рабочие моменты.

Вот, например, Апелляционное определение Липецкого областного суда от 5 декабря 2018 года по делу № 33–4303/2018: судьи пришли к выводу о фактическом наличии трудовых отношений между сторонами судебного спора. В другом деле также были представлены скриншоты переписки, аудиозаписи голосовых сообщений, наличие чатов, которые создал работодатель для обсуждения ряда вопросов. Суд счел такие доказательства достаточными для подтверждения факта трудовых отношений (Апелляционное определение Омского областного суда от 28 ноября 2018 г. по делу № 33–7850/2018). 

Направление уведомлений 

Давайте остановимся еще на одной важной детали. В рассматриваемом выше деле сотруднику поступило электронное уведомление об изменении даты окончания отпуска и выхода на работу. Однако специалист на работу не пришел, что подтвердилось оформленным работодателем актом. Суд счел наличие переписки достаточным доказательством для признания вины работника (Апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 29 мая 2017 г. по делу № 33–4096/2017). 

Пермским судом рассмотрен случай, когда сотрудница была восстановлена на работе, но в офисе она отсутствовала и свои должностные обязанности не выполняла. Кроме того, у сотрудницы не было доказательств препятствий к ее допуску к работе. В связи с чем в удовлетворении требований работницы было отказано, так как компания уведомила о восстановлении сотрудницы на работе посредством мессенджеров и электронной почты (Апелляционное определение Пермского краевого суда от 4 октября 2017 г. по делу № 33–10980/2017).

Дополнительные дни отдыха

А что отпуск? Можно ли уведомить работодателя о желании отдохнуть и получить разрешение посредством чата? Можно. Нам удалось найти разбирательство, в котором арбитры пришли именно к такому выводу. Суд, изучив материалы дела, удостоверился, что внутренними документами организации не установлена обязанность предоставления сотрудниками заявлений об отпуске без сохранения заработной платы. Поэтому просьба предоставить дополнительные дни отдыха в мессенджерах и согласие на это работодателя – обоснованное подтверждение того, почему сотрудника в указанные периоды не было на работе.

Работодатель не смог представить доказательства, свидетельствующие о совершении сотрудником дисциплинарного проступка (Определение Челябинского областного суда от 8 апреля 2019 г. по делу № 11–4171/2019). 

Отзыв заявления об увольнении

Вот несколько ситуаций, в которых судьи отказались принимать в качестве доказательств переписку в чатах. Кассационный суд общей юрисдикции посчитал законным увольнение сотрудника, несмотря на отправленное им сообщение в мессенджер с просьбой отозвать заявление на увольнение по собственному желанию.

По мнению суда, намерение, выраженное через мессенджер, не может являться доказательством того, что сотрудник желает продолжить трудовые отношения. Для отзыва заявления ему необходимо было оформить письменное заявление, чего на деле не произошло (Определение СК по гражданским делам от 9 апреля 2020 г. по делу № 8Г-1610/2020[88-2714/2020). В то же время есть судебные решения, которые признают допустимым способ отзыва заявления об увольнении через мессенджер.

В данном случае сотрудник имеет право в любой форме сообщить работодателю о своем желании продолжить трудовые отношения (Апелляционное определение Мосгорсуда от 22 мая 2019 г. № 33–22466/2019). 

Перевод

И еще один пример спорного использования электронных документов. Ознакомление сотрудника с приказом на перевод в корпоративной базе электронного документооборота и проставление им соответствующей отметки не является должной формой уведомления сотрудников. В данном случае законодательство не предусматривает подобной формы трудового договора и соглашений к нему, так как это нарушает положения статей 72 и 72.1 ТК РФ.

Также в рассматриваемом случае у сотрудника отсутствовала электронная подпись, с помощью которой можно было бы поставить отметку, подтверждающую ознакомление с документом (Апелляционное определение Московского городского суда от 14 ноября 2018 г. № 33–50084/2018). 

Общие рекомендации 

Исходя из результатов судебных дел можно сделать следующие выводы. Сообщения в мессенджерах должны по своему содержанию подтверждать конкретный факт. Не всегда само наличие переписки – доказательство. Сообщения из чата должны соотноситься с обстоятельствами дела по времени.

Проще говоря, сомнительным будет, если сотрудник подаст заявление об увольнении спустя месяц после получения сообщения об этом. Сообщения из чата позволяют четко установить время отправления сообщения и круг лиц, принимавших участие в переписке, это стоит учитывать, отправляя поручения или документы.

В первую очередь необходимо обозначить, для каких целей сотрудник будет использовать мессенджеры. Это может быть получение заданий от руководителя, проведение встреч или обмен документами, которые связаны с работой и содержание которых не является конфиденциальным.

В заключение также рекомендуем продублировать формулировки об электронном взаимодействии из ПВТР в трудовой договор. Также можно уточнить обязанности сотрудника в связи с использованием того или иного мессенджера: «Для электронного взаимодействия работодатель выделяет Работнику адрес корпоративной электронной почты», «Для целей электронного взаимодействия Работодатель устанавливает на рабочий стол программу (наименование)».

Рекомендуется указать адрес электронной почты и аккаунт сотрудника в мессенджере. Это условие позволит подтвердить, что данный аккаунт принадлежит сотруднику, например: «Работник создает в программе новый аккаунт (наименование аккаунта)».   

---

Читать оригинал