В большинстве компаний штатное расписание составляют один раз, в самом начале деятельности компании, и затем вносят в него изменения по мере необходимости. Основание изменения штатного расписания могут быть любые кадровые изменения. При этом законодательство не запрещает утверждать новое штатное расписание с той периодичностью, которая удобна компании.
Штатное расписание – это локальный нормативный акт организации. В нем утверждают сложившееся разделение труда между работниками. Для штатного расписания предусмотрена унифицированная форма Т-3, которая утверждена Постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1.
Форма представляет из себя таблицу со следующими графами:
- графы 1 и 2 «Наименование и коды структурных подразделений»;
- графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации»;
- графа 4 «Количество штатных единиц»;
- графа 5 «Тарифная ставка (оклад)»;
- графы 6–8 «Надбавки»;
- графа 9 «Всего в месяц»;
- графа 10 «Примечание».
Штатное расписание обязательно должно быть в компании. Порядок составления штатного расписания в действующем законодательстве не определен. Поэтому работодатель не ограничен при его составлении.
Утвердить штатное расписание можно один раз на много лет вперед или переутверждать каждый год заново.
Количество штатных единиц определяется потребностями компании в конкретных видах работ, и как следствие в определенном количестве работников нужной квалификации.
Вполне возможна ситуация, когда у организации отсутствует потребность в полной штатной единице. Значит, может быть предусмотрена неполная штатная единица.
Когда нужно вносить изменения в штатное расписание
Все очень просто. Отталкиваться нужно от той информации, которая включена в форму штатного расписания. Если хоть что-то меняется в кадровом составе, структуре организации, оплате труда – штатное расписание нужно изменить.
Штатное расписание всегда меняется после индексации заработной платы в связи с повышением должностных окладов.
Как внести изменения в штатное расписание?
Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации и любое изменение штатного расписания всегда вносится на основании приказа.
В зависимости от того, что удобнее, вы можете издать приказ:
- О внесении изменений в действующее штатное расписание (в этом случае в действующее штатное расписание вносите корректировки).
- Об утверждение штатного расписания (в этом случае меняете старое штатное расписание на новое).
В большинстве случаев изменение штатного расписания не требует согласования с работниками. Кроме тех случаев, когда речь идет об изменении существенных условий трудового договора, к которым относится размер заработной платы.