В этом году кроме обычных вопросов, которые нужно «закрыть», если директор собирается уехать за границу в отпуск на новогодние каникулы, важно позаботится о новой ЭЦП и подстраховаться на случай незапланированного длительного пребывания руководителя за рубежом.
Особых правил предоставления отпуска директору не существует. Обычно директор сам решает, когда он на время «оставит» свою компанию.
Отпуск оформляется приказом, директору выплачиваются отпускные не позднее чем за 3 дня до даты начала отпуска – как и всем другим работникам. Учитывая то, директор не теряет своих полномочий и с него никто не снимает ответственность на период отпуска, нужно заранее предпринять меры, чтобы компания продолжала работать в нормальном режиме.
Что сделать до отпуска директора
Новая ЭЦП директора
С 1 января 2023 года старые ЭЦП, полученные в коммерческих удостоверяющих центрах, прекратят действие.
Оформить ЭЦП нужно в ИФНС до начала новогоднего отпуска.
Подать заявление на предварительную проверку в электронной форме возможно через интернет-сервис «Личный кабинет юридического лица» или «Личный кабинет индивидуального предпринимателя», перейдя по ссылке «Заявление на получение КЭП ФНС».
Понадобится паспорт, СНИЛС и ключевой носитель.
Если у директора уже есть носитель с ЭЦП, можно прийти в удостоверяющий центр с ним.
Запланировать свой визит в налоговый орган налогоплательщики могут через электронный сервис ФНС России «Онлайн-запись на прием в инспекцию»
Право подписи документов на время отпуска директора
Право подписи на бумажных документах можно передать сотруднику компании на основании доверенности.
С электронной подписью все сложнее. Передавать ЭЦП другому работнику нельзя (подп. 1 п. 1 ст. 10 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).
Хорошо, если у заместителя директора, главбуха или другого работника есть своя оформленная ЭЦП. Тогда работник с ЭЦП на основании наделения его полномочиями по подписанию документов по простой доверенности, может подписывать документы своей ЭЦП. Если такого работника нет, лучший способ – оформить ему ЭЦП.
Подписывать отчетность или другие документы подписью директора вправе только ее владелец. Это аналог собственноручной подписи (п. 2 ст. 160 ГК).
Есть еще вариант — подключить директору удаленный доступ к рабочему компьютеру, тогда он сможет подписать документы своей ЭЦП. Но, этот вариант неприемлем для компаний, которые опасаются взломов, «вскрытия» финансовых показателей, коммерческой тайны и разглашения персональных данных работников. То есть, компания, владеющая большими активами, не имея 100% гарантий безопасности, вряд ли будет организовать директору удаленный доступ. Для небольшой компании – это подходящий вариант.
Назначение ответственного или передача полномочий
За время отпуска директора могут появится текущие вопросы, требующие немедленного решения. Ответственный, который сможет решить вопрос либо оперативно связаться с директором, в любом случае, должен быть.
Если у директора есть заместитель, и замещение руководителя на время отпуска предусмотрено его должностной инструкции или трудовым договором, проблем нет. Никаких дополнительных документов не нужно.
Если такого зама нет, обязанности директора полностью или частично можно передать другому работнику и оформить это как совмещение. В таким случае, нужно подписать дополнительное соглашение к трудовому договору на совмещение и издать приказ.
В допсоглашении и в приказе нужно прописать, какие обязанности должен выполнять работник, в какой период, размер доплаты.
Утвердить графики работы, сменности, дежурства, отпусков
График работы персонала на январь лучше составить заранее. Это касается не только предприятий со сменным графиком работы и непрерывно действующих, но и всех, кто на период новогодних каникул устанавливает дежурство.
График отпусков по законодательству, нужно составить до 17 декабря. Это мелочь, о которой часто все забывают.
Подстраховаться на случай форс-мажора
В 2022 году в условиях ведения СВО, обмена санкциями между ЕС и РФ, еще возникающих время от времени вспышек ковид-19, может возникнуть любая нестандартная ситуация: временное закрытие границ, отмена авиаперелетов, карантин, страх очередной мобилизации и т.д.
На этот случай, директор, у которого нет доверенного лица в компании, может оставить у нотариуса доверенность на ведение дел фирмы. Доверенность можно не передавать работникам или родственникам, ее можно оставить у нотариуса с инструкциями , в каком случае и кому передать этот документ.