В идеале, документы компании должны соответствовать ГОСТам Р 7.0.97-2016 и ГОСТа 7.0.8-2013. В них определен состав реквизитов, правила оформления, виды бланков, схемы расположения реквизитов на документе, образцы бланков и т.п. Требования стандартов в этой области не являются обязательными на все 100%. Но, это хороший ориентир для оформления грамотных, аккуратных, унифицированных документов, с учетом их юридического статуса.
Организационно-распорядительные документы компании: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки, должны соответствовать ГОСТам Р 7.0.97-2016 и ГОСТа 7.0.8-2013.
Правила этих Гостов распространяются на документы как на бумажном, так и в электронном виде.
Общие требования к документам
- Документы могут быть оформлены, как на бумажном носителе, так и в электронной форме.
- Если документ имеет несколько страниц, они должны быть пронумерованы.
- Номера страниц проставляются посередине верхнего поля ниже на 10 мм от верхнего края листа.
- Документ может иметь лицевую и оборотную стороны. Для двусторонних документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
- Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:
- 20 мм — левое;
- 10 мм — правое;
- 20 мм — верхнее;
- 20 мм — нижнее.
Документы, по которым предусмотрен срок хранения свыше 10 лет должны иметь левое поле не менее 30 мм.
Организационно-распорядительные документы организации могут иметь титульный лист.
Шрифты
Для документов нужно использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты размером: № 12, 13, 14.
Для таблиц можно использовать шрифты меньших размеров.
Абзацы
Абзацный отступ текста документа должен составлять 1,25 см.
Заголовки разделов и подразделов нужно размещать с абзацным отступом или центровать по ширине текста.
Текст
Текст документа должен быть хорошо, нужно придерживаться 1 — 1,5 межстрочного интервала.
Интервал между буквами в словах — обычный.
Интервал между словами — один пробел.
Текст документа должен быть выровнен по ширине листа.
Реквизиты документа
Стандарт предусматривает большой перечень реквизитов. Набор применяемых зависит от профиля компании и юридического статуса документа.
Для каждого типа бланка и, или документов вы можете «собрать» необходимый набор реквизитов из предложенных Гостом и добавить при необходимости свои.
Перечень реквизитов по ГОСТ Р 7.0.8:
-
01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);
-
02 — эмблема;
-
03 — товарный знак (знак обслуживания);
-
04 — код формы документа;
-
05 — наименование организации — автора документа;
-
06 — наименование структурного подразделения — автора документа;
-
07 — наименование должности лица — автора документа;
-
08 — справочные данные об организации;
-
09 — наименование вида документа;
-
10 — дата документа;
-
11 — регистрационный номер документа;
-
12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
-
13 — место составления (издания) документа;
-
14 — гриф ограничения доступа к документу;
-
15 — адресат;
-
16 — гриф утверждения документа;
-
17 — заголовок к тексту;
-
18 — текст документа;
-
19 — отметка о приложении;
-
20 — гриф согласования документа;
-
21 — виза;
-
22 — подпись;
-
23 — отметка об электронной подписи;
-
24 — печать;
-
25 — отметка об исполнителе;
-
26 — отметка о заверении копии;
-
27 — отметка о поступлении документа;
-
28 — резолюция;
-
29 — отметка о контроле;
-
30 — отметка о направлении документа в дело.
Организация может предусмотреть специальное место для дополнительных реквизитов: «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также для отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.
ГОСТ рекомендует размещать эмблему и, или товарный знак посередине верхнего поля бланка над реквизитами организации, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа. Можно с «захватом» левого поля.
Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться организационно-правовая форма и название компании.
Требования к бланкам документов
Для бланков по ГОСТу Р 7.0.8 используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм). Для бланков резолюций — бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).
Если компания оформляет документы и на бумаге, и в электронном виде, шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, шрифтам.
Бланки документов нужно печатать на белой бумаге или на бумаге светлых тонов.
Электронные бланки должны быть защищены от несанкционированных изменений.
Для переписки с иностранными корреспондентами используют бланки на двух языках — русском и английском или ином иностранном языке.