Дата фактического получения дохода при выплате суточных командированным и разъездным работникам различаются. Для выплат в пользу разъездных работников датой фактического получения дохода считается день выплаты. А для командировочных — последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет.
Дата получения работником дохода при выплате суточных командированному работнику
Работнику, направленному в командировку, выплачивают суточные и командировочные.
Командировочные – это деньги на оплату проезда и проживания. За них работник должен отчитаться в течение трех рабочих дней после окончания служебной поездки, сдав в бухгалтерию авансовый отчет.
Суточные выплачиваются работнику для покрытия дополнительных расходов в командировке. Этими деньгами работник вправе распоряжаться по своему усмотрению. За них отчитывается не нужно.
Максимальные размеры суточных установлены статьей 217 НК РФ: не более 700 рублей за каждый день командировки на территории России; не более 2500 рублей – для зарубежных командировок.
Деньги на оплату расходов, связанных с командировкой, компания выплачивает заранее, то есть, авансом (п. 10 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. №749). Эти деньги считаются подотчетными. После командировки работник сдает в бухгалтерию авансовый отчет. В нем фиксируются затраты на оплату билетов, проезда, жилья. Все, кроме непосредственно суточных.
Когда платить НДФЛ
С сумм суточных, выплаченных в пределах установленных нормативов (они названы выше), НДФЛ не платится. Если вы платите больше указанных размеров, с сумм превышения НДФЛ нужно удержать в общем порядке.
Для командировочных и для суточных в подп. 6 п.1 ст. 223 НК РФ установлена одна (единая) дата фактического получения дохода: последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки. В этот день нужно удержать НДФЛ, и заплатить его в бюджет в ближайший платежный день.
Поскольку день выплаты дохода — последний день месяца, платить НДФЛ нужно 5 числа месяца, после сдачи авансового отчета.
Дата получения работником дохода при выплате суточных при разъездном характере работы
Работнику, для которого установлен разъездной характер работы, в дни поездок выплачиваются суточные. Максимальные размеры такие же, как в случае служебной командировки: не более 700 рублей за каждый день командировки на территории России; не более 2500 рублей – для зарубежных командировок.
Эти суммы не облагаются НДФЛ, если они выплачены в пределах установленных лимитов. Отчитываться за эти деньги работник не должен.
Когда платить НДФЛ
С сумм суточных, выплаченных в пределах установленных нормативов, НДФЛ не платится. Если вы платите больше, с сумм превышения нужно удержать НДФЛ в общем порядке.
В письме от 07.02.2024 № 03-04-06/10296 Минфин указал, что суточные, выплачиваемые работникам с разъездным характером работы, не связаны со служебной командировкой. Поэтому, к ним не применяется подп. 6 п.1 ст. 223 НК РФ, где говорится о дате получения дохода при выплате денег работнику в случае командировки.
При выплате суточных разъездным работникам датой получения дохода для исчисления НДФЛ считается день выплаты денег на основании подп. 1 п. 1 ст. 223.
В итоге, НДФЛ с суммы суточных свыше норматива нужно удержать в день выплаты и заплатить в бюджет в ближайший платежный день с учетом расчетных периодов по налогу:
- 5 числа текущего месяца, если НДФЛ удержан за период с 23.01.2024 по 31.01.2024 г. предыдущего месяца;
- 25 числа текущего месяца по НДФЛ, удержанному с 01.02.2024 по 22.02.2024.