Законодательство не запрещает директору руководить фирмой на удаленке, если характер работы это позволяет. Но, придется решить вопрос с подписанием документов и указанием адреса исполнительного органа в ЕГРЮЛ.
В законодательстве нет запретов на заключение трудового договора о дистанционной работе с руководителем организации.
Трудовой договор с директором
Руководителя компании назначает на должность и увольняет, как правило, общее собрание участников либо акционеров. Сначала оформляют протокол общего собрания участников или совета директоров, затем с руководителем подписывают трудовой договор. У наемного директора такие же права, как у всех остальных работников. Разница в том, что у него больше полномочий и выше ответственность по налоговому и административному законодательству.
Если директор одновременно выступает в роли единственного участника ООО, он должен своим решением возложить на себя функции руководителя и вести управленческую деятельность без заключения какого-либо договора, в том числе трудового.
В любом случае директор может исполнять свои обязанности удаленно.
Директор, как дистанционный работник
Глава 43 ТК РФ, которой регулируется труд руководителя организации, а также глава 49.1 ТК РФ не предусматривают каких-либо ограничений для генерального директора.
Генеральный директор может быть дистанционным работником. Он вправе, если иное не предусмотрено трудовым договором о дистанционной работе, устанавливать для себя режим рабочего времени и времени отдыха по своему усмотрению.
При переходе директора на дистанционный формат работы недостаточно выполнить только требования главы 49.1 ТК РФ. Нужно решить все вопросы, связанные с подписанием документов и «легализовать» фактический адрес исполнительного органа ООО, как того требует закон № 129-ФЗ.
Адрес в ЕГРЮЛ
Адрес постоянно действующего исполнительного органа должен быть указан в ЕГРЮЛ в соответствии со статьей 5 федерального закона № 129-ФЗ. Адрес нужен, в первую очередь, для связи с контролирующими органами.
Минфин рекомендовал при переводе директора на удаленку вносить изменения в ЕГРЮЛ в письме от 29.05.2019 № 03-12-13/38956.
Недостоверный адрес юридического лица в ЕГРЮЛ может стать поводом для привлечения к административной ответственности на основании часть 4 и части 5 статьи 14.25 КоАП РФ за предоставление недостоверных и ложных сведений. В первом случае должностное лицо могут оштрафовать на сумму от 5 000 до 10 000 рублей, во втором – дисквалифицировать его на срок от одного года до трех лет.
Временная удаленка
Если директор будет работать на удаленке временно, не имеет смысла вносить изменения в ЕГРЮЛ. Ведь с офисе по адресу регистрации компании будут сотрудники, которые смогут принимать официальные письма и уведомлять об этом директора.
С директора можно составить только дополнительное соглашение, если у него есть трудовой договор.
Постоянная удаленка
Если директор решит остаться на удаленке навсегда, нужно:
- оформить Договор о дистанционной работе (с указанием его фактического домашнего адреса как нового места работы);
- внести изменения в ЕГРЮЛ, чтобы домашний адрес директора был признан фактическим адресом местонахождения компании.
Право директор управлять предприятием дистанционно Роструд подтвердил в ответе на вопрос, опубликованный 9 августа 2021 года на сайте Онлайнинспекция.рф.
Подписание документов
Полномочия директора как единоличного исполнительного органа сохраняются за ним все время с момента назначения на должность и до даты их прекращения вне зависимости от фактического нахождения на рабочем месте (постановление Президиума ВАС РФ от 9 февраля 1999 года № 6164/98).
Это распространяется и на полномочия по изданию приказов, распоряжений, подписанию договоров.
Текущие приказы, которые не несут серьезных негативных последствий, могут быть согласованы в электронной форме и подписаны либо при визите директора в офис, либо электронной цифровой подписью.
Если же речь идет о финансовых документах и документах, которые могут привлечь внимание налоговой службы, право подписи директор может передать своим приказом кому-то из сотрудников, например, заместителю или главному бухгалтеру или ЭЦП.
Компани может полностью перейти на электронный документооборот и утвердить правила подписания и согласования всех документов.
Варианты подписания документов на удаленке:
- Очно в офисе (приезжать время от времени).
- По почте (письмами).
- Перейти на ЭДО.
Компания вправе выбрать любой удобный вариант, учитывая все плюсы и минусы.
Электронный документооборот невозможен без электронной подписи (ЭЦП). Для подписания кадровых документов у сотрудников должны быть свои электронные подписи. Их можно получить бесплатно на сайте госуслуг.
Для подписания документов от имени компании, выпуск ЭЦП нужно организовать для директора, главного бухгалтера и для тех сотрудников, которые имеют право подписи. Если для идентификации подписи придется использовать личные данные, с сотрудником должно быть подписано согласие на обработку персональных данных.
Статьей 6 Закона №63-ФЗ «Об электронной подписи» установлено, что информация в цифровой форме с простой или неквалифицированной электронной подписью признается электронным документом, равнозначным бумажному.
При переходе на ЭДО нужно внести изменения в учетную политику компании, и прописать в ней, что первичные документы могут составляться в электронном виде и подписываться электронной подписью. Также стоит включить пункт о передаче электронных документов через ЭДО в шаблоны имеющихся в компании договоров.